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» 2011年09月29日 10時00分 UPDATE

3分LifeHacking:自分に合った生産性向上システムを構築しよう! (1/2)

生産性を上げるための努力は惜しまないのに、イマイチ成果が出ない……。そんな人のために最も定評のある生産性システムと、メソッドの選び方、自分に合う生産性システムの構築法を紹介します。

[Alan Henry(訳:伊藤貴之),ライフハッカー[日本版]]
ライフハッカー[日本版]

 皆さんは、生産性を向上させるためにどのようなことを行っていますか? 周囲の人たちに尋ね回り、仕事術に関する書籍を読みあさり、効率的な作業をサポートするアプリを次から次へとダウンロードしたかもしれません。

 今回はこれまで為した方法が「どれも役に立たなかった……」と感じている方へ、最も定評のある生産性システムと、メソッドの選び方、自分に合った生産性システムの構築法を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

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 もし、あなたが自身の生産的向上を実現するための行動よりも、生産性テクニックについて調べたり試したりすることに時間をかけているのだとしたら、それは少し遠回りです。ライフハックに興味があるということは、生産性の向上に関心があるに違いありません。だからといって、他の誰かのやり方をそっくりする必要はないのです。

 生産性を向上させるにはさまざまテクニックがありますが、これ1つで全てOKという解決策は存在しません。今回紹介する生産性テクニックは、全て使っても、一部だけ使っても、全く使わなくてもOKです。ご自分のワークフローに合ったものを組み合わせて使ってください。

タスクマスターのために:GTD(Getting Things Done)

 「GTD」は、David Allen氏が著書『Getting Things Done』の中で提唱したメソッドです。GTDでは、プロジェクトや日々の仕事を円滑に行う一番いい方法は「頭の中にあることを全て、できるだけ迅速に紙などに書きだすことだ」と言っています。そうすることで、やるべき仕事が整理しやすくなり優先順位も付けやすくなるからです。

 さらに、優先順位と所要時間によってタスクを整理することも提案しています。また、すぐ終わりそうな仕事はすぐに取り掛かり、大きなプロジェクトはすぐできる仕事に分解すべきだともいっています。

注目すべき点はどこか?

 GTDは少し教義的なところがあります。GTD信奉者は「この方法論を断片的に採り入れるべきではない」と言うでしょう。また「本を完全に読み終わるまでは何もすべきではない」とも言うでしょう。これは、GTDの全てを理解するようにというアドバイスでしょうが、かといってテクニックの一部を自由に取捨選択してはいけないわけではありません。

 例えば、GTDが提唱する大きなプロジェクトをシンプルな一口サイズのタスクに切り分けるアプローチは、どのような仕事にも適用できます。本を全て読んでからでないと実行できないわけではありません。

 プロジェクトの大きさに圧倒してしまったり、ToDoが曖昧かつ未定義なせいで、できることもできなくなってしまう……という事態は避けるべきです。大きなプロジェクトを一口サイズのタスクに分解し、できるものから取り掛かりましょう。まず、これら一口サイズのタスクを難易度と必要な労力によって整理し、重要なもの、すぐにできるものを優先しながらワークフローを組み立ててください。

 また、GTDは仕事をドキュメント化することにも重点を置いています。専用のプロジェクトマネジメントツールであれ紙と鉛筆であれ、ツールに関係なくやるべき作業を思い出せる形できちんと記録しておくことが大切です。

どんなツールを使うべきか?

 GTDは「ツールにこだわらない」を強調しています。事実、GTD信奉者は「特定のツールに頼るべきではない」と言うでしょう。この場合、彼らの言うことは正しいです。GTDは、あなたの頭の中にある仕事を一度外に出して、何らかの形式に移し換えることに重点を置いています。どのツールを使うかよりも、まずこの移し換えを始めることが大事なのです。

 GTDのような方法論には紙と鉛筆がぴったりですが、よいツールもあります。Webアプリケーションなら、「Remember The Milk」「Toodledo」「Nozbe」「Producteev」「LazyMeter」などです。インストール型のアプリケーションなら、Android向けのアプリ「Todo.txt」、Mac向けの「OmniFocus」「Things」、Windows向けの「Koi」などがあります。

時計ばかり見ている人には:Pomodoroテクニック

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 もしあなたが短時間に集中するタイプで、時計の音も気にならないと言うなら「Pomodoroテクニック」がオススメです。これは生産性テクニックというより、時間管理テクニックです。そのアイデアは、1つのタスクを決められた時間に集中して行い、短い休憩を取るというもの。これを1日数セット行い、適宜長い休憩を取ります。厳密には、25分間作業して5分間休憩。これを1セッションとし、数セッションごとに長い休憩を取るようにするのです。

注目すべき点は?

 Pomodoroテクニックは、人間の脳がマラソンよりも短距離走に向いているという考えに基づいています。時間を区切って短い時間に集中した方が、質の高い仕事ができるということです。

 Promodoroテクニックのポイントの1つは、タスクの所要時間を見積もらなければならないことです。うまく運用するには、全体の仕事を決められた時間内に完了できるだけのタスクに分けておく必要があります。どんな生産性テクニックにおいても、作業時間を正確に見積もるスキルはとても重要です。あなたの「受け皿」がいつ空になるのか、また、いつオーバーフローするのかを把握しましょう。また、今自分がオーバーワークになっているのか、まだ余裕があるのかを自信をもって言えることも大切です。

