まとめ
» 2009年06月02日 19時00分 UPDATE

3分LifeHacking:全Officeユーザーにささぐ――Word/Excel/PowerPointのTips“まとめのまとめ” (1/2)

PCで仕事をするビジネスパーソン、とりわけWindowsユーザーであれば、ExcelやWordを使ったことがないという人はいないだろう。これまでに紹介してきた「OfficeソフトのTipsまとめ記事」をまとめてみた。

[杉本吏,Business Media 誠]

 PCで仕事をするビジネスパーソン、とりわけWindowsユーザーであれば、ExcelやWordを使ったことがないという人はいないだろう。最近はGoogle DocsやZohoのようなオンラインオフィスも普及してきたとはいえ、ビジネスの現場ではオフラインでも使えるOfficeソフトがまだまだ根強い。

 日頃からよく使うアプリだからこそ、キーボードショートカットなどのちょっとしたテクニックが仕事の効率を大きく左右する。今回はこれまでにBiz.IDで紹介してきたOfficeソフトのTipsをまとめてみた。

まずはExcel/Word/PowerPointの“お節介”をなくそう

 Officeソフトはよく使うけれど、どうも使っていていらいらする――そんな人は、Officeの“いらぬお節介”に悩まされているのではないだろうか。アルファベットの1文字目が勝手に大文字に書き換わったり、URLに自動でハイパーリンクが張られたり――「Wordのイルカ(本名はカイル君と言うそうだ)はもう出てくるなよ!」と、大人げなく腹を立てた経験があるのは筆者だけではあるまい。

 そんな人に読んで欲しいのが次の3本だ。

 「勝手にスペルチェックされるのを防ぐ」「アルファベットの1文字目が勝手に大文字になるのを防ぐ」といった方法は基本的に各ソフトで共通なので、覚えておくと役に立つ。「Excelの新規ブック作成時のワークシート枚数『3』を変更する」など、普段から気になっているけれどそのまま放置してしまっている部分も、この機会に設定を変更してしまおう。

[Ctrl]+[Y]で何が起こる? キーボードショートカット集

 お次は基本中の基本であるキーボードショートカットのテクニック。Officeソフトの中でも特に「自信がある」「上達したい」と考えている人の多いExcelのショートカットは、覚えておいて決して損はない。[Ctrl]+[Y]で何ができるのか知らない人は、3分で読める次の記事を読んでみては?

 「ショートカットは確かに便利だし、知らないものを見かけたときには覚えようと思うんだけど、結局身につかなくて――」そんな人にぴったりなのがライフハックシートシリーズ。アプリケーション別のショートカットをA4用紙1枚にまとめたPDFファイルだ。こちらはWordとPowerPointも用意しているので、印刷してPCの横に貼っておこう。

 「そもそもショートカットはほとんど使ったことがない」という人は、まずはショートカットを使いやすいホームポジションを覚えるところから始めよう。左手親指がスッと[Alt]キーに動くようになる頃には、きっとあなたの作業速度もアップしているはずだ。

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