効率アップ、クオリティアップのためのデジタル仕事術

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[PR/Business Media 誠]

グループウェアでできること、サイボウズASPでできること

 グループウェアと一口に言ってもよく分からない人がいるかもしれない。グループウェアを簡単に説明すると、社内の情報を共有したり、コミュニケーションを活発にするために社内のネットワーク上で利用するソフトウェアだ。スケジュールの確認やファイルの保管、回覧板による情報共有に代わるデジタルな手段――というわけである。

 ソフトウェアと聞くと、もしかしたら「インストールが難しそう」「設定はどうするの?」などの懸念もありそうだが、今回ご紹介する「サイボウズ Office 8 for ASP」であれば簡単。Webブラウザから設定できるほか、利用者もすべての機能をブラウザ越しに活用できる。すべてのPCにブラウザがあることから、事実上インストールは不要で、設定も簡単なのだ。

スケジュール機能

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 グループウェアの効果を一番実感できるのがスケジュール機能。「ちょっと書類を確認してほしいけど、部長は何をしてるかな」「急な来客、会議室は空いてる?」などがすぐに確認できる。サイボウズASPなら、所属メンバーのスケジュールを一覧できるのが特徴だ。1人1人の動きが視覚的に分かるので、ちょっとした用事もすぐに頼めて効率的。一元管理なので時間調整なども短縮、業務効率が高まる。


掲示板機能

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 これまで何かアイデアを募るとき、いちいち会議をしていたり、メールで呼びかけたりすることが多いのではないだろうか。でもアイデア会議は疲れるだけで上手くアイデアがでないことも多いし、メールはメールで返事がなかったり、メールの件名で検索したときなどは、昔のアイデアが探しづらいときがある。そんなときに便利なのが、グループウェアの掲示板機能。思いついた情報をすぐに発信できるので、アイデア募集などのナレッジの共有に最適。全員が発言、参照できるので、「言った」「聞いてない」といったトラブルも防げるのだ。


ファイル管理機能

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 企画書や提案書が書けないというビジネスパーソンは多い。実は企画書や提案書は全部自分で書かなくたっていいのだ。会社には今まで先輩たちが書いた企画書がたくさんあるはず。こうした過去のビジネス文書をどんどん活用すると業務効率は一気に高まるのである――とはいえ文書管理は結構大変だ。簡単にやるにはどうすればいいのだろうか。実は、サイボウズASPのファイル管理機能が役に立つ。それこそブラウザから簡単に保存できる上、検索も簡単。誰がアップロードして、どんな内容なのかがひと目で分かる。紙の書類のやりとりを大幅に削減できれば、コスト削減にもつながるだろう。


導入にあたって知っておきたいこと

 「サイボウズASP」は、社内のリソースを使わずにサービスを利用できるため、人数の少ない中小企業でも気軽に利用できるのが特徴だ。

1:100ユーザー以上で利用の場合、1ユーザーあたり月額525円と低コスト

2:携帯電話からのアクセスも標準対応

3:標準バックアップやSSL、IPアドレス制限などセキュリティ対策が充実

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【豊富なセキュリティ対策】

st_an02.gif ◆標準バックアップ
標準でバックアップサービスも提供。万が一のデータ不具合時、または操作ミスなどによるデータ損失時に、前日(1世代前)の最新データに戻せる(※お客様都合での作業ご依頼の場合、実費分の費用が必要となります)
st_an03.gif ◆SSL暗号化
オプションでSSLによる暗号化も用意。PCなどの各端末からサイボウズASP用サーバまでの間のネットワーク通信を暗号化し、通信経路上での「盗聴」やデータの「改ざん」などを防げる。エアネットのサービス用ドメインで利用する場合、月額3150円のオプション料金を追加すれば利用できる
st_an04.gif ◆IPアドレス制限
事前にサイボウズASP用サーバにアクセス可能なIPアドレスを登録しておくことで、登録外のIPアドレス(第三者)からのアクセスを制限できる。1契約あたり、最大5個までIPアドレスの登録可能。IPアドレス登録の依頼ごとに作業費として5250円が必要だが、サービス導入時に限り、無償で設定する

【価格表】

基本サービス(標準ディスク容量1Gバイト)
ユーザー数 初期費用 月額基本料 月額アカウント利用料
90以下 1万500円 1050円 8400円/10ユーザー
100以上 5250円/10ユーザー

オプションサービス
サービス名 初期費用 月額費用
ディスク容量追加
(最大10Gバイトまで)
- 8400円/Gバイト
SSLオプション - 3150円
IPアドレス制限 5250円/作業ごと -
※本サービスのご利用最低期間は、初回の月額費用金発生日から3カ月間となり、その後は1カ月単位での自動更新となります
※100ユーザー以上でご契約いただいた場合、ご利用のすべてのアカウントに対して「5250円/10ユーザー」のディスカウント料金が適用されます
※お客様独自ドメインにてサービスをご利用いただく場合、SSLオプションのご利用には別途設定費用、年間SSL Key利用料が必要となります。詳しくはエアネットまでお問い合わせください
※IPアドレス制限では、設定作業(変更含む)ごとに作業費が発生いたしますが、サービス導入時に限り、無償にてご対応させていただきます
※IPアドレス制限用に登録可能なIPアドレス数は、1契約あたり標準で5個までとなります

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提供:株式会社エアネット
アイティメディア営業企画/制作:誠 Biz.ID編集部/掲載内容有効期限:2009年12月31日


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インフォメーション

株式会社エアネット
(英文表記:Air Internet Service Co., Ltd.)


本社所在地:
〒140-0001
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TEL:03-6717-5710(代)
FAX:03-6717-5711

事業内容:
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SIサービス事業(Webアプリケーション開発)