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» 2008年12月19日 13時08分 UPDATE

シゴトハッカーズ:名刺管理も「超」整理法【チュートリアル編】 (1/2)

ローロデックスから名刺ホルダー、クリアファイルまで、名刺整理法を一覧しつつ、筆者が実行している「超」整理法の応用をご紹介します。さらに、iPhone+ScanSnap+名刺ファイリングOCRを使った方法もご紹介します。

[大橋悦夫、佐々木正悟,ITmedia]

 名刺管理については、古来よりさまざまな方法やツールが考案され試され研究されてきています。名刺管理ツールとして、すぐに思い浮かぶのが「ローロデックス」。

 でも、実際に会社のオフィスでローロデックスを使っている、という人はあまり多くないでしょう。何よりも一定の置き場所を必要とするからです。そうでなくても散らかりがちなIT時代のデスクスペースには、骨董(こっとう)品然としたローロデックスはあまり似つかわしくないのかもしれません。


ks_meisi22.jpg リヒトラブの名刺フォルダー

 やはり、名刺ホルダーのような場所をとらない、かさばらないツールが一般的でしょう。あるいは、手間を惜しまなければ、A4のコピー用紙に名刺を8枚並べてコピーし、クリアファイルにファイルするという方法もあります。

 ここで、それぞれのメリットとデメリットを整理しておきます。

ツール メリット デメリット
ローロデックス 名刺を見つけやすい 場所をとる、整理が面倒
名刺ホルダー すぐに始められる 量が増えるとかさばる、並び替えが困難
クリアファイル かさばらない コピーの手間がかかる

 クリアファイル方式について補足すると、コピーすることによって名刺の持つ厚みをそぎ落とすことができ、ポータビリティが増す反面、名刺が8枚たまるまではコピーを撮れないため、「コピー待ち」の名刺をきちんと管理しておかないと、コピー漏れが発生したり、同じ名刺を重複してコピーしてしまったり、新たな手間が発生します。

 いずれも新たにツールが必要だったり、管理のための手間と時間がどうしてもかかったりしてしまいます。

 筆者自身もこれまでに名刺ホルダー方式とクリアファイル方式の両方を実際に試してきましたが、いずれも破たんしました。

タイムスタンプを押して、時系列に並べる

 最終的にたどり着いたのが、名刺の長辺の幅を持つ縦長のケースを用意し、もらった順に並べていく、という方式。

ks_meisi24.jpg

 いわゆる「超整理法」方式で、奥が古い名刺、手前が新しい名刺です。後日必要になった場合でも、手前から探していくことで比較的短時間で目当ての名刺を見つけ出すことができます。

ks_meisi25.jpg

 新しい順に並べるのは、参照が必要になるのは最近もらった名刺なことが多いからです。逆に言えば、せっせと50音順に整理していたとしても、ほとんど参照しない古い名刺(もしかしたら、当人は転職や異動してしまっているかもしれない)がノイズになって、かえって探すのに時間がかかってしまうかもしれません。

 参照し終えた名刺は、「超整理法」方式にのっとって一番手前に戻します。こうすることで、奥にある名刺はほとんどアクセスがない名刺(=整理しても支障のない名刺)ということになります。

 なお、言うまでもなくこの方式では、名刺をもらった日付がキーになりますから、名刺に日付を明記しておく必要があります。1日にもらう名刺の枚数が2〜3枚程度であれば、手書きでも対応できますが、10枚を超えるとだんだん面倒になってきます。そこで筆者は、回転式のタイムスタンプを使っています。

 ちなみに、毎朝仕事を始める前の儀式の1つとして、タイムスタンプを当日に合わせる、というものがあります。これにより、間違えて前日のスタンプを押してしまうというミスを防ぐことができます。

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