レビュー
» 2012年03月26日 10時00分 UPDATE

SkyDeskでオシゴト:ビジネステレビ誠の制作進行を「SkyDesk」でやってみた

好評放送中の「ビジネステレビ誠」。実はこの生放送番組、テキストを書くだけ記事よりもたくさんの人が関わっているのです。そのため制作進行もより難しく。そんな時、SkyDeskを使ってみようとひらめいたのでした。

[鷹木創,Business Media 誠]

 「Business Media 誠」「誠 Biz.ID」「誠 Style」の3編集部が共同で制作し、毎月生放送しているビジネス情報番組「ビジネステレビ誠」。今月も22日に放送しました。

 さて、このビジネステレビ誠ですが、1時間弱の番組を製作するのに誠の3編集部だけでなく、プロデューサーや進行係、各クライアントを担当する営業スタッフといった社内の人間が携わっています。さらに、社外のゲストも何人かお招きすることも多いです。テキストの記事なら記者一人で取材、執筆、編集、公開ができるんですけど、大がかりな生放送の場合、機材やスタジオの手配も入ってきて実は調整や段取りが大変なんですよね。

 そんなわけで、いつもはSkypeでグループチャットをしつつ、サイボウズでスケジュール管理、Dropboxで資料の管理をしていましたが、SkypeもサイボウズもDropboxもそれぞれは非常に便利なのですが、まとめて使うとちょっと複雑です。例えばIDを登録するにもそれぞれで登録が必要ですし、社外とのやり取りは結局メールになってしまうというありさま。メールだと見落としが発生したり、情報共有が難しかったりしますよね。最近では「chatter」のようなコミュニケーションツールを上手に使っているところも多そうです。

st_sk01.jpg 普段は複数のツールを組み合わせているが……

 そんなこんなで、よく考えたら「SkyDeskで全部できるんじゃね?」と思い立ちました。実際9月に社外のライターさんと一緒にこんな仕事もしてみているんですよね。当時も便利に使わせてもらったSkyDeskですが、そう言えば2月末に有料サービスの提供も開始し、無料で利用できる範囲内の組織登録の人数や容量の制限などがかなり緩和したようです。

st_sk00.jpg SkyDeskで「ビジネステレビ誠」ができる?

参加人数が増えても安心! 適切な権限設定でセキュリティリスクを軽減

 2月末に開いた3月度放送分の制作会議でいきなりショッキングなニュース。なんとそれまでプロデューサーを務めていたヒラオカ氏が異動になることになったのです。せっかくSkyDeskでグループを設定して、ヒラオカ氏を管理者にしていたのに……もう! 早く言ってよねー。

 ……とグチっていても仕方ありません。年度末は異動の季節、いろんな事情があるはずです。SkyDeskは管理者の移行が簡単です。新しい管理者となる人を設定した組織、今回は「ビジネステレビ誠」に招待すればOK。簡単に組織の管理者を変更できます。ビジネステレビ誠の制作チームでも、新任のプロデューサーであるイシオカ氏をさっそくSkyDesk上の管理者に登録。引き継ぎなどもろもろの業務を進めてもらいました。

st_sk02.png

 さらに有料プランであれば、ユーザーごと必要な権限を詳細に管理できるのがポイント。「スーパー管理者」「管理者」「すべてのメンバー」などの単位で「グループの作成」「ドキュメントのエキスポート/公開」などの権限を設定できたり、ユーザーのアプリケーションへのアクセスを設定できたりします。

st_shk11.jpg 権限による機能の設定画面
st_shk12.jpg ユーザーごとにアプリへのアクセスを制限できる

 番組制作に関わる社内の人数が多いので、情報漏洩などのセキュリティリスクを軽減するためにも権限の設定は重要です。必要な人に必要な権限を設定してSkyDeskを活用すれば、こうしたリスクの懸念を押さえられるわけですね。

 ちなみにSkyDeskのアクティビティで便利なのが「みんなにお知らせ」。通常は下に流れてしまう「ちょっとひとこと」と異なり上部に固定して表示します。重要事項も組織グループに所属する多くのメンバーに伝えやすくなりますよ。


st_sk13.jpgst_sk03.jpg SkyDeskのアクティビティで便利なのが「みんなにお知らせ」。上部に固定して表示するので目立つ。右の画像はちなみにヒラオカ氏最後のコメント。「【業務外連絡】今晩、一杯どうですか? もちろん可能な方のみで大丈夫です。スタジオ近くに焼き鳥屋さんがありまして、そこでどうかなと。終了時間考慮してせいぜい1時間くらいですが」。この後、関係者全員集合して送別会を開催したのは言うまでもない

名刺情報を共有してコミュニケーションを円滑に

 実際に番組内容を具体化するまでに必ず通らざるを得ないのが、大物ゲストのブッキングです。基本的には編集部の各記者が自分たちのつてを使って出演交渉をするのですが、ある程度まで話がまとまってくると、プロデューサーや営業からもゲストへの依頼事項などが出てくる時があります。今回も右のようなやり取りがありました。

st_sd04.jpg

ドイ 3月22日の放送ですが、○○さんから出演OK! のお返事をもらいました。

ヨシオカ おお〜! 内容としては書籍の話と、震災から1年たって改めて取材話という感じでよいのでしょうかね。

 とこんな感じです。要は内容の確認なのですが、記者(ドイ)も忙しいので編集長(ヨシオカ)が直接○○さんに問い合わせる事態もあるのです。今回の場合、ヨシオカは○○さんと顔見知りだったので問題ありませんが、記者しか連絡先を知らないとこうしたやり取りに予想以上の時間がかかってしまうこともあります。

 そんな時に便利なのが名刺情報の共有です。もちろん名刺の持ち主には「制作スタッフで共有させていただきます」や「制作スタッフから連絡を入れます」などのお断りが必要ですが、もらった名刺情報を共有できると連絡する時にとても便利なのは間違いありません。

 SkyDesk Cardsの有料プラン「SkyDesk Cardsプロフェッショナル」では1000件までの名刺を管理できます。タカキ自身、年間で数百件の名刺を交換しますが、1000件もあればまずは大丈夫でしょう。さらに組織グループ内であれば3000件(1人最大1000件)までの名刺情報を共有可能ですよ。

st_sd08.jpg 筆者の名刺を保存したところ

1分1秒を争う生放送に必要なこと

st_sk06.jpg

 あとはよくありがちなこんなこと。

ホリウチ タカキさん、すみません。グループ内で共有した「20120322_1500_biztv6_telop.ppt」というパワポがあると思うのですが、これを一覧でプリントアウトして持ってきていただいていいですか? 出演者が把握しておきたいのでー。

 SkyDeskはメッセンジャー機能とファイル管理機能がシームレスに使えます。なので、ホリウチくんのこんな要望にも目的のファイルをすぐに取り出せるのがメリット。特に放送が差し迫ってくると1分1秒を争います。特にビジネステレビ誠は収録と放送の日時がばっちり決まっている生放送番組、無駄な時間を削減できることって大事ですね。

st_sk07.jpg 文書の共有も簡単だ

 というわけで22日の放送日を迎えるわけですが、皆さんいかがだったでしょうか(実はこの記事を書いているのは放送直前。無事放送できているといいのですが……)。もし気になる人がいらっしゃったら、一度試してみるといいかもしれません。それでは!

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