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あなたはメール党? グループウェア党?:社内メールの7つの課題――その先にある一歩進んだワークスタイル

メールは依然として、社内の情報共有における不可欠なツールだ。だがメールには「送り間違い」や「見落とし」など、円滑な情報共有をさまたげる7つの問題がある。こうした課題を解決できる可能性を持つのがグループウェアだ。メールを使い続けるか、それともグループウェアの仕組みを導入するか――アンジャッシュの動画を見ながら考えてみよう。

[PR/Business Media 誠]

 「社内の情報共有=メール」というビジネスパーソンは多いはず。だが、送信ミスが起こったりプロジェクト進行における意見の集約や調整には向いていなかったりするなど、ユーザーのニーズに完ぺきに応えられているわけではない。社内メールは、円滑な情報共有を阻害する7つの問題がある。

 それを克服するためには、メール以外のコラボレーションツールを選ぶという選択肢がある。その鍵を握るのがグループウェア。社内の情報共有環境を変え、新たなワークスタイルをもたらす可能性を秘めている。

 あなたはメール党? それともグループウェア党?――お笑いコンビのアンジャッシュ(メール党党首に扮する児嶋一哉さん、対するグループウェア党党首は渡部建さん)と一緒に考えてみよう。

メールの課題(1)取り消せない

 メールは一度「送信」ボタンを押してしまうと取り戻せない。送信直後に気づいても、相手のメールボックスから誤送信のメールが消えることはない。

 メールを使って飲み会の連絡をすることもあるだろう。担当者にメールをしたつもりが、同姓の社長に間違って送ってしまった。「仕事をしていないのではないか」と叱責されるのではないかと考えると、背筋が凍ってしまう。飲み会ならまだしも、重要なビジネスシーンの「ついうっかり」で生じたメールの誤送信は、取り返しのつかない事態を引き起こす。メールは簡単に操作できる半面、ちょっとした不注意がミスにつながってしまうのだ。

 ミスを防ぐには、件名や文面、あて先を何度も確認する必要がある。だが「ミスをなくす」ことに必要以上に手間を掛けるのは生産的ではない。「仕事でメールを使うのは危険」とするグループウェア党、「それでもメールを使いたい」とするメール党、あなたならどちらを支持するだろうか。

仕事でメールはあり? なし? お笑い芸人のアンジャッシュと考えてみよう

メールであて先を間違えてしまったら一大事だ。若手芸人にメールで仕事のダメだしをしたところ、それが明石家さんまさんに届いてしまったら……。アンジャッシュ児嶋さん驚愕!!

メールの課題(2)見落とす

 プロジェクトが佳境にさしかかると、進ちょくの連絡や仕様書の変更などがメールで飛び交う。だが、業務における重要なメールがスパムメールや直接の連絡ではないccに埋もれ、見落としてしまったことはないだろうか。

 1日何百通もメールが届くビジネスパーソンも少なくない。個人・チームを問わず、仕事における「重要メールの見落とし」は避けたいところだ。それでもメールを使い続けるか、関係者だけで情報を共有できスパムメールも来ないグループウェアを導入するか。アンジャッシュはどう考えているだろうか?

スパムメールやccによるメールの山から、重要なメールを探し出すのは至難の業。メール党のアンジャッシュ児嶋さんは、給与明細の連絡がほかの連絡に紛れ、探し出せなくなってしまったようだ

メールの課題(3)引き継げない

 メールによるやりとりは、関係者以外の人に引き継ぎにくい。

 あなたがあるプロジェクト担当の引き継ぎをする場合を想定してみよう。万全の準備をしたはずだったが、クライアントやメンバーからのふとした質問に答えられない。相手には「前任者には伝えたはず」と言われ、「聞いていません」とは口が裂けてもいえない。前任者は別プロジェクトを担当しており、連絡が取りにくい状態だ。

 メールはたいていの場合、どのメールがどれだけ重要かが分かりづらい。タイトルに【重要】と書いてあるメールばかり受信することもあれば、すべてのメールに重要フラグを設定して送りつけてくる担当者もいる。

 それに何かが決まるまでの過程を共有しにくい点も問題だ。前任者にプロジェクトに関連するメールを転送してもらったものの、度重なる引用や返信でタイトルから逸脱した議論メールになっている。当然、どれが重要な情報かが全然分からない。

 メールによるプロジェクト管理はこうした課題を抱えながら、今もなお多くの場面で活用され続けている。後からプロジェクトに参加した人でも、今までのやりとりを一覧でき、スムーズに議論を理解できる連絡機能を持つのがグループウェアだ。メールによる「引き継ぎの恐怖」をなくしてみてはどうだろうか。

アンジャッシュがコンビ解散!? アンジャッシュ渡部さんはこれまでのネタのやりとりを、新しい相方候補のボウズマンにグループウェアで伝えようと意気込む。何だかちょっと頼りなさげなボウズマン、果たして児嶋さんの役割を引き継げるのだろうか……

メールの課題(4)経緯を追いにくい

 メールによるディスカッションは、受信箱を未読メールで埋め尽くす。議論が進行中なら、メールを逐次読めば流れをつかめるが、議論から時間が経った場合は、あいまいな記憶を頼りにメールを見返さなければならない。

 「あの件はなぜ決まったのか」。検索しても、該当するメールが見つからない。詳細を覚えていないため、検索キーワードとメール本文がマッチしないのだ。かろうじて件名からメールを絞り込んだが、度重なる返信によって「Re:Re:Re:……」という返信記号が付いたメールが山のようにある。ここから確認すべきメールを発掘するのは、実に骨の折れる作業だ。

