超基本！ 仕事を円滑に遂行するためのビジネスメール5つの作法：3分LifeHacking（2/2 ページ）

[尾越まり恵，ライフハッカー［日本版］]

4.署名を工夫する

　ご存じの通り、メーラーには自動で署名を入れてくれる機能があります。この署名の作り方にもビジネスパーソンとしてのセンスが試されます。

　基本ですが、「新規メール用」の署名と「返信用」の署名は分けた方がよいでしょう。毎回毎回、会社名、部署名、氏名、住所、電話番号などの長い署名が付くと、それだけでメールが長くなってしまいます。返信用は名前と電話番号くらいがベターだと思います。

　営業の人は、署名の中に自社商品のURLなどを入れてPRしているのものもよく見かけますが、やりすぎないようにすればこれも効果的かもしれませんね。

5.要点を簡潔にまとめる

　とにかく嫌がられるのが、長いメール。特に最近は外出先などでスマートフォンから見る人も多くなっているので、何スクロールも必要なメールは読んでもらえません。

　まず冒頭に報告なのか共有なのか連絡なのか「メールの目的」を明記し、質問に答えてほしいのか、それとも資料を送ってほしいのか「相手に何を求めているのか」を簡潔に書いてください。

　伝えたいことが複数あり長くなりそうな場合は、【報告したいこと】や【お願いしたいこと】などと分類し、個条書きにすると見やすくなります。

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　以上、基本的なメールのお作法を紹介してきましたが、メールを送る際に最も必要なのは、実は「気遣い」です。受け取った相手がどう思うかを想像して書くこと。そうすれば、書いた後に一度も読み返さずに送るなどということはしないはず。たかがメールでも、誤字や脱字の多い注意力の低いような人とは一緒に仕事をしたいと思えないものです。

　メールを制するものは、ビジネスを制す。無駄に時間をかける必要はありませんが、紹介した内容をほんの少しだけでも意識していただけるとうれしいです。