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» 2008年11月20日 12時50分 UPDATE

シゴトハッカーズ:「経費精算が大好き」なワタシになるのだ (1/3)

“やらなきゃいけない”ことは多々ありますが、中でも“経費精算”は誰もが味わうやらなきゃいけないけど面倒なことではないでしょうか。そんな経費精算が大好きだという筆者に、ツボを聞きました。

[大橋悦夫、佐々木正悟,ITmedia]
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大橋さん、佐々木さん、ミーティングの議事録を取るのって面倒ですよね。こんな“やらなきゃいけない”ことを、逆に活用する方法って何かありませんか?

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ミーティングの議事録というのは、「通例だから」とか、「記録がないと困るから」という理由で書かれることが多いと思います。あと、新人教育の一環として、という場合もあるでしょう。でも、おっしゃるように「面倒」という側面は確かにありますし、面倒と感じるということはそこに十分な見返りがないということでもありますから、この問題を解決するには、次の2つのアプローチが考えられます。

  1. 面倒くささを減らす
  2. 見返りを増やす

 今回は2の見返りを増やす方向で考えたいと思います。


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つまり、積極的に活用するにはどうしたらよいか、ということですね。


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まず、その議事録がチームにとって役に立つ必要があります。そのためには、議事録の中でチームに役に立たない部分を削っていくことです。議事録の要素は次の3つに分かれると思いますが、

  1. 議論の経緯
  2. 結論
  3. 誰が何をいつまでにするか

 いうまでもなく3が重要で、1は最小限に抑えたいところです。

 このようにすることで、ミーティングが終わった瞬間からチーム全体でアクションが起こせます。議事録を書いた人にとっては、チームを動かしていることになりますから書きがいがあるでしょう。さらに、議事録を書いた人の特典として、3の「誰が何をするか」を決める権限が与えられるようにします。もちろん、これは後から協議の上調整できるものとしますが、「第一案」は議事作成者に出してもらうわけです。

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なるほど、議事録書きというと、新入りがやらされることが多いわけですが、そこにある程度の権限を持たせて、価値ある仕事にするわけですね。


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ある程度にせよ、誰でも、チームにかかわっている限り、チームの進んでいく方向性について期待することはあると思いますから、それについて影響を及ぼすことができるというのは、報酬として感じられるでしょう。新人の人なら、余計に強く感じるでしょう。


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ミーティングにおける議事録書きのように、担当はいやいややっているようなことで、実はうまく設定すれば、「見返りを増やす」ことができるようなことって何かあるでしょうか?


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今だけの特典ですが、議事録担当者は、ポメラで議事録を作成できる、という特権を与えるのも1つの手です。ただし、「ポメラを使ってみたい!」と思うような人でないと、これがメリットにはなりませんが……。


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