 また、仕事におけるメールの返信ラッシュも考えものだ。例えば5人がメールでプロジェクトの議論をしていたとしよう。「A案で決定しました」「スケジュールを再調整しました」――白熱する議論とともに、メールのやりとりがチャットのようになってしまった。5人が5回発言すると、受信箱には25通のメールが溜まる。あなたが外出先から戻ってくると、受信箱は未読メールの山に。1つ1つを読み返す気になるだろうか。

 こうしたメールのやりとりから、プロジェクトの流れを頭の中で再構築するのは難しい。もちろん、ほかのメンバーにメールを転送しても理解してもらえないのがオチだ。一連のやりとりを俯瞰(ふかん)できないという弱点を抱えているメールは、本当にオンラインのディスカッションに適したツールなのだろうか。

メールの課題(5)整理されない

 「もう1回メールしてください」

 必要事項の詳細をメールでリマインドしたのに、メンバーにこんなことを言われたことはないだろうか。彼の言い分は「メールを忘れていた」ということだった。

 メールによる情報伝達は、「伝えたつもりだが、実は伝わっていない」という状況を引き起こしがちだ。メールの整理にはフォルダ分けや振り分け設定が有効だが、自分に必要なメールだけを適切に仕分けるのは難しい。

 チームで仕事の成果を最大化するには、メンバーの情報整理スキルを考慮する必要がある。整理や分類に必要以上の時間を費やしてまでメールを使い続けるべきか、情報を整理してスムーズに共有できるグループウェアのような「仕組み」を導入するべきか。メールの整理が苦手な人は、一考に値するテーマだ。

「メールの整理整頓を怠ると、もう1度メールを送ってもらうというムダが生じるんです!」。ボウズマン、関西弁交じりで力説

メールの課題(6)集計できない

 メールの利点は一斉送信ができることだ。メール1つで連絡が完了するが、送り手にとってやっかいなのは、一斉送信のメールに対してバラバラと届く返信メールだ。「送信は一瞬、でも集計は一苦労」なのである。

 例えば、3日間の社内イベントの出欠をメールで確認する場合だ。1日当たりの参加人数を制限しており、1日ずつ均等に割り当てたい。そこで「参加可能な日」「不可能な日」「できれば避けたい日」を○×△で記載してもらうメールを200人の社員に一斉送信したところ、返信が届き始めた。

 大変なのはここからだ。メールを1通ずつ確認し、シートに集計する。その結果、希望日にばらつきがあり、定員オーバーの日が出てきた。すぐさま参加希望者のメールアドレスを調べ、日程変更の依頼をメールで送り、返信メールを再集計する。すると次はほかの日が定員オーバーに……。こんな状態は、もはや笑い話では済まされない。

 メールは一方的な通達に便利だが、意見の集約や調整には向いていない。担当者や関係者が増えれば増えるほど、メールの送り手の負荷が高くなる。これらの作業を効率化できれば、本業の時間確保にもつながるはずだ。

(7)添付できない

 提案資料の作り込みについつい精を出してしまい、プレゼンテーション資料のファイル容量が数十Mバイトになってしまった経験がある人も多いはず。これをメール添付で送る場合、添付ファイルはメールサーバであて先の数だけコピーが行われる。

 たとえ1つが20Mバイトのファイルでも、社員200人に一斉送信すれば、メールサーバが一時的に保存するファイル容量は合計4Gバイトになる。またファイルを添付したままメールをしていると、メールボックスの容量が数Gバイトあったとしても、あっという間に消費してしまうだろう。

 サーバの容量を使い果たすとメールが受信できなくなることもある。こうした事情から、添付ファイルやメールボックスの容量を制限している企業がほとんどだが、ユーザーは「もっと自由に情報を共有したい」と思うだろう。メールはこのような自然な願望を叶えるツールなのだろうか。

グループウェアで新しいワークスタイルを

 メール、それともグループウェア――社内の情報共有ツールとして、あなたはどちらを選ぶだろうか。もしメールを使う中で、これらの7つの課題のうち1つにでも直面しているのなら、業務と相性のいいグループウェアの導入を検討してみるべきだ。グループウェアはコラボレーションやファイル共有など、社内の情報共有を円滑に進めるさまざまな機能を搭載している。

image サイボウズ Officeシリーズの「メッセージ」機能を使えば、進行中の業務のやりとりを一覧できる。重要事項を記載しているメールをわざわざ探すようなムダがなくせる

 例えば進行中のプロジェクトにおいて、グループウェアの「サイボウズ Officeガルーン」シリーズの「メッセージ」機能を使えば、情報共有が楽になる。メッセージを受け取ったメンバーはメッセージに対してコメントを投稿でき、1つの画面ですべてのやりとりが一覧できるようになる。もちろんスパムメールは届かないし、返信メールの山に埋もれて重要な情報を見落とすこともなくなる。メンバーの追加や変更もクリック操作のみで完結でき、メンバーは議論の流れを一画面上で把握できるようになるのだ。

 また「ファイル管理」は、最大10バージョン前のファイルを確認したり、最新のファイルを間違って削除した場合も1〜10日の保存期間内なら復旧したりできる機能を備えている。頻繁(ひんぱん)に上書きされた添付ファイルをわざわざ探す苦労はなくなるはずだ。

 グループウェアはもはや「スケジュール共有だけのツール」ではない。社内の情報共有基盤となり得るツールなのだ。こうした利便性を社外のメンバーとも共有したい場合は、無料のWebグループウェア「サイボウズLive」を試してみてほしい。グループウェアは社内外の情報共有を円滑にし、メールによるやりとりを超えた新しいワークスタイル環境をもたらすだろう。


提供:サイボウズ株式会社
アイティメディア営業企画/制作:誠 Biz.ID編集部/掲載内容有効期限:2011年1月31日


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