ニュース
» 2012年05月18日 12時40分 UPDATE

3分LifeHacking:超基本! 仕事を円滑に遂行するためのビジネスメール5つの作法 (1/2)

ビジネス上では、上司や同僚、クライアントや取引先など社外の人とメールでやりとりをする機会が多く存在します。今回紹介する5つのルールを実践し、受け取った相手に快く読んでもらえる、返信してもらえるメール作法を覚えましょう。

[尾越まり恵,ライフハッカー[日本版]]
ライフハッカー[日本版]

 厳しい就職活動を制した今年の新卒社員の皆さんは「奇蹟の一本松型」と命名されたそうです。入社から1カ月、社会人生活に少しは慣れたごろでしょうか?

 上司や同僚との付き合いは思いのほか難しいですよね。さらに、今後はクライアントや取引先など社外とのやりとりも多くなることと思います。

 そんな時、仕事を円滑に進めていくために重要な役割を果たすのがメールです。今回はビジネスメールの「超基本」となるお作法について紹介します。

shk_mail00.jpg

1.読んでもらえる件名を付ける

 「Cc(同報)」も含め、毎日何通ものメールが行き交う中で、自分のメールを相手にきちんと読んでもらうためには「件名」が重要です。

  • 【確認お願いします】明日の会議の議題につきまして
  • 【報告】今月の勤怠について

 というように【】(すみ付きカッコ)などで「報告」なのか「確認」なのかを書いておくとよいでしょう。急ぎの案件や重要な案件の場合は【緊急】や【重要】と付けます。

 私は「忙しい上司に読んでもらいたいもの」「このメールはCcではないと分かってもらいたいもの」にはあえて読んでほしい上司の名前を件名に入れたりしていました。

【○○(上司の名前)さんへ】確認お願いします

 そうすることで、受信ボックスに並ぶ件名の一覧を見ただけで、自分に宛てられたメールだということを分かってもらえます。

 また内容が既に件名のこととは変わっているのに、何度も何度も同じタイトルでメールが行き交うことがあります。その場合は、途中できちんと件名を変更してください。

2.ToとCcを使い分ける

 仕事をしていく上で、複数の人に同時にメールを送ることがたくさんあります。その場合は誰に宛てたメールなのか(To)、誰に共有したいのか(Cc)をしっかり使い分けることが大切です。

 Ccは基本「見ておいてね」程度だと解釈されるので、しっかり読んでもらいたい人や返信がほしい人は必ず「To」にして送りましょう。

 この「Cc」での共有を有効に使える人は、実はビジネススキルが高い人だと個人的には思っています。

 特に新人のうちは直属の上司に同報することを求められると思いますが、自分の仕事を知ってもらうことにもなりますし、何かあった時に自分の身を守ってもらえることにもなります。上司を「Cc」にして送ることは有効なのです。

3.文頭に必ず「誰に宛てたメールか」を明記する

○さんへ

○様

 メール本文の文頭には、必ず誰に宛てたメールなのかを明記しましょう。

 当たり前のように思われるかもしれませんが、大勢の人に送っているのにいきなり本文に入り、一体誰に宛てたメールなのかが分からないものが案外多いものです。そうなってしまうと誰からも返信がもらえず、仕事が止まってしまうことにもなりかねません。

 また、クライアントなど社外の方にメールを送る場合、本文の頭に「会社名+部署名+役職名+個人名 様」を入れるのが基本です。

 複数の人に宛てる場合は、役職の高い順に名前を並べること! いかにもサラリーマン的ではありますが、これは外せないポイントです。

       1|2 次のページへ

copyright (c) mediagene Inc. All rights reserved.

Loading

ピックアップコンテンツ

- PR -

注目のテーマ