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» 2011年04月15日 09時00分 UPDATE

これなら続けられる!名刺管理術:アナログ派? それともスマホ派? タイプ別名刺管理一覧

春になって新しい部署に配属されたり、昇進して肩書きが変わった人も多いのではないだろうか。そんな変化を実感するビジネスツールの1つが名刺だ。人によっては数千枚の名刺を持っている人もいるが、そうなると大変なのが管理。挫折しないで続けられる管理術を考えたい。

[鷹木創,Business Media 誠]
st_dw01.jpg Biz.ID開始当初(2006年6月)の筆者の名刺。現在の名刺とは部署などが異なっている

 4月になって新しい部署に配属されたり、昇進して肩書きが変わった人も多いのではないだろうか。読者には、もちろん学生から新入社員になった人もいると思う。そんな変化を実感するビジネスツールの1つが名刺だ。

 名刺について、こんな調査結果がある。20〜40歳台の一般的な営業職は、1000枚以上の名刺をもらい、名刺探しの平均時間は1年で10時間超――。10時間を長いとみるか、短いとみるかは人それぞれだが、同調査による1枚の名刺を探す時間は平均3.6分だという。例えば資料を作ったり営業アポイントのメールを書いたりするような“作り物”をしているとき、短い時間とはいえ作業を中断する行為は避けたいところである。

 もちろん多くのビジネスパーソンは、もらった名刺をすぐ見つけ出せるよう、何らかの方法で管理しているはず。その一方、大量の名刺を管理するのをあきらめ、机の中に放置している人も多そうだ。筆者のようにいろいろな管理術を試しては挫折している人もいるだろう(筆者の場合は単なるズボラなだけかもしれないが)。

 今回の特集「これなら続けられる!名刺管理術」では、そんな筆者のような人でも続けられるような名刺管理術を考えていく。

名刺管理、あなたは何派?

 まず考えたいのが「どんな管理術が自分に合うかどうか」。名刺は仕事や人によって管理する手法が千差万別。これを1つのやり方に統一するのは無理がある。性格に応じて、できそうな方法を考えてみよう。

  • コツコツ派:1度にやらず、毎日数分から数十分名刺整理の時間を取ってスキャンするタイプ。時間がかかるので、飽きっぽい人は挫折するかも。
  • 大掃除派:期末の大掃除の時期などにまとめて整理する。名刺管理の大多数がこのタイプみたい。ただ、期末が忙しいとやるタイミングを逸する恐れあり。
  • 引っ越し派:大掃除派の1つ。引っ越しのタイミングで整理する。引っ越しのない会社や部署だとあまり関係なさそう。
  • 異動派:異動のタイミングで整理する。大掃除派の1つ。異動前後であまりに仕事の内容が違う場合、前の部署で関係していた人たちの名刺をばっさり廃棄できたりするみたい。でも、それほど異動のない人には無関係。
  • 新しい名刺から派:最近増えてる新しい名刺から派。最近使った名刺から電子化するという意味では合理的かも。
  • 新しい名刺だけ派:新しい名刺から派の1つ。古い名刺は無視か、廃棄。割り切りタイプで男らしいかも。
  • “クラウド”派:すべての名刺を廃棄して、そのつど同僚に聞いたり、相手に直接たずねたりする。名前は今風だけど、ちょっと極端かも。

 このほか使うツールによっても分けられそう。

  • アナログ派:いわゆる名刺ファイルやローロデックスのような従来からのアナログ手法で管理するタイプ。保存できる枚数の上限が物理的に制限されるので、あまりに名刺交換の頻度が高いと破たんしがち。
  • スキャナ派:ドキュメントスキャナなどを活用するタイプ。電子化するので管理できる枚数が飛躍的に向上するのがメリット。一方、大量の名刺を管理するための検索機能がポイントになり、OCR(自動文字認識)処理の精度によっては自分で名刺情報を入力せざる得ない。
  • スマートフォン派:最近勢力を急速に拡大している一派。iPhoneやAndroid端末に付いているカメラ機能やアプリケーションを使い、名刺を撮影して保存する。アプリによっては高精度のOCR処理も可能で、端末の通信機能を活用してクラウドサービスに連係できることがメリットだ。一方、どうしても1枚ずつの撮影になってしまい、大量の名刺を一括処理するのには向かない。
st_ds01.jpg ドキュメントスキャナ。左がPFUの「ScanSnap S1300」、右がキヤノンマーケティングジャパンの「imageFORMULA DR-150」
st_pitrec04.jpg キングジムのデジタル名刺ホルダー「PITREC(ピットレック)」も人気だという

次回からは事例などを紹介

 それぞれにメリット・デメリットがあるのがお分かりになったと思う。次回以降は名刺管理のTipsや業界や職種に応じて名刺管理のベストプラクティスとなる事例を紹介していく予定。もし「こんなやり方がある」「どうしても名刺管理ができない」などのご意見・ご感想があれば記事にて取り上げたいと考えている。随時Twitterなどでお知らせ願いたい。

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