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» 2011年11月25日 10時30分 UPDATE

3分LifeHacking:大量メールの悩みを解消する10の方法 (1/2)

受信トレイから未処理のメールがなくならない――こうした大量のメールに悩まされているアナタに今すぐできる10のメール整理術を紹介します。

[WHITSON GORDON(訳:松岡由希子),ライフハッカー[日本版]]

 職種・業種を問わず、現代のビジネスパーソンはメールのやりとりに多くの時間を費やしています。メールに対応している間に別のメールを着信し、エンドレスに陥ることも……。「受信トレイから未処理のメールがなくなる日は永遠の来ないのでは?」とすら感じることもありますよね。そこで今回は、大量のメールをうまく管理する方法として10のポイントを挙げてみました。

1.メールクライアントの機能をよく知る

 メールを効率よく整理したいなら、自分が使っているメールクライアントをよく知ること。Gmailユーザーなら「Gmailに学ぶ――大量のメールに振り回されない基本テクニック」を参考にしてみてください。「Gmail Labsに階層ラベルとプレビューの機能が登場」などで紹介したGmail Labsの機能を取り入れるのも一法です。OutlookThunderbirdについても、これまで関連する記事を公開してきました。

2.メール作成は時間をかけすぎず、シンプルに

 メールにさく時間の多くは、メールの作成とメールの前後関係を読み解くことに当てられています。「文章は明確かつ簡潔にし、前後関係を分かりやすく、次のアクションに移せるように整理して書く」といった習慣を身に付け、メールの時間を短縮しましょう。より短い時間でシンプルに考えを伝えられるようになれば、受信トレイに煩わされる時間も減ります。このテーマについては「相手の負担を減らす3つのメール短縮テク」や「新入社員のためのメール術〜ビジネス編」「もう一度、メール返信の基礎を見直そう」なども参考にどうぞ。

3.重要なメールをフィルタする

 全てのメールを同じように扱う必要はありません。重要なものをフィルタすれば、どのメールに対応すべきか優先順位を付けられます。Gmailの優先トレイは便利な機能。重要度が高いと思われるメールを自動で振り分けてくれます。詳しくは「Gmailに新機能Priority Inbox 重要なメールを自動識別」を参照ください。


4.頻繁にチェックしすぎない

 メールの受信通知に振り回されないこと。ポップアップ表示や受信音が出るたびにメールを開いていたのでは、生産性が下がります。「1回のメールチェックを『15分間』と決めると、効率良く時間が使える理由」で述べた通り、1回のメールのチェックは15分を限度とし、新規メールを受信するたびに対応するのではなく、定期的にまとめてチェックする習慣を付けましょう。

 また、メールのチェックから一日の仕事が始まるという人も多いかもしれませんが、結局、一日中メールの対応に追われて仕事がなかなか進まないなら、あえて朝イチにメールをチェックしないというアプローチも、ときにはアリです。

5.タイムリーに返信する

 メールを素早く返信する姿勢は、相手にプロフェッショナルな印象を与えますが、時と場合にもよります。電話は2秒以内に取り、テキストメッセージは2分以内に、メールは2時間以内にそれぞれ返信するという「2・2・2ルール」を取り入れてみましょう。今すぐ返信する時間がないなら「Boomerang for Gmail」のようなメール送受信管理ツールを使えば、後で対応し忘れないようリマイドしてくれます。必要なのはタイムリーに返信することであり、必ずしも今すぐ返信することではありません。


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