“検索”で仕事が速くなる――デスクトップ編：ツール de オシゴト

Windowsサーチ、Spotlight、Googleデスクトップ。マコトはデスクトップサーチを使って、社内資料をリポートにまとめていく。

[後藤康成，Business Media 誠]

連載「ツール de オシゴト」とは

　メール以外のコミュニケーションツールやコラボレーションツールを模索する新連載「ツール de オシゴト」。主人公のマコトは、1日100通を超えるメールを受信する広告代理店のビジネスパーソンだ。メールが埋もれて見逃すことも数回。過去のメールを検索するのに時間がかかってイライラすることもある。そこで、メールに代わるコミュニケーションが簡単に管理できるコラボレーションツールを模索する。

前回までのあらすじ

　社外メンバーを含めたプロジェクトチームで使えるコミュニケーションツールとして、Twitterのような「Yammer」や話題の「Google Wave」、β公開中の「feedpath Rooms」を試したマコトたち。SkyDriveやquanp、Backpackなどのオンラインストレージに関する情報も集まってきた。次に考えたいのは、メール、デスクトップ、クラウドの各分野で使える検索ツールだ。上司の土方局長からの指示は、「毎週金曜にプロジェクトのリポートをまとめて報告すること」である。

• 「ツール de オシゴト」過去記事一覧

　マコトは土方局長に提出するウィークリーリポートをまとめ上げるために、PC内に保存しているプロジェクト関連ファイルの確認を始めた。

　マコトはファイル検索に「デスクトップサーチ」を利用し、社内のプロジェクト進捗を短時間で調べ上げた。そして、既に仕上げているクライアントの進捗と合わせて、土方局長に指示された通り、A4サイズ1枚程度に収まるサマリーと詳細内容に分けて校正しなおし、グループウェアの報告書フォームで提出した。

　マコトがデスクトップサーチをうまく使えるようになったのは、ほんの1年くらい前のこと。部下のアイから、PCに保存したファイルの検索について相談されたのがきっかけである。

アイ　マコト先輩。メールの添付ファイルって、時間が経つとどこのフォルダに保存したか分からなくなっちゃうんですよ。

マコト　Webブラウザで指定したフォルダに保存されているんじゃない？

アイ　そうですよね。本当は、その都度分かりやすいファイル名をつけて保存すればいいんですが、ついついファイル名を変えずにダウンロードしてしまって、結局それがどんな内容のファイルだったか想像できなくなるんですよ。何かいい方法ってありませんか？

マコト　デスクトップサーチを利用すれば簡単に見つかるよ。僕らが使っているMacだったら、メニューバーの右側にある「Spotlight」を使えばいい。ちなみに、WindowsでもSpotlightと同じ機能のWindowsデスサーチがある。最新のWindows 7では外付けHDDなど検索対象が増えて、速度も上がったらしいよ。

アイ　すごい！　あっという間に必要なファイルが見つかりました。こんな簡単なこと、なんで知らなかったんだろう？　マコト先輩、ありがとうございます。

マコト　こんなに便利なのに、デスクトップサーチを有効に活用している人って社内でも割と少ないみたいだね。

Spotlight

　Webメールの添付ファイルなど、ブラウザを利用してダウンロードするファイルは、デスクトップやダウンロードフォルダなど特定の場所に保存される。気にせずにいると、ダウンロードフォルダには多くのファイルが貯まっていく。こうしたときに役立つのがデスクトップサーチだ。

　最近はWindowsでもMacでも、標準でも高性能なサーチ機能を搭載しているが、最近ではデスクトップサーチはあまり脚光を浴びなくなってきているが、「Googleデスクトップ」をはじめとする、さらに高機能なソフトもあり、使い慣れると手放せない。

メール検索とデスクトップサーチの力を借りたことで、リポートを書き出してから30分で作業を完了した。今検討中のコラボレーションサービスを利用すればもっと短縮できるかもしれない。

　マコトはアイにfeedpath Roomsの評価状況について聞いてみた。

マコト　アイちゃん。お願いしているfeedpath Roomsの評価の状況はどう？

アイ　今日やっと、一通り評価は完了しました。来週早々にはリポートできると思います。

マコト　OK！　それじゃ今日は週末なんで、晋作を誘って飯でも行こうか。

アイ　やった、行きましょう！（つづく）

今回紹介したツール de オシゴト	概要
Spotlight	MacOS X標準のデスクトップサーチ機能。ファイル、フォルダ、文書から、メールのメッセージ、アドレスブックの連絡先、iCalカレンダー、システム環境設定の項目、アプリケーション、さらには辞書の定義まで検索できる。
Windowsサーチ	Microsoftの提供するデスクトップサーチ機能。Windows 7では、外付けHDD、ネットワークPCやライブラリについても検索できる。
Googleデスクトップ	Googleの提供するデスクトップサーチアプリケーション。Googleのウェブ検索と同じくらい簡単に、自分のメール、ファイル、音楽、写真などを検索できる。

筆者紹介：後藤康成（ごとう・やすなり）

　フィードパスCTO兼feedpath Rooms エバンジェリスト。シリコンバレー・ベンチャーを経て2000年ネットエイジ入社。技術開発担当取締役としてネットビジネスのインキュベーション案件およびテクノロジー投資案件などを担当しビジネス＆テクノロジーと幅広い経験を持つ。

　2005年、クラウドからビジネスアプリケーションを提供するフィードパスを設立。Zimbraの日本市場展開、ビジネススケジューラーのfeedpath Calendar事業統括を担当するとともに、3月サービス開始予定のメールに変わる次世代企業間コラボレーションツールのfeedpath Roomsのエバンジェリストでもある。著書として「Web2.0 BOOK」など。Twitterアカウントはfeedpath。