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» 2006年09月22日 19時03分 UPDATE

シゴトハック研究所:オンラインツールとオフラインツールの使い分けで困る【実践編】

プレゼンで使う資料を忘れてきてしまったヒロシ主任。会社に電話して、送ってもらうことに。そのとき活躍したのが“オンライン”のツールです。

[大橋悦夫,ITmedia]

 ある日の晩。ヒロシ主任が出張先のホテルでちょっとした危機に直面しています。

ヒロシ主任 しまった! 明日のプレゼンで使う資料を持ってくるのを忘れた! うわぁ、どうしよう。あ、そうだ、タカフミ君に相談してみよう。

ks_manga13.gif マンガ:ふじたきりん

 ところ変わって、こちらはIT商事東京本社。

タカフミ君 はい、IT商事でございます! あ、ヒロシ主任? おつかれさまです。

ヒロシ主任 いやぁ、タカフミ君、忙しいところ申し訳ない、ちょっと相談があるんだけど……。

タカフミ君 どうしたんですか?

ヒロシ主任 実は、明日のプレゼンで使う資料、印刷だけして持ってくるのを忘れてしまったんだ。

タカフミ君 そうなんですか。プレゼンはいつですか? え、明日の朝? じゃぁ今から発送しても間に合わないですね。ちなみにファイルはどこに保存してあるんですか?

ヒロシ主任 グループウェアの共有フォルダにアップしてあるけど、今回の出張は一泊二日だったからノートPC持ってきてないんだよね。

タカフミ君 いまホテルですか? ホテルのロビーにネットにつながるPCがあったりしませんか?

ヒロシ主任 あ、あるある。でも、うちのグループウェアって社外からは専用PCからしかアクセスできないんじゃなかったっけ?

タカフミ君 いや、メールで送りますからGmailで受け取ってください。ちなみに、そのプレゼン資料って個人情報とか入ってないですよね?

ヒロシ主任 うん、入ってない。でも、Gmailって使ったことないんだけど。

タカフミ君 大丈夫ですよ。いまロビーまで降りられますか?

 ということで、ヒロシ主任はタカフミ君から電話越しにアドバイスをもらいながらGmailのアカウントを取得して、無事タカフミ君からメールでプレゼン資料のファイルを受け取ることができました。

ヒロシ主任 もしもし、あ、タカフミ君? ファイル受け取れたよ。ありがとう!

タカフミ君 いえいえ。念のためファイルにパスワードをかけておいたんで、今から言うパスワードで開いてください。えーと──。

ヒロシ主任 オーケー。お、開けた。

タカフミ君 あと、PCから離れる前にGmailからログアウトするのを忘れないでくださいね。

 翌日の夕方、出張から戻ったヒロシ主任。

ヒロシ主任 いやぁ、タカフミ君、昨日はありがとう。助かったよ。おかげで今日のプレゼンもうまくいったし。

タカフミ君 それはよかったです。

ヒロシ主任 しかし、Gmailって便利だね。

タカフミ君 そうですね、自分のPCを持ってない時でもある程度のことはできますからね。あと、普段から後で参照しそうなメールを送るときにBCCにGmailのアドレスを入れておくといいですよ(6月28日の記事参照)。検索で引っ張り出すことができますから。

ヒロシ主任 なるほど!

タカフミ君のつぶやき

 今回は個人情報が入ってない資料だったからセーフだったけど、そうじゃなかったら面倒だったな。まずは忘れ物をしないようにしなくちゃ。そういえば、「モノをなくさない技術」って記事に「持ち物の色をむやみに統一しない」というコツがあったけど、印刷した資料を忘れるのは机も紙も白いからだろうな。蛍光色の付箋を貼っておいたら目立つから忘れにくくなるかも。


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