コストと時間を削減 今だから導入したい中小企業向け「遠隔会議システム」：目的別に使いこなす「遠隔会議システム」、導入と活用ポイント

大企業だけかと思いきや、近ごろは中小企業の導入例も増えたきたという「遠隔会議システム」。その現状は？　メリットは？　導入する前にまず基礎知識を固めておこう。

[SOS総務]

　現在は電話やFAX、メールなど多様なコミュニケーションツールが活躍しているが、やはりここ一番という時、顔を合わせて話すのに勝るコミュニケーションはないだろう。

遠隔システム導入で出張がなくなる？

　しかし、そうはいっても出張にかかる費用と時間は、企業にとって常に頭の痛い課題である。航空機などのチケットや宿代といった直接的な出費はもちろん、それらの手配業務もばかにできない。また、各拠点の会議参加者にしてみても、お互いのスケジュールを調整したり、わずかな対面のために多大な時間を割いたりするのも面倒だろう。そんな出張業務の手間を省くためのツールが「遠隔会議システム」である。そしてこれこそが、遠隔会議システム導入の最大のメリットなのだ。

　とはいえ「どうせ大企業向けの高額システムだろう」と考えて、検討さえしたことがない中小企業も、まだまだ多いのではないだろうか。しかし現在、遠隔会議システムをとりまく環境は大きく変化している。2000年あたりまで主流であった1対1（ポイント・ツー・ポイント接続）の通話システムに代わり、現在は複数個所の人間が同時に会話できる多地点会議システム（MCU：Multi Control Unit）を提供するメーカーが増えてきているのだ。

　また、遠隔会議システムのサービスも幅が広くなってきており、中小から大企業までの各ニーズに応えるさまざまな製品が登場している。特に専用機器を必要とせず、一般のPCを利用するシステムは手が届きやすい。こうしたサービスでは、1ユーザー当たりの初期費用も10万円を切るので、うまく活用して出張を削減すれば、すぐに元が取れるだろう。もはや一昔前のような大企業のぜいたくではなく、コストと時間を削減するためのツールなのである。

　「テレビ電話」「ビデオチャット」「Webテレビ」など多くの呼称を持つ遠隔会議システム。遠隔地にいる社員同士が同時に話すことを可能にする遠隔会議が、これからのオフィスワークを大きく変えることは間違いないだろう。

『月刊総務』2006年2月号臨時増刊『オフィスのIT化で泣く会社、笑う会社』　「最先端のオフィステクノロジーに注目」を一部加筆修正