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» 2009年07月06日 16時56分 UPDATE

手帳の学校:「2009年後半はやりたいことをやる」ための「手帳の使い方」とは (1/2)

手帳による時間管理術がはやっている。『手帳進化論』『システム手帳新入門!』などの著書で有名な舘神龍彦さんが、講師役に水口和彦さん(ビズアーク時間管理術研究所)を迎えてセミナーを実施。2009年後半、やりたいことをやるためにどうすれば時間を生み出せるかを講演した。

[鷹木創,Business Media 誠]

 「手帳で行なう時間管理術がはやっている」と話すのは、『手帳進化論』『システム手帳新入門!』などの著書で有名な舘神龍彦さん。その舘神さん主催のセミナー「手帳の学校」が7月4日、都内で開催した。

あなたの「アポイント」と「タスク」は「リソース」内に収まっているか?

st_te01.jpg 舘神さん

 手帳で時間管理をするというと例えば「1日の時間が把握しやすいバーティカルを使え」というように手帳の種類を選んでいた人が多いという。特別な手帳を使うことで実行可能になるという考えだ。ところが舘神さんは「そうした特別な手帳はスポーツカー。それよりも、ドライビングテクニックの方が重要ではないか」という。

 ポイントは「アポイント」「タスク」「リソース」の3つを管理すること――というドライビングテクニックを紹介したのは、講師役の水口和彦さん(ビズアーク時間管理術研究所)。ここでいうアポイントとは、会議や打ち合わせといった他人との約束に加えて、飛行機や列車の時間など時間が固定されているものを指す。一般的にもスケジュール管理の対象である。タスクは期限はあるかもしれないが時間が固定的ではなく、原則的に1人でできることだという。

 アポイントとタスクが仕事量だとすると、それを実際にやるべき時間が必要となる。これがリソースということになる。1日8時間働くとして通常は1週間で40時間のリソースがあるわけだ。「アポとタスクの仕事量がリソースのうちに終わらないと時間内に仕事ができない。時間が自由だからと言って仕事を引き受けると仕事が終わらなくなる」。

アポイントは「行動開始時間」を書く

 正確さを期するためにアポイント前に電車の時間を書き込んでおくこともあるが、「書いたがためにずるずるとギリギリまで仕事してしまう」という。最悪電車を1本遅らせてしまうこともある。

 「もっと厳密にやることが大事」だと水口さん。オススメは「行動開始時間」を書くこと。電車に乗るなら駅に行くまでの時間を逆算し、会社の席を立つ時間(行動開始時間)を書き込むべきなのだ。


すぐできるタスクはすぐやる、長期的なタスクは分解する

st_te02.jpg 水口さん

 リソースは通常週40時間だし、アポイントは動かせなかったりするわけで、そうなると時間を生み出す余地はタスク管理にあると言えそうだ。実際、水口さんも「タスク管理は難しい」という。「毎朝その日のタスクを書き出して優先度で決めるのもありだけど、忙しい朝に書き出すのも大変だし、優先順位が変わったりもする。すべてのタスクがその日中に終わるとは限らないから、翌日も書き出さなければならない」

 そこで、まずは自分のタスクを短期的なことと長期的なことに振り分ける。数分で終わるタスクなら、わざわざ手帳に書き込まずにその場で完了するようにしよう。「私の場合は3分〜5分ぐらいの仕事は書き込みません」

 普段の仕事は納期が近いから短期的なタスクを優先してしまう。期限が先のものは先延ばししがちなのが人間の常。だから長期的なタスクは毎週のスケジュールに組み込んでいくのが基本だ。

 「ちょっと1日じゃ終わらないな」という内容であれば、そのタスクのアウトラインを分解する。報告書であれば、「昨年度のデータを入手」「ひな形入手」「グラフ化」「本分作成」「承認をもらう」「報告書修正」「提出」といった具合である。1つのタスクが最大でも2時間ぐらいで終了するような仕事量に落とし込むのがポイントだ。細かく分けたタスクを毎日のアポイントが少ない時間に分配して実行するのである。

 「長期の仕事ほど見積もりが甘くなるから、長い時間をかけるタスクは予想よりも長くなりがち。2日で終わると思っていたら、3日かかったり。一方、短い時間の仕事は予想よりも短い時間で終わることもある」。ということは、2時間以内に短く分解すると、意外と短くなるかもしれない。

 タスクを細かく分けるのはほかのメリットもある。例えば出張。単に「○月×日出張」と書くのではなく、新幹線ホテルの手配、出張中のスケジュール、タスクの書き出し、出張費精算、出張報告まで出張一連の仕事を書き出す。事前準備、実行、事後処理まで漏れなく書き出せば、物忘れを心配しなくて済むし、何よりいちいち思い出さなくて済むのだ。

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