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» 2011年11月04日 11時00分 UPDATE

説明書を書く悩み解決相談室:「説明書が書けない」悩みにお答えします! (1/3)

本連載では「説明書を書かなければいけないのにうまくいかない、誰か助けてくれえ!」と悩みを抱える方の相談に、文書化能力向上コンサルタントの開米がお答えします。

[開米瑞浩,Business Media 誠]

 「説明書」というと、読むのも書くのも苦手という方が多いのではないでしょうか。まあそれは当たり前の話で、例えば家電製品を買ったときについてくる説明書など、必要に迫られてやむなく読むことはあっても、読まずに済むならそれに越したことはありませんよね。まして、自分でそれを書くのはもっと苦手なのが普通です。

 しかし現代のビジネス社会では、説明書を書かなければならない場面は増えつつあります。例えば、こんなシーンに心当たりはありませんか?

  • 上司に他社の新商品の特徴についてリポートを出すよう求められたが、一生懸命書いてみたけど「なんだかよく分からない」と言われてしまった
  • 同じ部署の新人にある仕事をやってほしいので手順書を作って渡したが、一部に誤解があってトラブルになってしまった

 片方は「リポート」、もう1つは「手順書」という名前が付いてはいても、どちらにしても何かを「説明している文書」です。こうした、説明の必要な場面が現代の企業社会では増え続けています。ということは、避けて通るわけにはいきません。

 ……なんてことを書くと、

 「いやそれも分かっちゃいるけどさ……どうにもこうにもうまくいかないんだよね……」

 という溜息が聞こえてきそうですね。実は筆者は社会人向けの「文書化能力向上コンサルタント」として企業研修をしている関係で、このような悩みを耳にすることがよくあります。

 そこで企画したのが、今回から始まる新連載、実務者のための「説明書を書く悩み解決相談室」です。「説明書を書かなければいけないのにうまくいかない、誰か助けてくれえ!」と悩みを抱える方の相談に、この私、開米瑞浩がお答えします! 読者の皆さんからの質問・相談大歓迎!

 ちなみに実務者というのは、「説明書を書くライティングのプロではなく、個別業務のプロ」という意味で使っています。世の中には「説明書を書くプロのライター」も存在しますが、実際のビジネス現場では「ライターに頼むほどの量はないし余裕もない、実務者が自分で書かなければいけない」という場面が多いのです。

 かといって個別業務の実務者はライティングの細かなノウハウは持っているはずもないので、なかなかうまく書けません。ノウハウを一から勉強して完全に自力でできるようになるには長い時間がかかるのが普通で、非現実的です。

 でも実は、ちょっとした説明書は、ちょっとしたヒントがあれば一気に書きやすくなることが多いものです。実務者が現場で書かなければならない説明書は大抵半ページ〜数ページ程度の短いものが多く、似たような事例を中心とするちょっとしたヒントがあれば、それだけで「あっそうか、こう書けばいいんだ!!」と、あっさり解決してしまったりします。

 ちょっとしたヒントがあれば楽になるのに……

 つまり、説明書(原案)に対して、もしそれにドンピシャリの「ちょっとしたヒント」を数分で出せる相談役がいれば、実務者の説明書を書く悩みが一気に解消されるんですね。

 というわけで、そんな「ちょっとしたヒントを出せる相談役」になることを目指して企画したのがこの新連載。毎回、具体的事例をベースにお悩み相談を提供していきますので、1つでも皆さんの参考になることを願っています。なお、読者の皆さんからのご相談もお受けしますのでご希望の方は当記事末尾をご覧ください。

 それでは早速ですが最初の相談者をお迎えしましょう!

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