連載
» 2010年02月23日 15時30分 UPDATE

ツール de オシゴト:“検索”で仕事が速くなる――メール編

社内外のプロジェクトチームでコミュニケーションを取るため、グループスケジューラーとオンラインストレージについての情報収集を済ませたマコト。次なるテーマは「検索ツール」だ。

[後藤康成,Business Media 誠]

連載「ツール de オシゴト」とは

 メール以外のコミュニケーションツールやコラボレーションツールを模索する新連載「ツール de オシゴト」。主人公のマコトは、1日100通を超えるメールを受信する広告代理店のビジネスパーソンだ。メールが埋もれて見逃すことも数回。過去のメールを検索するのに時間がかかってイライラすることもある。そこで、メールに代わるコミュニケーションが簡単に管理できるコラボレーションツールを模索する。

前回までのあらすじ

 社外メンバーを含めたプロジェクトチームで使えるコミュニケーションツールとして、Twitterのような「Yammer」や話題の「Google Wave」、β公開中の「feedpath Rooms」を試したマコトたち。SkyDriveやquanp、Backpackなどのオンラインストレージに関する情報も集まってきた。次に考えたいのは、メール、デスクトップ、クラウドの各分野で使える検索ツールだ。


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 プロジェクトがスタートして1週間が経過した。クライアントの坂本さんと行ったキックオフミーティングで、まずは今回のプロモーション方針が決定した。同時にアシスタントのアイが、広告を掲載するネットメディアとの調整を進めている。来週からはデザイナーの晋作と、Webクリエイティブの具体的なモチーフについても決めていく必要がある。

 このような状況の中で迎えた金曜日の朝。マコトの上司である土方局長からの指示があった。

土方 マコト君、君も分かっていると思うが、今回のプロジェクトは規模も大きく、社内でも注目されている。毎週月曜日の午後からの局長会議でプロジェクトの状況を説明するので、毎週金曜日中に、ウィークリーリポートをまとめて報告してくれ。

マコト 分かりました。リポート提出には、いつも通りグループウェアの報告書機能を使うつもりです。

土方 うん、そうしてくれ。報告書はA4サイズ1枚程度にまとまるサマリーと、詳細内容に分けてくれるかな。

マコト 了解しました。必ず毎週金曜日中に仕上げます。

土方 くれぐれも時間厳守でお願いするよ。

 リポートを作成するには、社内のタスクの進捗、フリーランスの晋作の進捗、さらにクライアントの動向も含めて、この1週間のメールのやり取りをまとめる必要がある。

 プロジェクトに関係するメールはフォルダで管理しているものの、1週間分となると200通を超える。また、内容は議論や連絡の「プロセス」と「結果」の両方を含んでおり、結果のみを検索してまとめ上げるには、相当苦労しそうだ。これまでに多くの先輩が苦労してきたのを目の当たりにしている。直接関係のあるメールを探すだけでも、下手をすれば1時間以上かかってしまうだろう。

 そこでマコトは、会社で導入している「feedpath Mail」の検索機能をうまく利用できるよう作戦を立てた。feedpath Mailでは、差出人、宛先などを条件にしての検索はもちろん、日付を指定したり、フォルダを指定しての検索なども可能だ。これらの条件をうまく組み合わせて効率的に情報にたどり着けるよう、クライアントとの打ち合わせ日時、話し合ったキーワードなどを最初に確認することにした。

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 feedpath Mailはクラウド上にメールデータがあり、検索はサーバサイドで行うため、検索中はPCのリソースを消費しないのもメリットだ。検索結果が表示されるまでは、PCで別の作業ができない――なんていうこともない。

 マコトはfeedpath Mailの検索機能を駆使してメールメッセージの検索を行い、予定通り30分でクライアントとの進捗をまとめ上げた。続いて取りかかったのは、社内タスクの進捗をまとめる作業だ。この1週間の間に社内でやりとりしたドキュメントは、PC内に保存している。次はこれをどうやって効率的に探すかだ。(つづく)

今回紹介したツール de オシゴト 概要
feedpath Mail フィードパスが提供するWebメールサービス。管理機能が豊富で、利用者の組織形態にマッチしたセキュリティ/管理運用を実施できる。

筆者紹介:後藤康成(ごとう・やすなり)

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 フィードパスCTO兼feedpath Rooms エバンジェリスト。シリコンバレー・ベンチャーを経て2000年ネットエイジ入社。技術開発担当取締役としてネットビジネスのインキュベーション案件およびテクノロジー投資案件などを担当しビジネス&テクノロジーと幅広い経験を持つ。

 2005年、クラウドからビジネスアプリケーションを提供するフィードパスを設立。Zimbraの日本市場展開、ビジネススケジューラーのfeedpath Calendar事業統括を担当するとともに、3月サービス開始予定のメールに変わる次世代企業間コラボレーションツールのfeedpath Roomsのエバンジェリストでもある。著書として「Web2.0 BOOK」など。Twitterアカウントはfeedpath。


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