ルーチンワークを加速させるには？【問題編】：シゴトハック研究所

もう年末。職場の大掃除は済ませましたか？ IT商事では、書類整理の方法に面々の個性が出ているようです。ささっと整理してしまうにはどうすればいいのでしょう。

[大橋悦夫，ITmedia]

　年末の書類整理に追われているIT商事の面々。その膨大な量に誰もが圧倒されているようです。

　　　　マンガ：ふじたきりん

タカフミ君　うーん、こんなことになるなら、普段からきちんと整理しておけば良かったなー。

ヒロシ主任　そのセリフ、去年も聞いたような気がするなぁ。

タカフミ君　確かに、去年も言ったような気がします……。

ヒロシ主任　まぁ、私の場合はけっこう割り切っていて、書類の半分は捨てても同じだと思っていてね。不要になった書類は、この段ボールに放り込んでおいて、1年間見なかったらすべて捨てることにしているんだ。

タカフミ君　へぇ〜。のべつまくなしに捨ててしまうんですか？

ヒロシ主任　いや、一応ざーっとは目を通すけど、「まぁ、残してもいいかな」と思える書類は半分くらいで、あとは捨てても支障がないものばっかりで。そうなると、もう面倒になって箱ごと全部捨ててしまうんだけどね。

タカフミ君　なるほどー。でも、やっぱりカホコさんみたいに日頃からきちんと整理しておくのが理想ですよね。

カホコさん　そうですよ！　毎週金曜日にその週の書類をだいたい整理しちゃいますから、年末になっても余裕です。……とはいうものの、それでもけっこうな量ありますけどね。

ノリオ課長　書類を整理するコツは、そもそも書類を発生させないことだね。自分ですぐにできることは、「念のため」とか「とりあえず」とかあいまいな理由で印刷しないこと。まぁ、自分の書類発生は抑えられても人からもらったり届いたりする書類は防ぎようがないから、カホコさんのように日頃から整理するのが一番ということになるかな。

タカフミ君　毎年やろうと思うんですけど、タスクリストに「書類整理」って入れても、どうもその時間がもったいなくて、後回しにしちゃうんです。それでそのまま年末を迎えてしまうという……。

ノリオ課長　でも、後回しにすればするほど処理しないといけない書類が増えて、もっと時間がかかるようになるんじゃないかな？

タカフミ君　おっしゃる通りです。だから、いつか時間ができた時にまとめてガーッとやろうと思ってるんです。

ノリオ課長　なるほど、その「いつか」ってのが今というわけか。

タカフミ君　想定していたのとはちょっと違いますけど、結果としてはそうですね。

ノリオ課長　タカフミ君が書類整理を後回しにしてしまう理由として「時間がもったいない」というのを挙げていたけど、要は短い時間で済めばいいということだね。

タカフミ君　はい。サクッと終わらせられるならやると思うんですよ。

ノリオ課長　じゃぁ、必要なのは書類整理が速くなる方法ということになりそうだね。

筆者：大橋悦夫

1974年、東京生まれ。ブログ「シゴタノ！仕事を楽しくする研究日誌」主宰。学生時代よりビジネス書を読みあさり、システム手帳の使い方やスケジュール管理の方法、情報整理のノウハウなどの仕事術を実践を通して研究。その後、ソフトウェアエンジニア、テクニカルライター、専門学校講師などを経て、現在は仕事のスピードアップ・効率アップのためのセミナーや研修を手がける。デジタリハリウッド講師。著書に『「手帳ブログ」のススメ』（翔泳社）『スピードハックス 仕事のスピードをいきなり3倍にする技術』『チームハックス 仕事のパフォーマンスを3倍に上げる技術』『そろそろ本気で継続力をモノにする！』、近著に『Life Hacks PRESS vol.2』『LIVE HACKS! 今を大切にして成果を5倍にする「時間畑の法則」』がある。