 もう1つのポイントは「気を散らさないで仕事をする」ことに重点を置いている点です。言うはやすく行うは難しですが、実際に25分間しっかり集中するには気が散る要素をすっかり取り除くか、最小限に抑えなければいけません。そうでなければ、予定通りの仕事がこなせずにガッカリすることでしょう。仕事環境をできるだけ気が散らないように整えることは、どの方法論でも重要です。どこでも適用できることですが、とりわけPomodoroテクニックにおいては、決定的に重要だということを忘れないでください。

 最後に、Pomodoroテクニックでは、モチベーションアップとトラッキングのために、仕事の成果を記録することにも重点を置いています。GTDのように頭の中のToDoを紙に書きだすというよりも、作業終了時点で完了した仕事の成果を記録することに重点を置いています。そうすれば、定例会議や上司への報告資料の作成、プロジェクトの進捗把握などにも役立ちます。さらに、一日の終わりに成果の記録を見て「やった! 今日はこんなにやったぞ!」と言えることは悪くないですよね。

どのツールを使えばいいの?

 Pomodoroテクニックの核となるツールはタイマーです。実際「Pomodoro」という名前はイタリア語の「トマト」から来ているのですが、これは、このテクニックの考案者であるFrancesco Cirilloが、ワークセッションの25分間と休憩の5分間を測るためにトマトの形をしたキッチンタイマーを使っていたからに他なりません。

 結局のところ、あなたのワークフローにPomodoroテクニックを導入するために必要なツールは、タイマーだけです。キッチンタイマーでも、デスクトップアプリでも何でも構いません。また、このテクニックが重視する「気を散らすものを最小限に抑える」という思想から生まれた「PenZen」や「Q10」のようなライティング(またはコーディング)ツールもあります。

どこでも誰でも使えるアラカルトTips

 生産性システムを構築する際には、既存の方法論やテクニックだけに頼らないようにしてください。ここでは、日々のルーチンに簡単に適用できて効果のある生産性向上のTipsとテクニックを紹介します。

アラームを怖がらない

 Pomodoroテクニックは、タイマーとアラームのおかげでタスクへ集中したり、休憩を取るタイミングが分かります。Pomodoroテクニックを使わない場合でも、タイマーとアラームを怖がらないでください。定期的に短い休憩を取ることは、脳の機能を向上させるだけでなく、健康にとっても大事なことです。始業や終業、お昼休憩を取るとるタイミングなど、適用しやすいところからアラームを活用してみましょう。

 慣れた仕事であれば、タスクに集中するためにアラームを使うことは障害にならないでしょうし、長い目でみれば、生産性の向上に役立つことが分かるはずです。

安定した睡眠

 多くの人が、よりたくさんの仕事をするために睡眠時間を削っている昨今、毎日同じ時間に寝て同じ時間に起きることは非生産的に見えるかもしれません。しかし、事実は全く逆です。心身ともに十分な休息がとれていれば、より質の高い仕事ができるようになります。

 十分な睡眠が取れていれば、仕事中に睡魔に襲われて苦しむこともなく、どれぐらいの時間を仕事に割けばいいのか、正確に分かるようになるでしょう。「睡眠」はどの生産性テクニックでも厳格に扱われていませんが、大変重要な要素です。

全てをスケジュールしておく

 タスクに集中するためにタイマーを使うのと同様に、なるべく気が散らないようにするためには全ての仕事をスケジュールしておくことも有効です。メールの処理などの日常業務の時間をカレンダー上であらかじめ確保しておきましょう。既にカレンダーに確保されているわけですから、いざ作業というときに時間を慌ててひねり出すことが不要になります。

 また、次の2つの効果も期待できます。1つ目は、重要なプロジェクトにおいて未読メールや日常業務を処理するための時間がきちんと確保されているかが確認できること。2つ目は、あなたのカレンダーを職場の同僚たちにシェアしておけば、仕事するはずの時間に会議を入れられてしまった……などの事態を防げることです。

気を散らすものを最小限に抑える

 気を散らすものを最小限に抑えるためには、仕事をスケジュールしておくことに加え、仕事環境から気を散らす要素を閉め出すことも重要です。気を散らすものを避けるためのツールは既に紹介しましたが、オフィス環境が騒がしいのであれば、ノイズキャンセリングのヘッドフォンの購入を検討しましょう。

 もし家の方が集中できるなら、在宅勤務も検討してみてください。いかに上司を説得して在宅勤務を許可してもらうかという課題もありますが、オフィスよりも家の方が集中できるので、というのはよい理由になるかもしれません。

 邪魔をしてくる同僚が唯一の障害ではありません。電話のベル、電子メールのアラート、TwitterやFacebookのダイレクトメッセージなども生産性キラーになり得ます。年がら年中そうしている必要はありませんが、集中するときは電話のベルをOFFにし、インスタントメッセンジャーやTwitterクライアント、電子メールアプリなども閉じておきましょう。朝と晩しかメールはチェックしない! というほど厳密にやる必要はありませんが、集中タイムぐらいは気が散るものをシャットアウトしましょう。

シングルタスクを学ぶ

 マルチタスキングは敵です。たとえそれが世界中のオフィスで高い評価を得ていたとしてもです。いかなるプロジェクトにおいても、生産的であるための鍵はシングルタスクを学ぶことです。

 これは、外からの要求にいつでも対応できるように頑張ることではなく、外からの要求に対応する時間と、自分の仕事に集中する時間との使い分けを学ぶことでもあります。

 また、あなたに対して常に対応可能であることを期待してる人々にもうまく合わせながら、いかにやるべきことを取捨選択するかということです。同時に、集中すべきときに集中するという原則をいかに守るか、ということでもあります。もちろん、必要なときにNOと言うことも重要です。

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