大量メールの悩みを解消する10の方法：3分LifeHacking（2/2 ページ）

[WHITSON GORDON（訳：松岡由希子），ライフハッカー［日本版］]

6.休暇中もメールを自分のコントロール下に置く

　ただでさえ未読メールであふれ気味なら、長期休暇明けの受信トレイは処理しきれないほどのメールであふれかえることでしょう。極端な手段ですが、ライフハッカーアーカイブ記事「休暇中に受信したメールは全て読まずに削除するという荒技」を参考にするのも一法。あらかじめ自分の休暇の予定を知らせた上で「ただ今休暇中です。休暇中にたまったメールは全部削除するので、休暇明けにもう一度メールをください。」というメッセージを自動返信機能に設定します。いかなる方法を取るにせよ、休暇中も受信トレイを一定のコントロール下におくことがポイントです。

7.入力時間削減に定型文を作成する

　メールで同じフレーズを何度も入力しているなら、自動化すると便利。定型文、メールアドレス、その他のテキスト入力も、一部の文字を入力するだけなので効率的です。メールの効率化については「http://bizmakoto.jp/bizid/articles/1006/30/news026.html」でも触れています。

8.検索機能をうまく使う

　このほど「メールをフォルダに分類すると生産性が低下する」（ライフハッカー［日本版］）という研究結果が明らかになりました。これは必ずしも「フォルダを使うな」ということではなく、メールクライアントの検索機能をうまく利用すべしということです。古いメールを探すなら、フォルダをあちこちクリックするより、例えばGmailの詳細検索とフィルタ機能をうまく組み合わせる方が効率的です。

9.不要なスパムメールを取り除く

　受信トレイを陣取りがちな大量のスパムメール。これをゼロにすることは不可能ですが、工夫次第で最低限に減らすことはできます。まずメーリングリストではなく、自分宛に直接送信されているメールを特定しましょう。OutlookやThunderbirdにもこの機能があるほか、Gmailには個別インジケーターがあります（設定画面から変更可）。また、「unsubscribe（購読解除）」というワードを検索フォームに入れて、スパムメールをフィルタするのも一法ではないでしょうか。

10.優先度に応じて「トリアージ」する

　受信トレイをゼロにする手っ取り早い方法は、メールを仕分けて受信トレイから出すこと。「Follow Up（要対応）」「Archive（保存）」「Hold（保留）」の3種類にまずは仕分けましょう。

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　以上、大量メールの悩みを解消する10の方法を紹介しました。ポイントは、1にも2にも「メールの仕分け」のようですね。メールクライアントの機能をうまく使いこなしながら、メールの優先付けさえできればシメたもの。これらのコツを参考に、メールをうまくコントロールしましょう。