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» 2006年08月11日 13時08分 UPDATE

シゴトハック研究所:ルーチンワークが溜まって困る【実践編】

「いつもお世話になっております。IT商事のヒロシです」みたいな挨拶文を、毎回手入力で呪文のように打ち込んでいませんか?

[大橋悦夫,ITmedia]

 前回、ノリオ課長から、営業マンとのコミュニケーション方法を見直すように指示されたヒロシ主任。一日を作業記録をもとに振り返りながら、状況によってメールと電話をどう使い分けるかについて考えています。

ヒロシ主任 えーと、作業記録によると、先週は82本の電話をしていたんだな……。えー、多い!! さすがにしすぎだな。ノリオ課長が言ってたように、メールで済ませられるものは済ませて、少しでもデスクワークの時間を増やさなくっちゃだな。ブツブツ……。

マサヨシ課長 どうしたのかね?

ヒロシ主任 あ、課長。実は先日のノリオプロジェクトのミーティングで、ノリオ課長からかくかくしかじかで。

ks_7wa.gif    マンガ:ふじたきりん

マサヨシ課長 なるほど。確かにキミは電話の回数が多いな。いつ見てもだいたい電話しているというイメージがある。

ヒロシ主任 やっぱりそうですか!

マサヨシ課長 しかも、電話をしながらあちこち歩き回っているね。

ヒロシ主任 そうなんです。長い時間机に座っていられないたちなので。それに歩き回りながら話した方がいろいろアイデアが浮かぶんですよ。

マサヨシ課長 ほぉ。まぁ、確かにそういうことはあるだろうな。

ヒロシ主任 あ、でも、ノリオ課長からはメールでできる連絡はメールでやった方がいいと言われまして、それで。

マサヨシ課長 作業記録を振り返っているわけだな。

ヒロシ主任 ハイ。

マサヨシ課長 ウム、それは是非やってくれ。ちなみに営業マンとは毎日どういう話をしているのかね?

ヒロシ主任 電話のすべてが営業マンというわけではなくて、販売店の担当者さんともけっこう話すんですが、いずれにしても「どんな感じ?」「どんな感じですか?」という切り出しがけっこう多いですね。

マサヨシ課長 フムフム。

ヒロシ主任 で、そういう風に問いかければ、営業マンなら何となく言いづらい問題点なんかも割とフランクに話してくれますし、販売店の担当者さんならタイムリーな情報を教えてくれることもあるんですよ。

マサヨシ課長 ウム。でも、毎日のように「どんな感じ?」って聞かれたらけっこうしんどそうな気もするぞ。

タカフミ君 正直、うざいっすよね、そんなに聞かれたら。

ヒロシ主任 (ムカッ!)

マサヨシ課長 じゃぁ、「ヒロシ君が営業マンから聞きたいこと」をリストアップしてみようか。そのうち毎日知っておきたいことと週に1回聞けばいいこととを分けて、さらにそれぞれについて口頭で聞いた方がいいこととメールでも済ませられそうなこととを分ける。

ヒロシ主任 なるほど! 今は何でもかんでも「今すぐ電話」ですからね。それで整理してみます!

タカフミ君 例えば「今週の営業実績報告」みたいなルーチン報告なら、メールのテンプレート機能を使うといいですよ。

ヒロシ主任 テンプレート?

タカフミ君 毎回同じことを書くのはメンドいんで、冒頭の「お疲れさまです」という挨拶とか、報告すべき項目だけが箇条書きで予め書いてあるものに、必要なことを埋めていくだけで済むから、ラクですよ。あ、ここにいい記事が載ってますよ。

マサヨシ課長 ウム、そうだな。あとは、実際にやってみて週に1回がいいのか、隔週でいいのか、月に1回でいいのか、というコミュニケーションの頻度を調整していくといいだろう。是非効率よくやってくれ。

ヒロシ主任 了解しました!

マサヨシ課長 あ、そうそう。2人とも先月の経費精算まだみたいだけど、今日中にやっておいてくれよ。こういうのは月に1回よりも週に1回その週の分だけ片付けるようにするとラクだぞ。

ヒロシ主任のつぶやき

メールのテンプレートか…。確かに「おつかれさまです」とか「いつもお世話になっております。IT商事のヒロシです」みたいな挨拶文って毎回手入力で呪文のように打ち込んでいるけど、すごい無駄な気がしてきた。まだほかにもたくさん無駄がありそうだな。こりゃ減らしがいがあるぞー!


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