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» 2007年11月16日 13時22分 UPDATE

シゴトハック研究所:週次レビューを確実にこなすには?【解決編】

一週間を振り返る週次レビュー。習慣化するための方法の1つは、振り返るための仕事の記録が手軽に残せ、その記録を簡単に取り出せるようにすることです。

[大橋悦夫,ITmedia]

今回の課題

 週次レビューを確実にこなすには?

 コツ:週次レビューの準備の手間を最小化する


 仕事をしていると「今すぐは時間が取れないが、あとできちんと取り組みたい」という、やむを得ず先送りにせざるを得ないタスクが出てきます。今すぐやる必要はないものの、やれば必ず一定の効果が得られるという、いわば「重要タスク」は特にそうでしょう。

 「重要タスク」は、今すぐに対処しなければならない「緊急タスク」によって後回しにされがちです。例えば、「週次レビュー」のようなタスクは、その代表例でしょう。

 とはいえ、こういったことを繰り返していると、いつまでたっても、仕事に振り回される状況から脱することができません。そもそも、「週次レビュー」は現状の問題点を把握した上で、その改善を図るためのものだからです。

 では「週次レビュー」を習慣づけるには、どうすればいいでしょうか。

「その日」は読むだけで済むようにする

 「週次レビュー」が後回しにされがちなのは、「緊急タスク」に邪魔をされるからということもありますが、それ以上に「週次レビュー」というタスクそのものの取りかかりにくさにも起因していると考えられます。

 その週に行った仕事を振り返ることになりますから、当然、詳細な仕事の記録が一元化されて手元にあるのが理想です。でも、現実には記録もままならないほど忙しい状況もありますから、そのように過ごした週は、振り返るという行為自体が困難になります。やり取りしたメールを読み返したり、作ったファイルを片っ端から開いてみたり、といった時間と手間のかかる作業を強いられるからです。こうしたことが予想されると、やる前からイヤになってしまいます。

 それゆえ、「週次レビュー」をする上では、次のような要件を満たす記録ツールが求められることになります。

  • 忙しい時でも手軽に記録を残せること
  • 読み返すべき記録だけを素早く抜き出せること

 記録を残すことに加えて、そこからその週の「週次レビュー」の素材となる記録だけを時間と手間をかけずに抜き出せるようにすることで、「週次レビュー」というタスクを取りかかりやすいものに変えることができます。

Femoの日付タグを活用する

 前回ご紹介したFemoは、この2つの要件を満たすツールの1つです。

 具体的には次の方法で、日々の記録と「週次レビュー」を行うようにします。

  1. 日々の作業内容を記録する際に、「週次レビュー」をする日の日付タグをつける
  2. 「週次レビュー」をする日になったら、当日の日付タグで対象となる記録を絞り込む

 記録のたびに、いちいち日付を入力するのは面倒ですが、Femoでは特定の日付タグを入れる簡単な方法が用意されています。それは次の手順です。

1──カレンダー上で、「週次レビュー」をする日の日付をクリックする

ks_sigoto1.gif 2007-11-23をクリックした

2──その上で「メモを書く」をクリックする

ks_sigoto2.gif Tagの欄にはあらかじめ「2007-11-23」が入っている

 これで、最初からその日の日付タグが入った状態で入力フォームが開きます。

 このように、振り返るべき日を“予約”しながら記録を残していくことで、「ここで書いたことは、あとで確実に読み返されることになる」という安心感が得られます。また、日付タグをクリックするだけですから、手軽に素早く「週次レビュー」に取りかかることができます。これが快感となって、「週次レビュー」が楽しみにさえなるかもしれません。

 こうして、「あとでじっくり振り返る」という意図的な先送りをして頭の中をカラッポにすることで、目の前の仕事に集中して取り組むことができるようになるはずです。

筆者:大橋悦夫

1974年、東京生まれ。ブログ「シゴタノ!仕事を楽しくする研究日誌」主宰。学生時代よりビジネス書を読みあさり、システム手帳の使い方やスケジュール管理の方法、情報整理のノウハウなどの仕事術を実践を通して研究。その後、ソフトウェアエンジニア、テクニカルライター、専門学校講師などを経て、現在は仕事のスピードアップ・効率アップのためのセミナーや研修を手がける。デジタリハリウッド講師。著書に『「手帳ブログ」のススメ』(翔泳社)『スピードハックス 仕事のスピードをいきなり3倍にする技術』『チームハックス 仕事のパフォーマンスを3倍に上げる技術』『そろそろ本気で継続力をモノにする!』、近著に『Life Hacks PRESS vol.2』『LIVE HACKS! 今を大切にして成果を5倍にする「時間畑の法則」』がある。


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