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» 2011年04月27日 17時37分 UPDATE

これなら続けられる!名刺管理術:名刺屋さんの名刺管理術

エーワンの広報をハナぴよさんのリポート。“名刺屋さん”として、エーワン社員にインタビューしてくれました。気になる名刺管理術はいかに。

[竹之内ハナ,Business Media 誠]
誠ブログ

 エーワンの広報を担当しているハナぴよです。エーワンといえばラベルのイメージですが(たまに会社名じゃなくてラベル屋さんと呼ばれることがあります……)「マルチカード」という名刺作成用紙も扱っています。

 今回は名刺活用術として、ラベル屋さん改め“名刺屋さん”として、エーワン社員にインタビュー。トップ3は以下の通りに。

  1. 名刺フォルダに入れるだけ
  2. もらった日付を記入
  3. とりあえず会社ごとにファイリング

 なんと! みんな意外と管理していなかったのです。「これじゃあ、ネタにならない〜」ということでさらなる“攻撃”に出たところ、面白いやり方がいくつか出てきたので、紹介しましょう。

相手の名刺を汚さずに管理(企画職・女性の場合)

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 今回のインタビューでも2位に入った「もらった日付を入れる」。実践している人も多いのではないでしょうか。日付だけでなく、相手の特徴を覚えるために「どんな顔だったか」「どんな仕事に関わっているか」「用件」などを書き込むこともあると思います。

 でも名刺によっては、書き込もうと思っても相手の情報が満載過ぎて書き込むスペースがない場合や、紙がつるつるでペンでは書けない場合もあります。そんな時はラベルに記入して貼るのがおすすめです。

 ラベルを貼ってしまうと見えないので、はがせるタイプの「ポスト・イット ラベルシール 手書き用」を使っています(強粘着タイプなので、貼り付けた素材によっては粘着剤が残ったり、表面をいためる場合がありますが、たいていの名刺は大丈夫。名刺の端っこのほうで粘着具合を試してみるといいかもしれません)。

 商談時に相手の名刺に直接書き込むことはできないので、手帳にラベルを忍ばせて、ラベルにメモをしておくと後から貼るだけで簡単です。会社に戻ってから思い出して書く、という時間の短縮にもなります。


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自分ルールのインデックスをつける(マーケティング部・女性の場合)

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 最初に名刺ファイルをキレイに名前順で作っても、名刺は後から後から増えるもの。そんなときは差し替え式の名刺ファイルがいいのですが、差し替えようと思った時にまたあいうえお順に探す手間になるので、インデックスラベルがおすすめです。

 このインデックスラベルも自分なりのルールで作るとより管理しやすくなります。面白いのが、飲食店カードファイル。エリア別に飲食店のカードにインデックスを付け、今夜飲みに行く場所を決めるそうです。普通の名刺以外も楽しく管理できそうですね♪

 インデックスの作成が面倒な人には貼るだけで簡単な自分ルールインデックスができる「アットマーク インデックスマーカー」を使ってもいいでしょう。飛び出ないインデックスで、色分けできるので業務別など自分ルールで検索可能です。


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名刺管理で営業カバンを軽量化(営業職・男性の場合)

 営業の場合、名刺がたくさん入ったファイルがずっしり――なんてことも多いはず。紙って重いんですよね。そこで、10枚の名刺をコピー機に並べてそのままコピーすると、10枚の名刺が1枚のコピー用紙に!

 A4サイズの普段持ち歩くファイルにも入るので、とてもスマートに持ち運べます。また、自分の名刺はシート状で持ち歩くと、名刺入れに入らない枚数の名刺をスマートに持ち歩くことができます。

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ちょっとオモシロ管理

 このほかにもこんな“管理術”を聞きました。

  • メガネシールを自分で作って、メガネの人の名刺に貼ります。いつもよりパッと顔が思い出しやすくなるかも?
  • 会った人の顔写真を撮って、「写真シール」で印刷して名刺に貼り付け。絶対顔は忘れない!

 ――などなど、時間と根気があればできそうですね。


 以上、名刺屋さんの名刺管理術調査結果でした。いかがだったでしょうか。管理しなきゃとか難しく考えず、楽しんでできるようになるといいですね。営業部門、内勤部門など仕事のスタイルによって管理の仕方も人それぞれ、誠 Biz.IDの記事や誠ブログを参考に自分のやりやすい方法が見つかりますように!

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※この記事は、誠ブログ「一人前の広報を目指す! ハナぴよの『ぴよぴよ成長期』 名刺屋さんの名刺管理術。」より転載しています。

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