連載
» 2009年12月02日 11時30分 公開

世の中「四角形と矢印」でできている:理想の時間割を図解通訳で作ってみる (1/2)

わたしたちは情報をインプットして、理解し、記憶するときには必ず「絵」にしています。本連載では入ってきた情報を整理・分析し、他人に分かりやすく伝える技術「図解通訳」を紹介。今回は「時間管理」を図解で整理してみましょう。

[永田豊志,Business Media 誠]

 前回は、図解通訳のときに大切な「先読み」に便利な「フレームワーク」を解説しました。フレームワークを図解通訳に生かすと、スピーディーに的を射た図を描けます。

 さて、今回からは実際にいろんな情報を図解で整理していく実践編を3回ほど解説していきます。その1回目となる今回のテーマは、みなさんの悩みの種であろう「時間管理」です。


やるべきリストの整理〜時間管理のマトリックスを使う

 時間管理がうまくいっていない、とにかく忙しくて自分の本当にやりたいことに手が回らないと思っているビジネスマンは少なくないでしょう。やるべきことをリスト化してタスク管理をしている人は多いでしょうが、実際にそれが有効に機能していないことも多いのです。

 ここでは、中期的な自分の目標達成し、やりがいや自分価値を高めるためにどのように時間を管理すべきかを検討してみます。ここでは、やるべきことを整理し、本当に大切なことに着手し、計画的に実行していけるように時間管理のマトリックスというフレームワークを利用します。

 手順は次の通りです。まず、思いつく目標やタスクをかたっぱしにリストアップし、時間管理のマトリックスに分類します。次に「緊急でないが、重要」の項目に入る目標を日常的に実行できる程度のタスクに細分化します。目標が具体化されてない場合は、達成度合いと期限を設定します。

 最後に、1日のスケジュールに各々のタスクを割り振ります。そこでは、生活するために必要な時間、長期的に重要な時間を最初に「トップオフ」していきます。頭に思い浮かんだ「やるべき課題」をピックアップしてみます。

「やるべき課題」のリスト

  • 定例の役員会議がせまっており、そのために準備する資料づくり
  • 顧客からトラブルや質問など突発的な連絡が絶え間ない
  • 風邪をこじらせており、熱がある。病院に行かなければ
  • 英会話の勉強をやろうと思ったが、忙しくて手がつけられていない
  • ストレス解消に同僚と飲みに行こうと思う
  • 週末のゴルフの誘いに返答しなければならない
  • 緊急でない問い合わせの電話応対に時間をとられている
  • いつか自分で起業するため、会計の知識を身につけたい
  • 最近体力が落ちているので、なんとかしたい
  • 最近買った商品の懸賞つきアンケートに答えようと思う

photo 図1 ある日のタスクを時間管理のマトリックスにマッピングしてみる

 どうですか? 整理できましたか? サンプルの図1を見ながら、解説していきましょう。

 緊急かつ重要な(1)のタスクは、強く意識しなくても、やるべきものとして手がつけられます。逆にやらなければ、事態が悪化することもあるので最優先で処理されるべき項目です。

 (2)のタスクは、緊急でないが、自分の将来価値や長期の目標達成のために必要不可欠なタスクです。しかし、往々にしてこの(2)のタスクは優先順位が低く、(1)あるいは(3)が優先されて、実行できないことが多いのです。時間管理の中でもっとも注意が必要なものが入ります。

 (3)には電話の応対、今週末のゴルフの誘いへの返答など緊急あるいは締め切りが迫っているが、それほど重要でないタスクが入ります。時間管理の下手な人ほど、この(3)のタスクを(2)より優先させてしまいがちだということです。気をつけないと優先させるべき項目として「錯覚」するタスクです。

 (4)は、同僚との飲み会に行く、購入した商品のアンケートに答えるなど、緊急でも重要でもないタスクです。この(4)のタスクは基本的に意識する必要はありません。すべてのタスクをやり終えて、時間があればやってもよい程度のタスクばかりです。

 時間管理の下手な人はしばしば(4)を(2)より優先させることがあります。

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