フォーム形式のデータを楽に配布・収集する方法

Office 2007に含まれる、フォーム作成ソフトウェアのInfoPath 2007とOutlook 2007を合わせて使うと、フォームの作成と配布・収集をスムーズに行える。

[吉田有子，ITmedia]

　仕事をしていて、ある一定の形式に従ってフォームに記入してもらったデータを集め、それを集計したくなることはないだろうか。おそらく、現在は多くの人が、メールのテキストに項目とかっこを書いて記入してもらったり、Excelファイルをメールに添付したりしてこなしているだろう。しかしその場合、データが戻ってきてから集計するという手間がかかる。

　Office 2007の一部のパッケージに含まれるフォーム作成ソフトウェアのInfoPath 2007とOutlook 2007の連携機能を使えば、フォームの作成と収集をスムーズに行える。ただし、フォームを配布する側も受け取る側も、InfoPathとOutlookを共に使っていることが条件だ。

Outlookで資産管理フォームを回収したところ

受け取ったフォームをExcelにまとめて書き出すことができる

　InfoPath 2007とOutlook 2007との連携は、Outlookの「受信トレイ」内に「InfoPathフォルダ」を作成することで行う。このフォルダ内ではInfoPathのフォームをメールと同じように扱うことができる。ここから新しいフォームを作ることもできるし、メールに添付するという手間をかけずに直接フォームを送受信できる。

　これは、技術的には添付ファイルになっているのだが、OutlookではInfoPathのフォームを認識するとそのままフォームとして開き、メールで受け取った側は入力などができるようになっているから、ファイルの添付を意識する必要がない。記入されたフォームが戻ってきたら、それらをまとめてExcelに書き出すことができる。

InfoPath 2007で作成したフォーム

　InfoPath 2007でのフォームの作成は、WordやExcelで作ったフォームを読み込めるので、WordやExcelの操作に慣れていれば比較的簡単に右のようなフォームを作成できる。

　InfoPath 2007はパッケージ版のMicrosoft Office Ultimate 2007およびボリュームライセンス版のMicrosoft Office Processional Plus 2007、Microsoft Office Enterprise 2007で提供される。