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» 2006年10月12日 14時30分 UPDATE

シゴトハック研究所:いつも締め切り間際になってバタバタしていて困る【問題編】

「どうして今日になるまで仕事に取りかからなかったんだろう……」と思ったことはありませんか。IT商事でも、締め切り間際のバタバタが問題になっているようです。

[大橋悦夫,ITmedia]

今回の課題

 いつも追われるようにして何とかこなしているタスクに余裕を持って取り組めるようにするには?


 ある日の夕方のIT商事社内。ヒロシ主任が翌日締め切りの資料作りに追われています。

ヒロシ主任 この営業資料作成の仕事、毎回直前になって追われながらやっている気がするなぁ。普段からちょっとずつ準備を進めておいたら少しは楽になるかもしれない。って毎回思う……。

マサヨシ課長 お、なんか暗い顔をしている人を発見!

ks_16.jpg マンガ ふじたきりん

ヒロシ主任 あ、課長。おつかれさまです。

マサヨシ課長 どうしたんだい?

ヒロシ主任 明日の営業会議の資料なんですが、毎回こうして前日に残業しながら何とかやってるんですよ。これを何とかしたいな、と思ってまして。

マサヨシ課長 フム……。どうして毎回前日に残業しながらになるんだろう?

ヒロシ主任 うーん。おそらく前日になるまでこの仕事のことを忘れているからでしょうね。

マサヨシ課長 そうか。ということは、原因は分かっているわけだ。

ヒロシ主任 そうですね。

マサヨシ課長 ちなみにどれくらい時間がかかるかも分かっていたりする?

ヒロシ主任 ええ、毎回2時間くらいかかってます。手順も分かっているのでほとんど機械的にこなせはするんですが……。

マサヨシ課長 フムフム。

ヒロシ主任 でも、あちこちの資料を参照しながら作ることになるので面倒だなぁ、と毎回思っています。今日のようにきちんとまとまった時間が確保できれば問題はないんですが、出張や急な会議などが入ったりするといきなり窮地に立たされるんです。持ち帰って夜中に家で片付けることもありますし。

マサヨシ課長 それは危険な香りがするな。

ヒロシ主任 あと、何というか取りかかる時に「やるぞ!」っていう気合いがいるんです。それなりのプレッシャーがある仕事なので。

マサヨシ課長 なるほど。ということは状況の分析はできているということだね。

ヒロシ主任 ですね。でも分かっちゃいるのに、結局追い込まれないとやらないんです。

マサヨシ課長 ヒロシ君としては、どういうふうにできるのが理想的なんだろう?

ヒロシ主任 やはり、精神的な余裕を持ってできたらいいなと思いますね。

マサヨシ課長 じゃぁ、どうしたら余裕をもって取り組めるようになるだろう? ちょっと考えてみようか。



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