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» 2010年10月12日 11時27分 UPDATE

3分LifeHacking:自分の時間が侵食されていく…… オンラインカレンダーに潜むワナとは?

オンラインカレンダーアプリは便利ですが、気がつけば知らない予定がどんどん入り、自分の仕事する時間がない……なんてことはありませんか? 今回は、オンラインカレンダーを駆使する現代人が陥りがちなワナを取り上げます。

[Whitson Gordon(訳:松岡由希子),ライフハッカー[日本版]]
ライフハッカー[日本版]

 「Googleカレンダー」や「Zohoカレンダー」など、メジャーなオンラインカレンダーアプリには、自分のスケジュールをほかのユーザーと共有する機能がついていますね。会議や打ち合わせなど、複数の人々のスケジュールを調整しなければならないとき、参加者1人1人に確認しなくても、空き時間がオンライン上で一目瞭然(りょうぜん)なのは便利ですが、気がつけば、自分の知らない予定がどんどん入れられていて、自分の仕事する時間がない……なんてことはありませんか? こちらでは、そんな、オンラインカレンダーを駆使する現代人が陥りがちなワナについて、取り上げてみたいと思います。

image 出典:ライフハッカー[日本版]

 デザイン事務所「Mule」は、仕事の共有カレンダーが貴重な時間を奪い、仕事の生産性に悪影響を及ぼしていると主張。特に、会議や打ち合わせは、生産性の面で害になりやすいのですが、オンラインカレンダーがこれを助長してしまうと指摘しています。例えば、同じタスク、同じメンバーで、何度も繰り返される会議や打ち合わせは、タスクの成果をあげるために本当に必要なことでしょうか? 数々ある仕事の中で、会議への出席に多くの時間を費やしてしまうことは、生産的ではないかも……。

 労働時間が1週間当たり40時間として、これはアナタの時間。極論を言うと、事前のアジェンダも共有せずに、他人が断りなく、自分のカレンダーに会議などの予定を入れることは、アナタの貴重な時間を奪う行為ともいえます。

 この観点では、オンラインカレンダーの仕組みが「引き算」的というよりも「足し算」的になっているのも、課題の1つ。ほかのユーザーは、予定を「足そう」としてアナタのカレンダーにやってくることがほとんどでしょう。そして、予定が「足される」ごとに、アナタの時間は侵食されていってしまうわけです。

 では、オンラインカレンダーの仕組みを、時間ベースではなく、目標達成ベースでスケジューリングできるように変えてみるのはどうでしょう。すべての個々の予定は、目標を達成するためのものととらえて、これをカレンダー化するのです。この「Mule」の記事では、以下のようなカレンダーを提案しています。

image 出典:ライフハッカー[日本版]

 まずは、目標と納期を書き込み、これを達成するために必要な時間や情報・データを記入。そして、これらを実行するために、カレンダー上で時間配分をしていくのです。このようなカレンダーだと、ほかのメンバーとも「何をいつまでに達成しなければならないのか?」を共有することができて、よさそうですね。

 いかがでしたか?

 それほど重要でもない会議や打ち合わせが、知らず知らずのうちに雨あられ……という方は、オンラインカレンダーの公開を止めるという、強硬手段に出るのも一法かもしれませんが、見直すべき根本的な課題は、会議や打ち合わせのあり方。会議や打ち合わせを開催する際は、その目的や具体的なアジェンダを明確にし、必要な参加者だけを招集するといった、基本を徹底することが大切ですね。

 会議の効率化については、ライフハッカーアーカイブ記事「1時間の会議を45分に短縮するための5つの法則」や「まとめ:あくびのでるような会議にしないための10選」などもご参考まで。

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