チームで使えるオンラインストレージを探す：ツール de オシゴト

チーム内で大容量データをやり取りするときは、メールでは不便なもの。社外のメンバーともデータを共有でき、セキュリティにも優れたオンラインストレージ選びが始まった。

[後藤康成，Business Media 誠]

連載「ツール de オシゴト」とは

　メール以外のコミュニケーションツールやコラボレーションツールを模索する新連載「ツール de オシゴト」。主人公のマコトは、1日100通を超えるメールを受信する広告代理店のビジネスパーソンだ。メールが埋もれて見逃すことも数回。過去のメールを検索するのに時間がかかってイライラすることもある。そこで、メールに代わるコミュニケーションが簡単に管理できるコラボレーションツールを模索する。

前回までのあらすじ

　社外メンバーを含めたプロジェクトチームで使えるコミュニケーションツールとして、Twitterのような「Yammer」や話題の「Google Wave」、β公開中の「feedpath Rooms」を試したマコトたち。グループカレンダー選びも一段落ついた今、次に気になるのは「オンラインストレージ」だ。

　マコトが今回のプロジェクトでコラボレーションツールを利用したいのは、制作物などのファイル受け渡しの場面である。マコトの会社ではクリエイティブを外部委託することが多く、今回のプロジェクトではフリーランスで働いている旧友の晋作がクリエイティブ担当。制作物は晋作がファイルで送り、マコトが確認する。このクリエイティブ案に対してマコトがOKを出せば、今度はマコトがクライアントに制作物のファイルを送り、確認を求めることになる。

　これら制作物のファイルは、10Mバイトを超える大容量のものがほとんど。メールで添付したいところだが、現在利用しているWebメールの容量制限のため、添付できるのは7〜8Mバイトまでが精一杯だ。これまではマコトが直接クライアントに届けるか、急ぎの場合はバイク便を利用していた。

　そこで、十分にセキュリティが確保されているストレージサービスを利用し、Web上で制作物を含むすべてのファイルを共有できれば、晋作やクライアントとのやりとりの手間も省け、効率的だろうと考えている。

　プロジェクトのキックオフミーティングでマコトは、クライアントの担当者である坂本さんに、ほかの会社とはどのようにファイル受け渡しをしているか聞いてみた。

坂本　マコトくん、高解像度の画像を扱ったり、動画データだったりする場合、今でもほとんどのエージェンシーは、クリエイティブの受け渡しはバイク便が多いんだ。でもここ最近、某中堅のエージェンシーからはオンラインストレージを経由してクリエイティブをもらっているよ。たしか「Dropbox」を利用していたはずだ。

マコト　僕もオンラインストレージを利用したいと考えているんですが、セキュリティ的には問題ないんでしょうか？

坂本　そうだねえ、最近はクラウド上にデータファイルを置いている企業も多くなってきているね。アカウントとパスワードをしっかり管理していてデータも暗号化していればウチとしては問題ないと思うよ。

マコト　そうですか。そうであれば、今回のプロジェクトで共有ストレージを利用してデータの受け渡しを行いたいので、早速共有ストレージサービスをリサーチしてみます。

坂本　それと該当のファイルが共有ストレージにあるのならば、共有しているメンバーも確認できる必要があるね。

マコト　了解しました。ありがとうございます。

　どうやら坂本さんたちとはオンラインストレージでファイルの共有ができそうだ。これで、メール添付の容量を気にしたり、バイク便を手配したりしなくてもすむはず。オフィスに戻り、「Dropbox」を含めて共有ストレージサービスのリサーチをしてみることにした。（つづく）

今回紹介したツール de オシゴト	概要
Dropbox	複数のPC（Mac含む）でデータを同期できるオンラインストレージ。複数人でのファイル共有機能も備えている。

筆者紹介：後藤康成（ごとう・やすなり）

　フィードパスCTO兼feedpath Rooms エバンジェリスト。シリコンバレー・ベンチャーを経て2000年ネットエイジ入社。技術開発担当取締役としてネットビジネスのインキュベーション案件およびテクノロジー投資案件などを担当しビジネス＆テクノロジーと幅広い経験を持つ。

　2005年、クラウドからビジネスアプリケーションを提供するフィードパスを設立。Zimbraの日本市場展開、ビジネススケジューラーのfeedpath Calendar事業統括を担当するとともに、3月サービス開始予定のメールに変わる次世代企業間コラボレーションツールのfeedpath Roomsのエバンジェリストでもある。著書として「Web2.0 BOOK」など。Twitterアカウントはfeedpath。