連載
» 2008年04月17日 09時09分 UPDATE

シゴトハック研究所:似たような社内資料が多すぎて困る【問題編】

新人の仕事として、ウィリアムが任された業務のマニュアル化。しかし調べていくと、各所にムダが見つかってきました。

[大橋悦夫,ITmedia]
manga90.gif     マンガ:ふじたきりん(過去のマンガ)

 新入社員のウィリアムを迎え、それまで放置されていた「業務マニュアルの改訂」に取りかかったカホコさん。現状のマニュアルを調べるうちにまた新たな問題が発覚したようです。

ウィリアム カホコさん、ちょっといいですか?

カホコさん 何でしょう?

ウィリアム この「売上管理業務」のマニュアルなんですが、資料がたくさんあるんです。「月別商品別売上実績」と「地域別商品実績」と、それから……。

カホコさん あー、そうそう。毎月の営業会議で使うみたいなんだけど、視点が微妙に違うだけの資料を何種類も用意していて、以前からムダだなーって思ってたのよねー。ヒロシ主任に聞いてみましょう。

 ヒロシ主任の席へ。

カホコさん ……というわけなんですけど、この「月別商品別売上実績」と「地域別商品実績」と「前年同月売上実績」の3つって、本当に全部必要なんですか?

ヒロシ主任 うーん、確かに営業会議では毎回その3つの資料が配られているけど、1つ1つチェックしているかというとそうでもないかなー。

カホコさん やっぱり。

ヒロシ主任 あ! それで思い出したけど、「月別商品別売上実績」って実は「地域別」の区分も含まれてるから、「地域別商品実績」は要らないんじゃないかって前々から気になってたんだ。

ウィリアム おー、ということは「月別商品別売上実績」と「地域別商品実績」は1つにできます!

カホコさん やったー! 

マサヨシ課長 ウム。いいところに目をつけたな。それはそうと、そもそもこのムダに今まで気づかなかったのはなぜだろうか?

ヒロシ主任 それは簡単ですよ。「地域別」の区分も入っているのに資料の名前が「月別商品別売上実績」だったからでしょう。

カホコさん ということは新しく作る会議資料は「月別商品別地域別売上実績」にしましょう。

ヒロシ主任 うーん。分かりやすいけど、なんか長ったらしいなぁ。

マサヨシ課長 方向性としては正しいと思うぞ。もう一度「そもそも」のところに戻って考えてみようか。

筆者:大橋悦夫

1974年、東京生まれ。ブログ「シゴタノ!仕事を楽しくする研究日誌」主宰。学生時代よりビジネス書を読みあさり、システム手帳の使い方やスケジュール管理の方法、情報整理のノウハウなどの仕事術を実践を通して研究。その後、ソフトウェアエンジニア、テクニカルライター、専門学校講師などを経て、現在は仕事のスピードアップ・効率アップのためのセミナーや研修を手がける。デジタリハリウッド講師。著書に『「手帳ブログ」のススメ』(翔泳社)『スピードハックス 仕事のスピードをいきなり3倍にする技術』『チームハックス 仕事のパフォーマンスを3倍に上げる技術』『そろそろ本気で継続力をモノにする!』、近著に『Life Hacks PRESS vol.2』『LIVE HACKS! 今を大切にして成果を5倍にする「時間畑の法則」』がある。


関連キーワード

シゴトハック | 新入社員 | 目標 | 研修


Copyright© 2016 ITmedia, Inc. All Rights Reserved.

Loading

ピックアップコンテンツ

- PR -

注目のテーマ

マーケット解説

- PR -