メモをどこに保存するか決められなくて困る【実践編】：シゴトハック研究所

とにかくデジタルデータにしておいて、Googleデスクトップで──というのも一案ですが、メモを書き留めるアプリケーションを決めるのも便利です。

[大橋悦夫，ITmedia]

　今日は新規事業開発のための部門横断プロジェクト、通称“ノリオプロジェクト”の週次進捗ミーティングの日。今回はメンバー全員の進捗確認を終えた後、リーダーのノリオ課長が新規事業のサービス提供形態についてメンバーとディスカッションをしている現場から。

ノリオ課長　……なるほど。でも、前も同じ話が出なかったっけ？

ヒロシ主任　あー、確かに出たような記憶があります。いつでしたっけ……えーと（ノートをパラパラめくり始める）

　タカフミ君はすぐにキーボードをカタカタと叩き始めます。

マンガ：ふじたきりん

タカフミ君　7月4日のミーティングで出てましたね。

ノリオ課長　おお、速い！　どうやって見つけたの？

タカフミ君　僕のPCには出席したあらゆる会議の議事録が入ってるんですよ。で、いまGoogleデスクトップで検索したらすぐに見つかりました。

ノリオ課長　なるほど。

ヒロシ主任　Googleデスクトップ？　Googleって検索エンジンのGoogleだよね？

タカフミ君　Googleの検索技術を応用したソフトで、自分のPCの中にあるデータをGoogleみたいに検索できるんですよ。

ヒロシ主任　へぇ〜。

ノリオ課長　でも、Googleデスクトップだと検索範囲が広すぎて目的の情報が絞り込みきれないことがあるよね。キーワードが甘いとヒット数が大量になって。

タカフミ君　確かにそうですね。

ノリオ課長　ぼくは議事録はもちろん、ちょっとしたメモも全部Gmailの自分のアカウントにメールするようにしていてね。で、そういう自分から自分へのメールはGmailの中で自動的に「メモ」というラベルがつくようにフィルタを設定してあるから、とりあえずこの「メモ」の中を探すようにすれば自分が書いたメモしか引っ掛からないわけだ。こうしておくと場合によっては早く目的の情報にたどり着けることもあるよ。

タカフミ君　なるほど！　確かに昔の全然関係ない文書とかまだ読んでないメルマガなんかも引っ掛かって来ちゃいますからね。

ノリオ課長　あ、でも「まだ読んでないメルマガ」とか「すっかり忘れていた文書」からも拾ってくれる方が助かる場合もあるね。企画を練っている時なんかは自然と思考範囲が狭まってしまうからね。

タカフミ君　ですね。

ヒロシ主任　読んでない情報までも活用するなんて昔だったら考えられない状況ですね。

ノリオ課長　でも、やっぱり一度自分の中を通った情報というのは大事だよ。あと、メモのツールとしてIMもよく使っているな。パッと思いついた時に自分の別のアカウント宛てにメッセージを送るだけでGmailに記録が残るから、後から探す時も、メールでメモしたかIMだったかを特に意識しなくて済むし。

タカフミ君　あー、課長のIM相手はご自身でしたか！　よくチャットウィンドウに何かを書きこんでいるのを見かけるもので。

ノリオ課長　確かにハタから見たら単にチャットしているように見えるね。ただ、アイデアというのは仕事から離れている時、リラックスしている時、雑談をしている時なんかにポッと思いつくことが多いから、雑談もあながち悪いことでもない。

ヒロシ主任　なるほど、それでこのミーティングは雑談が多いんですね！

ノリオ課長　いや、このプロジェクトは雑談が多すぎるかも知れない……。じゃ、そろそろ本題に戻ろうか。

　タカフミ君は、この時の一連の会話も自分のPCで記録していました。

タカフミ君のつぶやき

　なるほどー、Google talkは便利だな。ミーティングの議事録もIMで書くようにすると便利かも知れない。Gmailに格納される1つ1つのチャットログにミーティングの種類ごとにラベルを付けておけばいいわけだし。それにしても、このミーティング、毎回ライフハックの話ばっかりだな。