携帯“メール”だけでも利用できるグループウェア──ジャイアント営業

グループウェアは便利なサービスだが、社内からPCで使うのならともかく、外回りの多い営業担当に“優しい”とは言い難いのが実情だ。ところが、携帯電話のメール機能を使うことで、面倒な操作も必要なく、セキュリティ的にも問題ないグループウェアが登場した。

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ヒロシ主任　うわー、またダブルブッキングだ！

タカフミ君　手帳とグループウェアの両方でスケジュール管理するってのはやっぱりムリがあるんじゃないですかね。前も言いましたけど、グループウェアの予定表をプリントアウトして持ち歩いたらどうですか？

ヒロシ主任　うーん、でも私には手帳の方がしっくり来るんだよねえ。

タカフミ君　でも手帳を使い続ける限りは、またやっちゃいますよ。百歩譲って、携帯からグループウェアにアクセスできるようにしてもらうのはどうでしょう？

ヒロシ主任　あぁ、それなら一応スケジュールの一元管理はできるよね。でも、その携帯対応って簡単にできるものなの？

タカフミ君　課長、どうなんですか？

マサヨシ課長　ウム、私も同じような理由でシステム部に打診してみたことがあるんだが、セキュリティの関係で、社外からアクセスできるようにするのはかなり大変らしいんだ。

ヒロシ主任　そうなんですか……。

マサヨシ課長　最近は特に情報漏洩に敏感になっているし、もしやるとしても今期は予算が厳しいからなぁ。

ヒロシ主任　あ、グループウェアといえば、毎日の日報入力もいちいち社内に戻ってこないといけないのは何とかならないかなぁと思ってたんですよ。

タカフミ君　確かに、直帰したい場合もありますからね。まぁ、僕は内勤なんでほとんどないですけど。

マサヨシ課長　ウム、確かにそれはあるな。

ヒロシ主任　何とかならないですかねぇ。

営業支援ツールとしてのグループウェアの課題

　外出の多い営業マンにとっては、グループウェアは遠い存在になりがちだ。その対策として、外出先から携帯電話でアクセスできるようにすることが考えられるが、当然セキュリティへの配慮が欠かせない。また、携帯電話からのアクセスに対応しているグループウェアでも、小さな画面のために一覧性が悪く、また画面遷移が増えればそれだけ待ち時間も多くなりがちで、使い勝手が課題となる。

　外出中、自分の空き時間に予定が登録されると、その内容を携帯メールに通知してくれるグループウェアもあるが、メールチェックが遅れればダブルブッキングをしてしまうこともあるだろう。かといって、携帯電話から予定を登録するのは手間と時間がかかるため、どうしても「社に戻ってから」ということになることが多いのが現実だ。

　また、日報の管理もグループウェアで行っている場合は、日報の入力のために一日の終わりに帰社する必要が出てくる。そのようにして入力された日報も、上司が読んでくれなければ、営業マンのモチベーションは上がらないだろう。上司の側としては、仮に日報を読んだとしても、フィードバックとしてグループウェア上でコメントをつけるのでは、その情報が営業マンに伝わるまでにタイムラグができてしまうため、結局電話をしたり携帯メールを使ったりと個別対応が必要になる。

　これらのグループウェアの運用における課題を一言でまとめるなら、営業マンと上司、あるいは営業マンと社内メンバーとの間のコミュニケーションがスムーズに行かない、ということになる。

ジャイアント営業が実現する新・営業支援

　アットパンダが提供する「ジャイアント営業」は「コマンドメール」という新しい手法でこの課題を解決に導いてくれる。

　アットパンダは大手グループウェア開発会社出身の技術者4名が設立した企業で、「ジャイアント営業」は、既存のグループウェアの使い勝手をそのままに、特に営業支援を中心とするチームの生産性向上のための営業支援ソフトだ。セキュリティなども意識し、ASPではなくサーバインストール型のパッケージ製品だが、特にサーバ設定の知識は必要なく、ウィザードに従ってクリックしていくだけでインストールできるので安心だ。社内LANにつながったPC1台にインストールするだけ、LAN内のすべてのPCからアクセスできるようになる。

携帯メールで予定を“取り寄せる”

