こんな機能知ってる？ 知って得する複合機の便利技：オフィリオ「LP-M5000」を使って効率アップ

プリントアウトやコピー業務に欠かせないのがオフィスの複合機。オフィリオの複合機「LP-M5000」シリーズは、情報共有したり、プリントアウトを省いたり、PC要らずで印刷したりと、活用すれば“もっと使える”。さらにグループやチームごとにフル活用すれば、より業務効率が上がるだろう。

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オフィスに手軽に導入できる、オフィリオシリーズの中でもベーシックな複合機「LP-M5000シリーズ」

　プリンタやコピー、スキャナにファクス。オフィス業務に必要な4機能が1台に詰まった複合機は、今やオフィスの定番。でも実際に使っているのはプリントやコピーがメインで、ほかの機能はあまり活用できていないオフィスも多いのではないだろうか？　エプソンから登場したA3対応カラー複合機のベーシックモデル「LP-M5000」シリーズは、誰でも使いやすい便利な機能を搭載。業務効率を簡単に上げてくれる。

　この複合機に備わる機能をうまく使えば、ビジネス効率を上げるだけでなく、積極的なコスト削減が可能。導入部署のみならず、「ローコスト、ハイパフォーマンス」を掲げる企業単位でメリットになりそうだ。“もっと使える”活用ポイントを見ていこう。

ボタン1つで簡単スキャン――書類を整理整頓、皆で情報共有も

　まずはスキャン機能。知ってはいるけど使ったことはない、使い方が分からない、という人は必見だ。スキャンとは、紙の情報を読み込んでPCで扱えるデジタルデータに変えること。単なる紙から、いったんデジタルデータに変換することで、その利用の幅は大きく広がる。

　例えば、デスクに積み上がっている書類の山は、デジタル化すればスッキリ。美観という点でもそうだし、PC内に整理しておくことで必要な情報をすぐに検索することも可能になり、業務効率化につながる。

　オフィリオ複合機「LP-M5000」では、スキャンしたデータを添付ファイルとしてメールで受け取ったり、ファイルサーバ内の共有フォルダに配置したりすることができる。書類を人数分コピーして配る――といった手間をかけることなく、みんなで情報を共有できるわけだ。

　ちょっと上級の技としては、スキャンした書類をメールに添付して、ファクスの代わりに送信するというテクニックがある。デジタルデータになっていたほうが、整理、検索、共有という点で利便性が高いのは相手も同じ。昨今はメールで送ってもらったほうが喜ぶ相手も多いだろう。「LP-M5000」なら、書類の束をスキャンしたときに、ページごとにバラバラのデータではなく1つのPDFファイルとしてまとめることもできる。これなら管理も容易だし、メールに添付するのも簡単だ。

「あれ？ ボク宛のファクス、届いていない？」をなくす

　コミュニケーションにおけるメールの比重が増してきた昨今でも、ファクスはビジネスの必須ツールだ。しかしオフィスで1台のファクスを使っている場合など、取り違えといった問題が起こりがち。

　「ボク宛のファクス、届いていない？　昨日から待っているんだけど」

　「送信先の名前がなかったので、昨日、まとめて部長の席に置いてしまったんだけど……」

　「えー！」

　こんなやりとりを経験した思い出のある人なら、解決策があったら飛びつきたいはず。実は「LP-M5000」では、受信したファクスを、紙に印刷するのではなく、データのまま、共有フォルダに保存できるのだ。これならどんなファクスが来たか、取り違えて行方不明なんていう事態は防ぐことができる。しかもカラーで送信できるので、赤字を入れた文書なども分かりやすく的確になる。「ファクスが見にくいから電話で確認」といった手間も削減でき、効率化も図れるのだ。

　あらかじめ設定したメールアドレスに、メールとして受信することもできるので、「ファクスが入っていないか、オフィスに戻らなきゃ」なんてこともなく、出先からPCでチェックすることも可能だ。

　ファクスを受信するだけでなく、もちろん送信のほうも活用したい。書類をファクスするとき、内容をPCで作っていったんプリントアウトして、それをファクスしていません？　これはデジタルデータを紙にして、それをもう一度デジタルデータに戻していることになる。余計な手間という意味でも、資源の節約という意味でも、送信品質の向上という意味でも、PCから直接ファクスしてしまうのが賢い技だ。

複合機とUSBメモリの意外な組み合わせで、更に使いこなそう

　意外に知られておらず、かつ奥の深い活用法が、複合機とUSBメモリの組み合わせだ。「LP-M5000」の正面をよく見ると、操作パネルの右脇にUSBの端子が設けられているのが分かる。

　ここにUSBメモリを差せば、スキャンしたデータを直接USBメモリに保存したり、逆にUSBメモリの中の画像ファイルを直接印刷したりできる。PCさえ要らずに複合機「LP-M5000」を使ってしまえるのだ。

　想像力を働かせれば応用方法はいろいろ。例えばPCを常に持って歩くのは、重さという意味でもセキュリティーという意味でも問題が多い。資料のデータをUSBメモリに入れて持ち歩き、支社に到着したらUSBメモリを「LP-M5000」に接続。印刷して見せたらスマートだ。大量の紙資料を持ち運ぶ必要もなくなる。

　印刷するだけでなく、書類をデジタル化してお客さまに渡す――なんてこともスマートにできる。「では、この資料、データでいただけますか？」という要望に対して、「ではオフィスに戻ったらすぐにメールで」ではなく、「いまデータ化しましたので、このUSBメモリをお持ちください」なんて言うことができるわけだ。わざわざPCに向かわなくてもスキャンも簡単にできる。これはいい。

30万円を切るオフィリオ複合機「LP-M5000」シリーズならでは

　こうした複合機の便利技は、必ずしも「LP-M5000」シリーズでなければできないものではない。ただし、実は高価で巨大な複合機をフロアに設置するよりも「LP-M5000」シリーズのほうが、こうした機能を徹底活用できるのだ。

　便利な機能を日常業務で活用し、効率化を図るには複合機を身近に設置することが重要だ。しかし複合機は高い、というのも事実……。

　LP-M5000シリーズなら、複合機の基本性能を十分に装備しながら29万9800円〜という低導入コストを実現。“使いやすさ”と“導入しやすさ”を両立させることが可能だ。これならワークグループ単位で導入し、フル活用することで複合機の効果が十分に発揮される。

　さらにLP-M5000シリーズはプリンタベースなので、出力枚数に応じて課金されるコピーチャージは不要。コピーもプリントもファクスも消耗品代だけで使用でき、効率的な運用が可能なのだ。ランニングコストは導入後、継続的に発生するものだからこそ、重要なチェックポイントになる。

　まさに、複合機の持つさまざまな機能をフルに使いこなそうと思うなら、「LP-M5000シリーズ」は最適な選択肢となるわけだ。