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» 2012年03月23日 11時00分 UPDATE

3分LifeHacking:「思い出したら潔く謝る」が基本! すっかり忘れていた電話やメールへの対処法

忙しさを理由に連絡を怠り、顧客との関係が気まずくなってしまった……。こうした場合に関係を修復するにはどうすればよいのでしょうか?

[Adam Dachis(訳:松岡由希子),ライフハッカー[日本版] ]
ライフハッカー[日本版]

 現代のビジネスパーソンは日々忙しく、ときに怠惰になるもの。つい電話をかけ直すのを忘れたり、メールの返信を忘れたり…….。というのはよくあることですが、こんな一見ささいなことで問題を生じさせたり、せっかくのチャンスを逃したりするのは、やはり避けたいところですね。では「あ、やっちゃった……」というとき、これをどう挽回し、修復すればいいのでしょう?

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 米Lifehacker編集部では日々多くのメールを受信し、電話を受けています。しかしすべての仕事をやり遂げ、受信メールに返信するというのはほぼ不可能です。ことに、原文筆者はメールも電話も苦手だとか。

 返事をすることが重要だと認識しているが故に、返事に時間をかけすぎてしまうのは問題。分かりやすく伝えようとするあまり、長い時間かけて練りに練ったメールをしたためたり、電話をかけ直す準備をするのは現実的ではありません。そこで原文筆者は、多くの実務経験から効果的な謝り方を身に付けたそうです。


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 電話のかけ直しやメールの返信を忘れている場合、相手を怒らせたり、がっかりさせたりするかどうかは自分次第。相手は、自分が返事をするまで電話やPCの前でじっと待っていることはないものの、自分からの返事を当てにしているでしょうから、返事がなければがっかりするかもしれません。

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 「メールが『迷惑メール』に仕分けられていて」とか「電話が受信しなかったんだけど」という言い訳も可能ですが、何度も使える手段とはいえません。実際、原文筆者はそれが真実でない限り、この手の言い訳は使わないようにしているとか。自分がミスをしたのなら、正直にその責を負うべきです。真実かどうかはともかく、迷惑メールや電話の不具合のせいにすると、自分がうそつきかのような印象を与えかねません。

 正直に謝ることは必要ですが、必ずしも「お返事するのに、何日もかかって申し訳ありません」と、シンプルに言えばいいというものでもありません。相手から見て自分はそれほど信頼できない人物でもないわけで、自分の行動に責任を負い、相手が思うほど自分は悪い人間ではないことを示しましょう。例えば、次のような具合です。

 まずは今あなたのメールに返信していることを、おわびさせてください。忙しいとつい注意力が散漫になり、大事なことすらフォローできなくなってしまうのです。お力添えくださっているところ、お待たせしてしまい、大変申し訳ありませんでした。

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 この例は(1)間違いをわびる(2)メッセージの趣旨が「おわび」である(3)過度に言い訳をすることなく状況を説明している(4)相手を褒めるフレーズで締めくくっている、という4つの要素で構成されています。このような返信をすれば、自分のミスに対して責任を負っていることや、相手を心から気にしていることを伝えられます。具体的に何をどう伝えるかは状況によりますが、ポイントは謝りの気持ちを伝えることです。

 また、できる限り24時間以内に返事をするのが望ましいものの、いつもそうともいかないのが現実。電話やメールをフォローするのが難しそうだと感じたら、あらかじめ自分の状況を分かってもらい、返事がいつもよりも少し遅れることを伝えておくと、その分、時間的な余裕を得ることができます。

 大事な返事を忘れていたことに気付き「あっ!」っと青ざめる瞬間は、誰しもあるものです。そのときは以上のようなポイントをベースに、潔く謝りましょう。また返信遅れが日常化している人は、日々のコミュニケーションを見直すのもいいかもしれませんね。

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