トップ10
» 2010年12月09日 20時50分 UPDATE

Biz.ID Weekly Top10:自作の電話メモで書類整理

書類整理やファイリングを効率化するには、電話メモにも気を配ってみるといいかもしれません。

[藤村能光,Business Media 誠]

 今回の1位は「iPhone/Androidユーザー注目、スマホ対応おすすめオンラインストレージ」でした。Dropboxを始めとしたオンラインストレージのユーザー数が増える中、スマートフォンからも使えるサービスをピックアップしています。


 トップ10でも、誠 Biz.ID編集部の特集企画「年末デスク整理術」関連の記事が目立っています。あと20日ほどで2010年も終わり。今年の仕事に思いを馳せながら、デスク周りの整理整頓をしている人も多いのではないでしょうか。

 先日、事務効率化コンサルタントのオダギリ展子さんのセミナーを聴講する機会がありました。詳細は「ポスト・イットで今すぐできる3つのかんたん書類整理術」に書きました。今回のトップ10では、書類整理に役立つオダギリさんのTipsを追加で紹介します。

 電話がひっきりなしにかかってくる職場で役に立つのが、「電話メモの工夫」です。電話メモも付せんと同じで、机の上の書類に埋もれて見当たらなくなったりすると思います。オダギリさんは、要らなくなったカラー用紙の裏紙で電話メモを作り、専用の箱に入れて、メモを立てて置いているそうです。

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 その際に「社長は青色、課長は黄色」というように、よく電話がかかってくる人ごとに電話メモを分けて作ってます。メモのカラーに合わせて、電話がかかってくる人のあて名をあらかじめプリントしておけば、わざわざ誰あての電話かを書く手間が省けます(参照記事「黄色い紙は自分用)。

 オダギリさんのかつての職場では、不要になったカラー用紙がたくさんあったそうです。ですがカラー用紙がない場合もあるでしょう。そんな時はモノクロの裏紙で電話メモを作り、専用のボックスに入れて立てておきます。そしてインデックスシールを使って、電話メモを渡す相手ごとに用紙を分けておくのだとか。カラーによる分類の役目をインデックスシールが担う形ですね。いずれにせよ、要らなくなった紙の資料を整理して、再利用するという点でもいい方法だと思います。

 オダギリさんは書類整理グッズの多くを自作しているとのこと。「自分で作ると愛着がわくし、楽しいから」だそうです。周りにあるものを使って、楽しみながらデスク周りをきれいにしていくことが、書類整理術の心得の1つかもしれませんね。

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