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» 2010年06月30日 11時17分 UPDATE

結果を出して定時に帰る時短仕事術:すきま時間を黄金に変える携帯グッズ、じっくり時間で成果を出すデスクトップ環境とは?

誰でも「すきま時間」を合計すると、1日に2〜3時間にはなるはずです。こうしたすきま時間を有効活用できるかどうかが重要。本やノート、スマートフォンなどもをしっかり活用していきましょう。後半はデスクトップで成果を出すための環境も紹介します。

[永田豊志,Business Media 誠]

 誰でも「すきま時間」を合計すると、1日に2〜3時間にはなるはずです。こうしたすきま時間を有効活用できるかどうかが重要です。ここでは、通勤途中や外出時に携帯しておきたいすきま時間活用グッズを紹介しましょう。こうした移動中のちょっとした「すきま時間」は、短時間で完了できる「すきまアクション」にうってつけの時間です。

すきま時間で成果を出すために持ち出したいノート、本、スマートフォン

 まず、読書用にできれば2冊の本を持っておくとよいでしょう。なぜなら、1冊だと読み終わってしまう可能性がありますし、1冊目が面白くない場合、途中で見切って2冊目に移行できるからです。面白くない本を無理して読むのはやめましょう。

 また、電車に乗った瞬間に、スッと勉強道具や仕事道具を取り出せるように常備しておく必要があります。ノートに関しては、わたし個人は文庫本サイズの無地ノートをメモ書き用に利用しています。これは軽量な上、電車で立っている時も片手で開けて便利です。

 さらに思いついたアイデアを図解にし、スキャナでPDFにして送信できるよう、切り離し可能なリングノートも持参しています。後はアイデアをノートやホワイトボードにペタペタ貼れるよう、強粘着タイプのポスト・イット。筆記具で一番重要なのは、消せるボールペン(フリクションボール)と通常のボールペンです。ノートは書き直しが多いので、もっぱらフリクションを利用しています。

 デジタルグッズは、ノートPC、スマートフォン(iPhone)、音声用に普通の携帯電話、それから語学学習とオーディオブックなどを聴くためノイズキャンセリングヘッドフォン、作業時間などを計測するためにストップウォッチを持ち歩いています。

 ノイズキャンセリングヘッドフォンは購入前にいろんなものを試しましたが、やはりBOSEの「QuietComfort」が一番おすすめです。値が張りますが、まあ、毎日のことですから。

 また、移動中に文字入力があまり必要でない人は、ノートPCを省略して、スマートフォンで代用してもいいと思います。メールの返事くらいであれば、それほど苦になりませんし、定型文書を登録しておけば、数タップでメールが送れます。筆者も最近はノートPCの利用頻度がグンと減りました。

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机の上がスッキリし、集中力の増すデスクトップ環境とは?

 なるべく利用頻度の高いものを手元に置くというのが、大原則。さらに、ここでは筆者の仕事環境を例に、スピーディかつクリエイティブに仕事ができるような便利グッズをおすすめします。

 まず、大画面ディスプレイ。外ではノートPCのあなたもオフィスや自宅では、なるべく大きなディスプレイを使ってください。筆者は22インチの液晶ディスプレイを利用。デスクトップが広い分、一度に見渡せる情報が増え、大変効果的です。画面が大きいだけで、生産性がグンと上がります。それは、機能は変わらないのに売れまくっているiPadが証明しています。

 処理速度も重要です。デスクトップマシンのほうがノートに比べて処理速度も圧倒的に速いので、外出時はノートPC、オフィスや自宅ではデスクトップ、ファイルは大容量USBディスクやクラウドサービスなどで同期、というのが効率的だと思います。

 また、プリンタだけでなく、スキャナも専用機の購入をおすすめします。自宅ではScanSnap、会社では「Scan to PDF」機能(スキャンしたデータをPDF化する機能)のついた複合機を利用しています。おかげで、手描きのメモをファイルにするのが苦にならなくなりました。

