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» 2011年09月01日 10時00分 UPDATE

勤怠管理ASP「KING OF TIME」で効率化:(紙の)勤怠管理、やめました

勤怠管理というと、いまだにタイムカードを使っている会社は多い。だが、紙の勤怠管理は手間が増えるなどデメリットが多いようだ。月額300円で利用できるクラウドサービスのメリットを紹介しよう。

[PR/Business Media 誠]
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 勤怠管理というと、筆者が大学を卒業したてに入った会社ではタイムカードを使っていた。2001年ごろである。あれからずいぶんIT化が進んだが、いまだに紙のタイムカードを使っている会社は多い。特に中小企業や、大企業でも店舗や工場などの多い業態ではその傾向が強いのだ。

タイムカードはもはや“負担”

st_kt01.jpg 携帯電話で打刻できるシステムもある

 タイムカードはある種伝統的で分かりやすい仕組みだが、改ざんが容易だったり、PCで管理するとなるとタイムカードの打刻時間を転記しなければならなかったりと、何かと手間がかかる。そんなタイムカードに変わって注目を集めているのが、デジタルの勤怠管理システム。指紋をセンサーに当てて出退勤をチェックするシステムなども登場しており、誰かが代わりに打刻することは不可能で、改ざんも防げる。また出退勤データの打刻ミスも少なくなるし、PCへの転記ミスは原理的になくなるだろう。

 ホテルオークラエンタープライズでは、タイムカードを使う従業員約1000人の給与計算を、3人の担当者が手作業で行っていた。1カ月のタイムカードをどれだけ早く入力したとしても1分はかかると仮定すると、16時間は必要だ。3人で分担しても1人当たり5時間半以上の1日仕事になる。月末など締切仕事が立て込む中、このコスト負担は無視できない割合だ。同社ではあるサービスを使って、勤怠管理業務を効率化したという。

 また、全国規模でアミューズメント施設を運営するタイトーでは、同じサービスを使うことで3500人約200店舗の勤怠管理を合理化。年間500万〜600万円程度のコストを削減したという。

月額300円のクラウド型「KING OF TIME」

 気になるこのサービスが、クラウド型の勤怠管理サービスである「KING OF TIME」。先ほどのデジタルのメリットにプラスして、クラウドならではのメリットもうれしい。例えば、価格だ。“時間の王様”という仰々しい名前とは裏腹に、利用者1人につき月額300円と手軽な料金設定している。

 本格的な勤怠管理システムを導入するのには、導入コストが高い、操作が難しいなどの障壁があった。専門的なスタッフのいない中小企業では導入をためらう会社も多いという。だが、KING OF TIMEならリーズナブルな価格と、クラウドサービスならではの導入の手軽さが特徴なのだ。

 Webを通じて入力するため、本部側で全従業員を管理できるようになるのもクラウドのメリット。残業時間や異常な数値はすぐ分かるように表示するだけでなく、必要なタイミングで人件費の概算も算出できる。こうしたデータは、もちろん来期の予算組みにもいち早く反映できるわけだ。

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 さらにWebを通じてどこからでもアクセスできるため、各社員が知りたいときに自分の勤怠状況を瞬時に確認可能。打刻忘れなどの申請承認も一元管理できるので、管理コストは激減するという。クラウド型なので、人員増にも柔軟に対応可能だ。ある会社のケースでは、社員が300人から500人になっても人事部の人数は導入前と変わらずに業務を遂行している。

 KING OF TIMEの特徴はこれだけではない。これまで高価なシステムでしか対応していなかった、指の静脈認証や指紋認証などの生体認証をはじめ、FeliCaカードや携帯電話による打刻にも対応。会社ごとにやりやすい方法を選べるようになっている。

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金銭面でのメリットだけではない

 KING OF TIMEを提供するヒューマンテクノロジーズによると、時給1000円のアルバイト30人で3店舗を運営している会社の場合、KING OF TIMEを導入することで年間で70万円以上のコスト削減になるという。

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 業務改善の視点からもメリットがある。タイムカードでは間違えもあるし、転記する管理の面倒さから1日に何度も打刻するようなことは現実的ではなかった。しかし、そうした面倒を克服できるデジタルの勤怠管理システムであれば、1時間ごとの10分休憩も時間や労力を増やさずに簡単に記録できる。

 こうしたデータから、実労働時間を分刻みに分析し、所定時間を超えている部署の作業手順を変えるなどの業務の見直しに活用できたり、作業実績がすぐ分かるため、適正な残業の指示・指導ができるようになったり、カイゼンの例は枚挙にいとまがない。

 30日間無料体験も可能。今すぐ以下のフォームで申し込みをして、ぜひKING OF TIMEのメリットを実感してほしい。

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提供:株式会社ヒューマンテクノロジーズ
アイティメディア営業企画/制作:誠 Biz.ID編集部/掲載内容有効期限:2014年8月31日