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» 2009年06月15日 11時23分 UPDATE

3分LifeHacking:「蛇腹ポケット」で名刺を効率よく管理する

企業・団体別に名刺をファイリングしていると、同じ所属の名刺があとから増えてきてファイリングをやり直さなくてはいけなくなる場合がある。これを防いでくれる名刺の一時保管用のアイテムを紹介しよう。

[kizuki,Business Media 誠]
st_jabara01.jpg 製品本体。本体色はホワイトのほかネイビーブルーをラインアップ
st_jabara02.jpg たたんだ状態では厚さ25ミリほど。付属のゴムひもでコンパクトにまとめておける

 名刺ファイリングする際、どのようなルールで運用しておられるだろうか。筆者やその知人の間では、同じ企業・団体の人からもらった名刺は同一のページにまとめてファイリングしていくことが多かったが、この方法だと後々名刺が増えた際、ページからあふれてしまいがちだ。

 業態や営業スタイルにもよるだろうが、名刺をもらってしばらくの間はファイリングせずに保管しておき、同じ会社の人からの名刺はこれ以上増えない、というタイミングになってからまとめてファイリングするほうが、手戻りは少ない。とはいえ、ファイリングを待つ間、引き出しの中に乱雑に放り込んでおいたのでは、検索性が低下してしまう。

 こんな場合におすすめなのが、ファイリング前の名刺を一時保管しておける蛇腹のポケットだ。セキセイから発売されている「ドキュメントスタンド 発泡美人 カード」は、約25ミリから190ミリまで伸縮できる蛇腹構造を採用しており、名刺を省スペースで効率よくストックしておける。ひとまずこのポケットに取引先別に分類していき、もうこれ以上は増えないだろうというタイミングで名刺ファイルに移すことにより、効率的な名刺のファイリングが可能になる。

 蛇腹のポケットは13に区切られているので、取引先別に分類するのはもちろんのこと、五十音での分類も容易だ。また、月次で分類しても12カ月分のストックが可能なので、名刺の裏にもらった年月日を書き込む代わりに決められたパーティションに放り込んでいくなど、アイデア次第でさまざまなマイルールにもとづいた運用が可能だ。アナログな名刺管理の方法に悩んでいる人は、いちど試してみる価値はありそうだ。

 ちなみに同じ「ドキュメントスタンド」シリーズでは、A4やA5、ポストカードサイズまで、さまざまなバリエーションをラインアップしているので、名刺のほか一般書類の分類に活用しても面白いだろう。


st_jabara03.jpgst_jabara041.jpg パッケージには「190ミリまで」と書かれているが、実際には300ミリ程度まで伸ばすことが可能

本日のレシピ
製品名 実売価格 発売元
ドキュメントスタンド 発泡美人 カード(FB-3212) 630円 セキセイ

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