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» 2012年01月05日 13時00分 UPDATE

3分LifeHacking:今年こそ! ToDoサービスでリピートタスクを攻略する (1/2)

タスクの処理に手帳を使っている人でも、定期的に繰り返すリピートタスクについては、ToDoサービスに登録した方が効率的に処理できることが少なくない。今回はこのリピートタスクの基本的な考え方について紹介する。

[kizuki,Business Media 誠]

 のっけから質問である。以下に挙げたのは、年末年始の恒例行事といえるタスクの例だ。このうち、この年末年始にあなたが「他人から指摘されるまで忘れていた」「着手が遅れて期日内に終わらせることができなかった」タスクはいくつあるだろうか。家族の誰かに任せていて自分では行わないもの、そもそもライフスタイル的にマッチしないものは除外して構わないので、試しに数えてみてほしい。

  • クリスマスケーキを予約する
  • 年賀状を購入する
  • しめ飾りを購入する
  • 年末年始のテレビ特番をチェックし、必要に応じて録画予約する
  • 子供もしくは親類の子供向けのお年玉のポチ袋を用意する
  • 年末年始の生活費を銀行から下ろす
  • 来年のカレンダーを用意する
  • 来年の手帳を購入する
  • 年始回りで使う仕事用の名刺を発注する

 いかがだろうか。恐らくどれか1つくらいは、うっかり直前まで忘れていたり、覚えていてもついつい後回しにしていたタスクがあるのではないだろうか。放置していても誰かが代わりに片付けてくれるならまだしも、大抵は期限ギリギリになって慌てて片付けることになったり、完了できなくてあとで後悔することになる。どれも年末年始が訪れるたびに毎年繰り返されるお決まりのタスクで、1つずつ処理していけばたいした負担にならないにもかかわらず、だ。

 今回は年始企画として、こうしたリピートタスクをToDoサービスに登録し、確実にこなしていく方法を考えてみたい。今回はリピートタスクの基本的な考え方、次回は具体的なリピートタスクの例を紹介する。

リピートタスクは手帳ではなく、ToDoツールやアプリを使うのが効率的

 日々のタスク、いわゆるToDoの管理方法は人それぞれだ。「Google Tasks」や「Remember the Milk」「Nozbe」などのToDoサービスを使っている人や、スマートフォンのToDoアプリを使っている人、もちろん紙の手帳を使っている人もいることだろう。タスクは全部覚えているから書き留めなくても問題ない、という人もいるかもしれない。

 さて、タスクは大きく2種類に分けられる。1つは1回限りの単発タスク、もう1つは冒頭に紹介したようなリピートタスクだ。会社の業務で言うと「A社に電話をかける」「Bさんと打ち合わせをする」は単発タスクだし、「C社に月次の請求書を送る」「毎週金曜に週報を提出する」「アルバイトの今月の勤務シフト表を作成する」など一定の周期で繰り返されるタスクはリピートタスクに該当する。

 単発タスクはノートや手帳でも対応できるが、定期的に繰り返すリピートタスクについては、いちいちノートや手帳に書き留めていくとキリがない。ToDoサービスやアプリを利用し、定められたスケジュールに基づいて繰り返し表示し、期日が近づくとリマインダで通知してくれる仕組みを構築した方が確実だ。リピートタスクをしょっちゅう忘れる、また着手が遅く期日までに終わらせられないことが多い人は、ToDoサービスやアプリにこうしたタスクをリピートタスクとして登録することで、見落としがなくなり、仕事の処理効率が劇的に変わる可能性がある。

 また、これまでつれづれなるままにこなしていたリピートタスクをToDoサービスに登録するために書き出してみると、タスクの数はもちろん、所要時間などのコストもはっきりしてくる。自分で処理するのではなく、他人に振った方がよいタスクが見つかるかもしれない。いったん自分用のタスクリストとして完成させてしまえば、自分の財産になりうるというわけだ。将来的に別のToDoサービスやアプリに乗り換える場合でも、それを書き出して移行させるだけでよい。

shk_l01.jpg リピートタスクをToDoサービスに登録したところ。これは「Toodledo」の画面
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