連載
» 2010年02月26日 18時00分 UPDATE

ツール de オシゴト:プロジェクト管理=メッセージ管理+ファイル管理

社外メンバーも含めた今回のプロジェクトも2週目に入り、そろそろ本格的にコミュニケーションツールが必要だ。

[後藤康成,Business Media 誠]

連載「ツール de オシゴト」とは

 メール以外のコミュニケーションツールやコラボレーションツールを模索する新連載「ツール de オシゴト」。主人公のマコトは、1日100通を超えるメールを受信する広告代理店のビジネスパーソンだ。メールが埋もれて見逃すことも数回。過去のメールを検索するのに時間がかかってイライラすることもある。そこで、メールに代わるコミュニケーションが簡単に管理できるコラボレーションツールを模索する。

前回までのあらすじ

 社外メンバーを含めたプロジェクトチームで使えるコミュニケーションツールとして、Twitterのような「Yammer」や話題の「Google Wave」、β公開中の「feedpath Rooms」を試したマコトたち。SkyDriveやquanp、Backpackなどのオンラインストレージに関する情報も集まってきた。次に考えたいのは、メール、デスクトップ、クラウドの各分野で使える検索ツールだ。マコトはメールサーチとデスクトップサーチを駆使してリポートの内容をまとめ、上司の土方局長に提出した。


 週末に提出したウィークリーリポートは上々の出来のようで、土方局長は朝一番に上機嫌でマコトに話しかけてきた。

土方局長 マコト君、ウィークリーリポートを確認したよ。良く書けているので、あれを基に午後の局長会議でプロジェクトの説明をするよ。

マコト ありがとうございます。

土方局長 ところで、君が提案していたクライアントとのコミュニケーションツールについてはめどがついたのかい? そろそろ本格的にプロジェクトが動き出すぞ。

マコト 現在候補を絞り込んで選定していますので、今週中には何とかなりそうです。

土方局長 そうか。それでは頼むよ。

 次週でプロジェクトは2週目を迎える。土方局長の指摘の通り、そろそろ当初の目的であるコミュニケーションツールの導入を決めなければならない時期だ。今日は、以前から部下のアイに評価を頼んでいた「feedpath Rooms」の共有ストレージ機能について、結果を報告してもらう事にした。

ts_tool43.jpg

マコト 例のfeedpath Rooms、使ってみてどうだった?

アイ はい。feedpath Roomsの共有ストレージは、アカウント単位ではなくプロジェクト単位で管理されています。使える容量は、5アカウントまでの無償版は1Gバイトまで、6アカウント以上の有償版は20Gバイトまで。つまり、2つのプロジェクトに参加している場合、参加しているプロジェクトごとに容量が確保できます。メッセージング機能はこの容量には含まれないですから、こちらはどれだけでも使えますね。

ts_frs.jpg feedpath Roomsの共有ストレージ機能

マコト 共有20Gバイトはけっこう余裕があるね。うちの場合は1年未満のプロジェクトが多いから、サイズの大きいクリエイティブを入れても、おそらく10Gバイトほどだろう。

アイ そうですね。それと試してみて分かったのですが、サーチ機能が柔軟でなかなか使いやすいです。

マコト ほう、詳しく教えてくれ。

アイ feedpath Roomsで利用できるのは、「メッセージ検索」と「ファイル検索」の2つですね。検索のターゲットは、参加しているプロジェクト全体、あるいは特定のプロジェクトで選択できるんです。

マコト なるほど。ファイル検索はどう?

アイ ファイル検索では、ファイル名、アップロードした際に付加できるファイルの説明文、アップロードしたユーザー、アップロードした日を条件指定して検索できます。デスクトップサーチのようにファイルの内容までは検索できませんが、プロジェクトで利用するのであれば十分な条件ではないでしょうか?

マコト そうだね、なかなか良さそうだ。それなら僕も試してみるか。ありがとう。

 マコトは実際にfeedpath Roomsを利用してみた。メッセージング機能、共有ストレージ機能ともにシンプルなユーザーインタフェースなので、クライアントの担当者も、ヘルプなしで利用できるだろう。

 アイの言っていた「プロジェクト」は1番大きなかたまりで、その下にサブプロジェクト的な「テーマ」があり、その中にメッセージ機能である「トピック」と共有ストレージ機能の「フォルダ」を作成するイメージだ。アップロードしたファイルは最大10世代のバージョン管理もできる。

 プロジェクト単位で複数のテーマを作成できるので、「クライアント」「社内」「委託しているクリエイティブ」と、コミュニケーション先ごとに3種類のテーマで管理するのが良さそうだ。

 使い勝手でも機能面でもマコトのプロジェクトにマッチしているようだし、費用面でも問題ない。マコトはfeedpath Roomsを今回のコラボレーションツールにすることを決めた。(つづく)

今回紹介したツール de オシゴト 概要
feedpath Rooms メールに代わるプロジェクトコミュニケーションツール。社内外におけるプロジェクトでメッセージとファイルを共有でき、そのやりとりを1カ所で管理できる。ストレージ容量は20Gバイト。

筆者紹介:後藤康成(ごとう・やすなり)

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 フィードパスCTO兼feedpath Rooms エバンジェリスト。シリコンバレー・ベンチャーを経て2000年ネットエイジ入社。技術開発担当取締役としてネットビジネスのインキュベーション案件およびテクノロジー投資案件などを担当しビジネス&テクノロジーと幅広い経験を持つ。

 2005年、クラウドからビジネスアプリケーションを提供するフィードパスを設立。Zimbraの日本市場展開、ビジネススケジューラーのfeedpath Calendar事業統括を担当するとともに、3月サービス開始予定のメールに変わる次世代企業間コラボレーションツールのfeedpath Roomsのエバンジェリストでもある。著書として「Web2.0 BOOK」など。Twitterアカウントはfeedpath。


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