あなたの仕事にデジタルペンを導入したら？：デジペン・ビフォーアフター（1/3 ページ）

もらった資料に書き込んだり、思いつきをメモに取ったり――。ビジネスパーソンの仕事から完全に手書きがなくなることはなさそうだ。とはいえ、これだけ電子化が進めば、先ほどのメモのような書き込みもPCで一元管理したいところ。「メモをドキュメントスキャナで読み取って」というのも一案だが、スキャナというワンクッションが入る分、どうしても面倒くさい。そんな時に便利なのがデジタルペンなのだ。

[Business Media 誠]

　もらった資料に書き込んだり、思いつきをメモに取ったり――。デジタル化がどんなに進んでも、ビジネスパーソンの仕事から完全に手書きがなくなることはなさそうだ。とはいえ、これだけ電子化が進めば、先ほどのメモのような書き込みもPCで一元管理したいところ。「メモをドキュメントスキャナで読み取って」というのも一案だが、スキャナというワンクッションが入る分、どうしても面倒くさい。そんな時に便利なのがデジタルペンなのだ。

左からアノトペン（Copyright Anoto AB）、airpenMINI、TegakiPAD

デジタルペンで変わりそうなこと、変わらないこと

airpenを使って書き込んでいるところ

　誠 Biz.IDでもこれまでさまざまなデジタルペンを取り上げてきた。ドットパターンを印刷した専用紙を利用する「アノトペン」、デジタルペンの軌跡を超音波と赤外線で受信機に送信する「airpen」、そしてタブレットとデジタルペンを組み合わせた電磁誘導式の「TegakiPAD」などである。

　それぞれに得意不得意はあるものの、共通するのは手書きのメモをデジタル化できること。「PCで打ったほうが速い」「キレイ」という声もあるが、手書きでないと伝わらないことや、手書きの方が伝えやすいこともある。例えば、イラストや図版の完成イメージ。PCだけで作るとすると、Windowsであれば「ペイント」などのソフトを使って、マウスを動かして下書きする人もいるかもしれない。だが、手書きほど簡単には書けない。PowerPointなどで図版を作り込む人もいるが、こちらも意外と時間がかかるものだ。

　デジタルペンであれば、書き味は手書きのペンと同じだ。上手く書けるかどうかは絵心次第だが、それでも慣れないアプリケーションを使って書くよりは、簡単に素早く書けるはずだ。ビジネスシーンであれば、上手に仕上げる場合は最後に絵心のある人にお願いすればいい。その絵心がある人に簡単にラフを渡せればいいのである。テキストだけの説明より、一筆書きでもラフがあった方が間違いなく仕上がり時間に関係する。最終的には仕事も速く進むというわけだ。

　一方、デジタルペンを導入しても変わらない部分がある。それは「書く」という行為だ。電子化というととかくスキャナのような機材や、なんでもPCでやってしまおう、という風に思いがち。だが、それは結局これまでの慣れた業務フローを変えることにほかならない。もちろん変えることが必要なケースもあるが、変えないことで良くなる場合もあるのだ。

　例えば、高速道路の建設や管理を行う西日本高速道路がアノトペンを導入した理由は「紙を用いた従来からの点検スタイルで導入が可能だった点」。業務用クリーニング機器の販売と保守／メンテナンスを行う住商アイナックスも導入の決め手は、紙とペンによる報告書の作成手順はそのままに、帰社後にペンをPCにUSB接続するだけで社内システムにデータを転送できることだった。PDAなどのデジタル端末の導入とは異なり、スムーズに移行できたのである。アノトペンによるとデジタルペンを導入することで「年間600時間の労働時間短縮につながった」「1000万円の人件費を削減できた」といった事例もあるという。

紙に書く良さ

　紙に書く良さ――のような話を書くと、「書くのが好き」「書く喜びがある」などの話に落ち着きそうだが、業務ということを考えると、デジタルペンの機械的な不具合などでデータが欠損しても、同時に書き込む紙による記録が残るのは重要な点だろう。ミスが許されない医療や、人生を左右しそうな教育といった業種でもこうした信頼性は重要だ。

　特にお客様と対面するような業務では、相手の顔を見ながら入力作業ができるデジタルペンは相手に安心感を与える効果もありそうだ。PCだけで対応していると、ついついPCの画面だけを見つめてしまう。例えばカルテの電子化が進む医療業界だが、患者を見ずにPCの入力に一生懸命な医師に診断されたらちょっと不安になってしまうだろう。生保損保の営業マンにも向いているかもしれない。