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» 2010年11月18日 18時35分 UPDATE

3分LifeHacking:相手の負担を減らす3つのメール短縮テク

1通のメールに、3パラグラフ以上の文章があるとメールを読む気がしない……という人もいます。ですが、常にメールは簡潔にしなければならないというわけでもありません。メールを読む相手の負担を減らす工夫を3つ紹介します。

[Adam Pash(訳:的野裕子),ライフハッカー[日本版]]
ライフハッカー[日本版]

 1通のメールに、3パラグラフ以上の文章があるとメールを読む気がしない……という人もいます。かといって、常にメールは簡潔にしなければならない、というわけではありません。メールを読む相手の負担を減らすような、読みやすくする工夫が必要なのです。

 メールを読みやすくする工夫を説明する前に、この記事のポイントをまとめてみましたので、長文は読みたくないという方は、まずはこちらに目を通してください。

  • メールでは要点を簡潔に。
  • 可能であれば、メールの件名だけで用件を済ます。
  • よっぽどのことがない限り、メールは5行以内に抑える。

 要約すると以上のようになります。詳しいテクニックが知りたい方は、続きをどうぞ。

件名に用件を入れる

image 出典:ライフハッカー[日本版]

 普段、メールの件名をメール全体を表すような内容にしている場合は、件名を用件だけにするようにしてみてください。もし、メールの件名だけですべての用件が伝えられるようであれば、件名の最後に<以上>とつけて、そのままメールを送りましょう。

 これは、メールの件名に<以上>が付いている場合は、メールの用件は件名のみで、それに対して返信は要らないという意味で使います。例えば「今日のイベントは皆さんお疲れさまでした!<以上>」といった具合です。

 これはいわゆるローカルルールのようなもので、親しい人やルールを知っている人同士でのやり取りに使ってください。くれぐれも知らない人に突然送ったり、ビジネスメールで使うことのないようにしましょう。

メールは5行以内に抑える

image 出典:ライフハッカー[日本版]

 メールをもっと簡潔にしたいと思うなら、メールを5行以内に抑える「5行ルール」を自分に厳しく課してみましょう。英語で5行という意味の、その名も「five.sentenc.es」というサイトに、そのルールが載っていました。

問題

 返信したくなくなるような長いメールを受け取ると、メールがどんどん溜まっていって、受信箱があふれてしまう。

解決方法

 返信メールを、SMS(ショートメッセージサービス)のように、文字数制限があると思って書く。実際に文字数を数えるのは面倒なので、代わりに5行以内にする。

 「five.sentenc.es(5行ルール)」は個人的な決め事なので、メール相手やメールの内容にかかわらず、とにかく5行以内にすればOKです。至ってシンプル。

 このサイトでは、自分のメールがなぜいつも短いかの説明を省くために、自分の署名に「five.sentenc.es」のリンクを入れておくのもいい、とあります。また、もっと短くしたいのであれば、「4行ルール(four.sentenc.es)」でも「3行ルール(three.sentenc.es)」でも良いと思います。

どうしても長くなったら要約を付ける

image 出典:ライフハッカー[日本版]

 カメラマンでブロガーのDavid Friedman氏は、メールがあまりにも長過ぎるため、クライアントからメールが長くなる時は、「メールの最初に要約を付けるように」と忠告されたそうです。画像のようなメール要約フィールドが、Gmail Labsの機能に追加されるのはいつになるか分かりませんから、それまでの間は、自主的にこのアドバイスを取り入れてみてください。

 毎回メールを5行以内にするなんて、面倒だしバカバカしいと思うかもしれませんから、5行以内にできない場合は、このように要約するという手もあります。要約を付けることは、メールを読む相手にとって分かりやすくなるだけでなく、自分自身がメールで何を言いたいのかが明確になって良いですよ。

 いかがでしたか? 自分のメールはいつも冗長になりがち……という自覚のある人は、ぜひとも取り入れてみてくださいね。

 こういうテクニック論ではなくて、メールの文章自体を明瞭簡潔にしたい人は「メールは『わかりやすさ』こそ命! という基本コミュニケーション術 」なども、参考にしてみてください。

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