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» 2011年03月11日 19時30分 UPDATE

あなたの不安、見積もります:GTDは「週次レビュー」と「週次スタート」を分ける

GTDで話題になるのが「週次レビュー」の問題。週に1回のレビューですが、これが結構な作業量になります。面倒くさくて続かない原因もこのレビューにありそう。そこで筆者は週次レビューを“小分け”してみました。

[佐々木正悟,Business Media 誠]

 GTDでよく話題になるのが「週次レビュー」です。私は全アクションの時間を見積もるタスクシュート方式で仕事を管理していますが、やはり「週次レビュー」に相当するものはあります。大がかりなタスク管理ツールは、週に1度くらいメンテナンスしてやらないと役に立たなくなってしまうのです。

 しかし「週次レビュー」はなんだか面倒くさくなってつい先送りにしたくなります。週に1度しかやらないことは、見方によっては「1週間分ためこんだレビュー」ですからね。どうやっていいのか忘れかけている上に、時間がとてもかかりそうで気が乗らなくなるのです。

「週次レビュー」の行程を書き出す

 こんな時こそ「小分け」です。そして「記録」です。週次レビューもまた小さく分けて、ステップごとにリストを作り、それを頭から順繰りにやっていけばいいわけです。

 そのように考えてみたところすぐに私の「週次レビュー」の問題に気づきました。「何をやればいいか」がはっきりしていなかった上に、やたらと大きなタスクだったのです。週に1度とはいえ丸2時間かけて「週次レビュー」をするつもりでいました。それではうまくいきません。

 「週次レビュー」に関して私の場合、大きく分けて2つやることがあります。

  1. その週の記録を見直す
  2. 来週以後の計画を立て直す

 1と2ではやることがだいぶ違います。1は過去に目をやり2は未来へ目をやること。もちろん1を参照しながら2を進めるということもよくありますが、1と2は分けられるのです。そこで分けてみました。金曜日の夜に1を。土曜日の朝に2をやることにしました。そうしたらあっさりとうまくいったのです。

「週次レビュー」から「スタート」を取り除く

 そこで、1の週次レビューはそのままでいいとして、2は「週次スタート」と名付けました。「週次スタート」であればやるべきことがかなりはっきりします。1週間分のタスクの見積もりを立てればいいからです。「週次レビュー」から「スタート」を取り除いたのが1です。結局そこでやっていることは、

  1. プロジェクトの整理
  2. 1週間分のライフログの見返し
  3. 終了したタスクの見返し
  4. その記録と整理

 といったところでした。こうするとレビューも計画も順調に進んで、時間も節約できるようになったわけです。

筆者:佐々木正悟

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 心理学ジャーナリスト。専門は認知心理学。1973年北海道生まれ。1997年獨協大学卒業後、ドコモサービスに派遣社員として入社。2001年アヴィラ大学心理学科に留学。同大学卒業後、2004年ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程に移籍。2005年に帰国。著書に、『スピードハックス』『チームハックス』のほか『ブレインハックス』、『一瞬で「やる気」がでる脳のつくり方』、『やる気ハックス』などがある。「シゴタノ!−仕事を楽しくする研究日誌」にて「心理ハック」を連載中。ブログ「ライフハックス心理学」主宰。


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