 わたしは、移動中などに描いた手書きメモや雑誌の切り抜き、もらった配布資料などを会社や自宅に戻るとスキャンし、OCR読み取り+PDF化で保存しています。スキャンしたら、原本は捨てるので、机が散らからなくてスッキリします。

 照明に関しては、蛍光灯などの部屋灯とは別に、デスクライトがあったほうが断然、集中力が増します。特に紙資料を読む時は、スポットライト的に使うことで、特定の場所に意識が集中できます。照らす対象を自由自在に変えられるアーム式がよいでしょう。

 小さなブックシェルフには頻繁に使うファイルやリファレンスガイドなどを常備しておくとよいと思います。手前味噌ですが、『知的生産力が劇的に高まる最強フレームワーク100』は、企画書作成、会議のアジェンダ作り、戦略策定に大変便利ですから、ぜひブックシェルフに常備させておくことをお勧めします。

 また、細かい文具類は散らからないように、細かい仕切りのついた整理ボックスなどに入れると、運用が楽です。

 家族写真やグリーンなど、リフレッシュアイテムを周囲に置いておくのも大事です。デスクトップは1日に何度も集中とリラックスを行う場所ですから、それらに必要なアイテムをしっかり備えるようにしてください。

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集中連載「結果を出して定時に帰る時短仕事術」について

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 本連載は、6月26日発売の書籍『結果を出して定時に帰る時短仕事術』(ソフトバンククリエイティブ刊)から抜粋・再編集したものです。

 残業ゼロで成果を倍増する仕事効率化術――。と言っても、単に効率化だけではダメ。人生の価値マネジメントから始めるタスク管理としくみ作りを実践しましょう。「ワークライフバランス」と言っても単に時間バランスだけとっても意味はありません。

 ビジネスパーソンは、顧客の要望を上回る成果を出しながらも、自分の時間をしっかり確保して、プライベートの充実と自分の付加価値を高めるための将来に向けた事故投資を両立する必要があります。

 本書は、しっかり結果を出しながらも、将来の自分価値を高めるための「時短仕事術」を紹介しています。人生の価値感管理から日常生活のタスク管理まで、生産性戦争に打ち勝つためのテクニック満載です。

  • 1時間目:残された時間を価値あるものに
  • 2時間目:仕事も人生もうまくいく! 理想の時間割
  • 3時間目:最少の労力で最大の成果を上げる知的生産の方程式
  • 4時間目:必ず目標を実現する! スケジュール&タスク管理術
  • 5時間目:集中力が劇的にアップする!すきまアクションとじっくりアクション
  • 6時間目:時短の達人が教える! 生産性を高める小さな習慣
  • 7時間目:ITを味方につけなければ、生産性戦争に勝てない!
  • 8時間目:最短で問題解決するための時短思考のツール
  • 9時間目:チームの生産性が飛躍的に高まる! 時短会議のススメ
  • 資料編:時短の達人になるためのチェックリスト

著者紹介 永田豊志(ながた・とよし)

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 知的生産研究家、新規事業プロデューサー。ショーケース・ティービー取締役COO。

 リクルートで新規事業開発を担当し、グループ会社のメディアファクトリーでは漫画やアニメ関連のコンテンツビジネスを立ち上げる。その後、デジタル業界に興味を持ち、デスクトップパブリッシングやコンピュータグラフィックスの専門誌創刊や、CGキャラクターの版権管理ビジネスなどを構築。2005年より企業のeマーケティング改善事業に特化した新会社、ショーケース・ティービーを共同設立。現在は、取締役最高執行責任者として新しいWebサービスの開発や経営に携わっている。

 近著に『知的生産力が劇的に高まる最強フレームワーク100』『革新的なアイデアがザクザク生まれる発想フレームワーク55』(いずれもソフトバンククリエイティブ刊)、『頭がよくなる「図解思考」の技術』(中経出版刊)がある。

連絡先: nagata@showcase-tv.com

Webサイト: www.showcase-tv.com

Twitterアカウント:@nagatameister


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