特集
» 2009年02月23日 12時16分 UPDATE

紙、空間、時間――3つの無駄をなくす文書管理:「発生」から「廃棄」まで――6つのライフサイクルを把握する

ご存知だろうか? 紙文書には「発生」から「廃棄」まで6段階のライフサイクルがあるのだ。無駄のない管理はライフサイクルを把握することから始まる。

[SOS総務]
SOS総務

 文書には「発生」から「廃棄」に至るライフサイクルが存在する。文書情報マネジメントとは、一言でいえば文書のライフサイクルを確実かつ効率的に管理し、最適化することといえるだろう。まずは、文書のライフサイクルと文書情報マネジメントの概要を確認しよう。

文書のライフサイクルと文書情報マネジメント

 文書のライフサイクルは、「発生」→「伝達」→「活用」→「保管」→「保存」→「廃棄」という順になっている(図1)。「保管」と「保存」についてすでに詳しく述べたが、今回は全体について見ていこう。企業や行政機関の文書管理規則や規定などは、このライフサイクルに沿って章立てされている場合がほとんどだ。

mt_life.jpg 図1:文書のライフサイクル

 ライフサイクルの中で、どの企業も「発生」と「伝達」のステップは重視しているが、「保管」以降のステップになると、とたんに怪しくなるのではないだろうか。本来共有化されるべき文書が机周りに山積みになっていたり、すでに用済みになった文書が事務所内のキャビネットに入れっぱなしになっているのはよく見かける光景だ。

文書情報マネジメントの原則

 さて、この文書のライフサイクルに沿った文書情報マネジメントとは、どのようなものだろうか。ここで、文書情報マネジメントの原則について確認しておこう。

 文書情報マネジメントの原則は以下の5項目になる。

1.完結文書は編纂し、保管が必要なもののみ文書ファイルとして残す

 ここでの文書ファイルとは、文書を関連性や、時系列や五十音順などの連続性によってまとめた単位を意味し、文書情報マネジメントではこれを一単位として取り扱う。

 あるプロジェクトが進行している最中は、その経過を記述した文書や紙に出力した図面など、プロジェクト進行の効率を考えると紙文書が必要になる。しかし、プロジェクト終了後は最終図面や完了報告書など、紙で残す必要がある文書はごく限られたもののみ。これらを取捨選択して編纂(さん)作業をし、紙文書は極力削減することが不可欠だ。

2.文書ファイルは単年度ファイルに

 編纂した文書ファイルは、完結した年度ごとの単年度ファイルとする。こうしておくことによって、以降の「保管」「保存」「廃棄」の作業が年度単位の作業になる。

3.年度単位にまとめて、保管場所を定期的に(年に1回)移動する「ウツシカエ」

 保管場所を移動することを「ウツシカエ」という。この作業は年度が変わった直後に行う。この作業を行うことで、新年度に発生する文書ファイルを保管する収納スペースを確保する。 

4.保管の基本は現年度分と前年度分の最長で2年とする(常用文書は除く)

 米国のナレムコ(国際記録管理協議会)の統計によれば、事務員が参照する文書の90%は過去半年以内に作成された文書で、1年以上前に作成された文書を参照する確率は1%以下になっている。このことからも、事務所内に保管する文書ファイルは最長2年あれば十分であると考えられる。

5.保存は廃棄年度ごとにまとめる「オキカエ」

 文書ファイルには、法令で保存年限を定められたものがある。商法や会社法、法人税法や労働基準法などで定められているもののほかに、業種ごとにその監督官庁によって定められているものもある。

 それらを考慮して文書ファイルごとに保存年限を決める必要がある。その上で、同一廃棄年度のものを同一文書保存箱に収納しよう。こうしておけば、廃棄年度が到達したときに文書保存箱ごと廃棄処理ができる。

mt_gaiyo.jpg 図2:文書管理の概要 文書量を計画的にコントロールする/文書ファイルの単位で廃棄、外部保存の計画を立てる/計画的に行う時期は基本的に1年とする

 以上が文書のライフサイクルと文書情報マネジメントの概要となる。

 おそらく、多くの企業や官公庁ではこのような概念のもとルールを作り、文書情報マネジメントを導入したのではないだろうか。しかしながら、導入したにもかかわらず、現在機能していないのであれば、その原因を追究し改善することが必要になる。

 文書情報マネジメントは、その名のとおりマネジメントシステムなので、Plan(計画)→Do(実行)→Check(監査)→Action(改善)の、いわゆるPDCAサイクルを回すことにほかならない。文書情報マネジメントは一度構築して終了ではなく、常にレベルアップすることが求めらるのだ。

POINT

  1. 完結文書は取捨選択後に編纂し紙文書を削減
  2. 文書ファイルは年度ごとにまとめる
  3. 文書ファイルは年度ごとに保管場所を「ウツシカエ」する
  4. 保管は現年度分と前年度分の最長2年
  5. 保存は廃棄年度ごとに「オキカエ」を
  6. 文書情報マネジメントは、PDCAサイクルで

『月刊総務』2008年1月号 「法と機密を守るための文書の保管・保存&廃棄のルール」(P72〜73)より

執筆:エフエム・ソリューション FMコンサルタント

山野辺 泉


ピックアップコンテンツ

- PR -

注目のテーマ