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» 2008年03月03日 10時07分 UPDATE

シゴトハック研究所:努力に見合う成果を上げ続けるためには?【解決編】

努力に見合う成果を上げるために、前回は原則を作ることによって迷う時間を削減する方法を紹介しました。今回は自ら線引きをし、そしてあらかじめ“自分の時間割”を作っておく方法を紹介します。

[大橋悦夫,ITmedia]

今回の課題

 今回の課題:努力に見合う成果を上げ続けるためには?

 コツ:選択肢を減らす仕組みを作る


 前回は、「原則を作ることによって迷う時間を削減する」というお話をしました。ここでいう原則とは、例えば次のような「取り決め」を指します。

  • 午前11時までは一切メールチェックをしない
  • 締め切りの2日前に仕上げて、一晩寝かせて最終確認すればOKとみなす
  • アイデアを求めて1時間試行錯誤し、一晩寝かせてなお進展がなければあきらめる

 いずれも、「緊急対応の必要なメールが来ていたらどうするのか」あるいは「納得いくまでとことん確認しないといかんだろう」といった“つっこみ”の余地のあるものばかりでしょう。でも、例外というものは常にありますし、すべての例外をカバーすることは現実的には不可能といえますから、どこかで線引きをする必要が出てきます。

 ここでいう線引きとは、原則と例外の境界線を決めるということです。

  • 「ここまでは原則の範囲内として対応しますが、それ以外はスルーしますよ」

 という取り決めです。取り決めといっても自分一人しか使わないものですから自由に決めてもかまいません。

 大切なことは、必要になるたびに決めるのではなく、必要に備えて決めておくという、いわばプロアクティブ(事前対処的)な姿勢です。何かが起こってから考えるというリアクティブ(事後対処的)な、すなわち受け身で手をこまねいていては時間がいくらあっても足りないでしょう。

 原則を作りこれに沿って行動することは、無為に流れていく、すなわち何も生み出さない時間を最小化する上で役に立つわけです。とはいえ、原則があるだけでは心もとないものです。では、どうすればいいでしょうか。

時間の“防波堤”を築く

 すぐにできる方法は、原則に沿った時間割を作ること。例えば、次のようにどの時間帯に何をするかをあらかじめ決めるようにするのです。

(月) (火) (水) (木) (金)
1 9:15〜10:00         今週のレビュー
2 10:15〜11:00 週次進捗会議   営業会議   来週のタスク整理
3 11:15〜12:00     営業会議   営業訪問計画
12:00〜13:00 ランチ ランチ勉強会 ランチ ランチ ランチ
4 13:00〜13:15          
5 13:15〜14:00          
6 14:15〜15:00          
7 15:15〜16:00          
8 16:15〜17:00       商品会議  
9 17:15〜18:00 ランチ勉強会準備 営業会議準備 商品会議準備 商品会議 進捗資料更新
18:00〜20:00 英会話 ジム 読書メモ ジム フリー

 時間をどう使うかの原則を定めたならば、ここから脱線しないように時間割という枠による“防波堤”を築いてしまうのです。

 ちなみに上記の時間割は、中身はフィクションですが枠自体は筆者が日々使っているものです。45分の「タスクタイム」と15分の「休憩タイム」をワンセットにして、このセットを1日に9セット回しています。

 会議など動かせない予定や、自分で決めた勉強時間などで先に枠(=優先枠)を埋めてしまい、残った枠(=一般枠)で仕事をやりくりせざるを得ないようにするわけです。あらかじめ分かっている会議の時間を“天引き”するのはもちろん、仕事によって押し流されがちな勉強時間を先に“引き当て”てしまうことで、残り時間を強く意識することができるようになります。

 アポイントを入れる際にも、「その時間帯は勉強時間なので」という理由で(このように相手に伝えるかどうかはともかく)、自分の時間をコントロールできるようになるでしょう。

「こちら側」から「あちら側」に押し込む

 時間割を活用するメリットは次の2つといえます。

  1. 今やるべきことについて迷いがなくなる
  2. 終わらせなければ後がないという現実を忘れずに済む

 いずれも、放っておくと意識の外(=“あちら側”)に漏れ出ていってしまうものです。時間割は、これらを意識の内(=“こちら側”)に押しとどめるためのツールといえます。同時に、迷ったり考えたりする作業(例えば、時間割を組む作業自体)は、“あちら側”に追い出すようにします。すなわち、一度作ってしまえば後は意識しなくても済む状態にするのです。こうすることで、“こちら側”には、本当に今やるべきことだけしか残らないようになりますから、本当に必要なこと、すなわち何かを生み出すために時間を使えるようになるはずです。

 次回は実際に時間割に沿って仕事を進める上での注意点について、ご紹介します。

筆者:大橋悦夫

1974年、東京生まれ。ブログ「シゴタノ!仕事を楽しくする研究日誌」主宰。学生時代よりビジネス書を読みあさり、システム手帳の使い方やスケジュール管理の方法、情報整理のノウハウなどの仕事術を実践を通して研究。その後、ソフトウェアエンジニア、テクニカルライター、専門学校講師などを経て、現在は仕事のスピードアップ・効率アップのためのセミナーや研修を手がける。デジタリハリウッド講師。著書に『「手帳ブログ」のススメ』(翔泳社)『スピードハックス 仕事のスピードをいきなり3倍にする技術』『チームハックス 仕事のパフォーマンスを3倍に上げる技術』『そろそろ本気で継続力をモノにする!』、近著に『Life Hacks PRESS vol.2』『LIVE HACKS! 今を大切にして成果を5倍にする「時間畑の法則」』がある。


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