名刺管理と顧客管理はクラウドでやる：SkyDeskでオシゴト（1/2 ページ）

SkyDesk連載の第2回。今回はセールス系アプリである名刺管理の「Cards」と顧客管理の「CRM」を使ってみる。

[鳴海淳義，Business Media 誠]

　前回に引き続き、富士ゼロックスが提供するクラウドサービス「SkyDesk」を紹介する。SkyDeskはグループウェアにリアルタイムコミュニケーションとOfficeスイートを組み合わせ、1アカウントですべてのアプリを横断して利用できるようにするというサービス。その基本機能は前回記事を見ていただくとして、今回は高機能なセールス系アプリについてリポートする。

iPhoneアプリで名刺を即取り込み

　SkyDeskのセールス系アプリは名刺管理の「Cards」と顧客管理の「CRM」だ。ちなみに筆者は記者という職業柄、名刺管理はせざるを得なかったが、顧客管理はいまいちピンと来ていない。名刺管理と顧客管理がどのようにつながるのか、SkyDeskのお手並み拝見である。

　それではさっそくCardsで名刺管理をしてみよう。このCards、いきなりだがiPhoneアプリ版の「SkyDesk Cards」が素晴らしいのだ。カメラで名刺を撮影すると、そのままSkyDeskに名刺情報を登録できるのである。しかも自動でOCR（光学式文字読取装置）の処理をかけて、テキスト変換してくれる。

　試しに、以前もらっておいた誠 Biz.IDのT編集長の名刺を取り込んでみよう。アプリを立ち上げて「新規追加」を選ぶと、カメラを起動できる。名刺を片手に持って、まず表面を撮影。適当にシャッターボタンを押しただけだが、取り込まれる名刺画像はきちんとトリミングしてくれる。

Tさんの名刺をiPhoneアプリで撮影して取り込んだ。名刺の言語や余白の切り取りなどが設定可能

　ここはコピー機大手の富士ゼロックスらしく、高精度なスキャンが可能だ。名前、会社名、メールアドレス、電話番号などの欄が自動的に埋まるのは気持ちいいぐらい。思わず次の名刺をスキャンしたくなるほどだ。電話番号をクリックするとそのまま電話がかけられるのも当たり前と言えば当たり前だが、キチンと作っている感じがうれしい。

　このCardsの面白いところは保存できる名刺の枚数を50枚に制限しているところだ。50枚と言えば、できる営業担当者の場合1週間もあれば一杯になってしまうくらいの枚数である。だが、使ってみるとそれだけあれば十分なことが分かった。

　筆者はEvernoteで1000枚以上の名刺を管理しているが、そのすべての名刺を常に必要としているわけではない。1つのプロジェクトの最中、常に必要とする名刺など、せいぜい10枚程度だろう。今回のSkyDeskのレビュー記事企画に至っては、やり取りが必要なのは筆者と誠 Biz.IDのT編集長のわずか2人である。もちろん職種にもよるだろうが、常に50枚もの名刺を見ながら仕事をするという人の方が稀かもしれない。

　ということで筆者のSkyDeskには、進行中の仕事に関わる最低限の枚数だけ登録しておくという使い方にした。仕事の案件ごとに名刺を登録したり、削除したりすれば、素早く検索できる。

　使わなくなった名刺情報は、これまでにもらった大量の名刺と一緒にEvernoteに移して保管しておく。もし必要であればその都度、引っ張ってくればいいだけだ。実際に使ってみると、50枚という制限は意外にも作業効率化に貢献してくれた。

　1年分の名刺を貯めこんでからスキャナーで一気に読み込むのは大仕事。名刺を交換したらSkyDesk Cardsですぐに撮影する癖をつけておくと、あとで楽ができる。筆者も今後は、新しくもらった名刺はSkyDesk Cardsでマメに取り込もうと決心した。

PC版は一括登録が便利

　PC版のCardsアプリにも触れておこう。こちらは一括登録が便利だ。名刺のJPG画像をZIP圧縮すると最大10枚まで一括でアップロードできる。もちろんOCR処理も行い、名前や住所などをテキスト化してくれる。

　iPhoneアプリで登録した名刺とPCで登録した名刺は自動で同期する。iPhoneで登録した名刺はPCで確認できるし、またその逆も可能だ。

PC版CardsでTさんの名刺を閲覧。名前の読み方が間違っているケースもあるが、それ以外は正確

住所も正確に読み込んだ

　また組織グループのメンバー同士であれば、各々がもらった名刺をグループで即座に共有できる（この共有設定はPCからのみ）。名刺情報を選択し、共有したいグループを割り当てるだけだ。ただし名刺の共有はセキュリティへの配慮が必要であるため、個人グループではなく「組織グループ」のみ可能となっている。

PC版では名刺情報の共有設定を行える（組織グループのみ）