　「ジャイアント営業」の最大の特徴は、携帯電話からのアクセスをWeb経由ではなくメールを介して行うことができる点にある。つまり、社内LANにあるサーバにどうやって外からアクセスさせるか──といったセキュリティホールになりかねない設定をすることなく、社外からスケジュール確認などが行えるのだ。

　しかもメールのやりとりは、いずれも携帯電話から行うことを想定している。これなら、外を飛び回る営業担当も、携帯1つでグループウェアを活用できるというわけだ。

　具体的には「コマンドメール」と呼ばれるメールを携帯電話から規定のアドレス宛てに送信することで行う。例えば、営業マンが朝の通勤途上でその日の予定を確認する場合は、件名に「予定」と書いた空メールを送信すれば、その日の予定がメールで送られてくる。「ジャイアント営業」に見に行くのではなく、メールで取り寄せるわけだ。

件名に「予定」と書いた空メールを送信する

その日の予定が送られてくる

　コマンドメールには、予定の取り寄せも含めて以下のような操作が用意されている。

• 予定の取り寄せ
• 予定の登録
• 日報の登録
• 連絡先の取り寄せ
• 現在予定の補足登録

　予定や日報の登録は、送られてきたメールに内容を入力して返信することで行う。その際、送られてきたメールが入力用のテンプレートになっているため、入力内容は最小限で済むうえ、送信済みフォルダに履歴として残るというメリットもある。

　連絡先の取り寄せは、登録されている名前を指定することで、携帯電話の番号などを取り寄せることができる。

　現在予定の補足登録は、予定の「補足欄」にメモを追記登録する機能で、例えば、帰社時間の変更など当初の予定が変更になった場合に、その情報をメール1本で社内のメンバーに伝えることができる。彼らが得意先からの問い合わせに対して、営業マンの正確な帰社予定時間を伝えられるようになり、チームとしての一体感が生まれるだろう。

　このように、コマンドメールを駆使することで、携帯電話が自社だけの情報端末に早変わりするわけだ。

チーム内の円滑なコミュニケーションをサポートする各種機能

　「ジャイアント営業」の各機能を見ていこう。

1. スケジュール
2. 日報管理
3. 案件管理

　スケジュール機能は、携帯メール機能を活用することで変更がただちにチーム全員に伝わるようになっている。予定を登録・変更・削除した場合は、その予定に関わるメンバーには自動的に通知メールが送られる（もし都合が悪い場合は、その通知メールに返信することで、予定を登録・変更・削除したメンバーに連絡することができる）。

　また、取り寄せを行わなくても、毎日指定した時間に予定をメールで受け取るようにすることもできる（当日だけでなく最大1週間先までの予定をまとめて指定可能）。

　日報の登録は、いったん入力用のテンプレートを取り寄せ、ここに入力していくことになる。報告事項には「▼特記事項」や「▼所感」などの項目があり、これに答える形でもれなく入力ができるだろう。なお、これらの項目は必要に応じて別の内容に変更することができる。

　営業マンにとってありがたい、日報の提出をメールで行える機能に加えて、自分の日報にコメントが書き込まれると、その内容も含めてメールで通知させることもできる。さらに受け取ったコメントメールに対して、返信をすることで、そのコメントへの返事を送ることもできる。直接話す時間が取れなくても、コメントを通してコミュニケーションをとることができるわけだ。

　上司の側では、各営業マンの日報提出状況が日付ごとに一覧で確認でき、さらに未読／既読、コメント未記入／記入済みも同じ一覧上で把握できるようになっている。

　いずれの機能も、チーム内のコミュニケーションを効率よく、少ない手間で行う上で役に立つだろう。携帯メールを活用することで、Webを使った携帯向けサービスでありがちな、キャリアや機種の違いを吸収できるというメリットもある。メールのやり取りさえできれば、外出先から「ジャイアント営業」の情報にアクセスできるわけだ。

　なお、アットパンダでは、3月6日に「ジャイアント営業」のスケジュール管理機能だけを独立させた新製品「ジャイアント予定表」をリリースする。日報管理の機能はないが、営業部隊に限らず、少人数のチーム単位で、とりあえずスケジュールだけを共有できればよい、という場合に、リーズナブルに利用することができるだろう。