コラム
» 2012年07月23日 17時35分 UPDATE

1分間IT活用法:無駄にしない! 定例ミーティング効率化への5つのコツ (1/2)

定例ミーティング、皆さんの職場などでもよく行っているのではないでしょうか? 決まった時間、場所、メンバーで行うことが多いこのミーティングですが、効率アップの方法はないものでしょうか。

[長谷川 渉,Business Media 誠]
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 「定例ミーティング」と呼ばれているミーティング、皆さんの職場などでも行っているのではないでしょうか? 決まった時間、場所、メンバーで、プロジェクトなどの進捗状況や問題点、改善点などを話し合う場として、実施しているケースが多いですよね。

 ミーティングはうまく行っているという人にとっては、今回お伝えする内容は当たり前すぎて、ちょっと拍子抜けしてしまうかもしれません。ですが何となくミーティングに違和感を持っていたり、「このミーティング、うまく行ってないなあ」と思ったりしている場合は、ひょっとしたら快適なミーティングのヒントになるかも知れません。まずは簡単に始められることから挙げてみます。

その1:ファシリテーター(会議の進行役)を持ち回り制にする

 社内メンバーだけの時でも、社外メンバー(取引先など)がいる場合でも、このファシリテーターの人選を間違えると、ミーティングの進行と内容に天と地ほどの差が出る場合があります。

 特にリーダーやマネージャーが立場上(言い方は悪いですが)惰性で何となくやっているだけでは、現場で一番動かなければならないメンバーたちの生の意見をまとめ、活かして行くことができない場合も出てきます。結局後からメンバー同士でミーティング……なんて経験、ある人もいるかも知れませんね。

 ベテランや若手に関係なく、ファシリテーションの上手なメンバーに任せるか、よりプロジェクトなどへの責任感や理解度を深めるために、ファシリテーターを持ち回りで行うことも効果的。よい意味での緊張感を持てるようにすると、ミーティングの質が上がるはずです。ファシリテーションの上手な人を手本にすることで、苦手意識のある方にとっては、勉強にもなるよい機会だと思います。

その2:共通資料はその場でアップデート

 各自が資料を持ち込み、問題点や疑問点等々を、ミーティングで発言し、共有化してから解決策を導き出して行く時など、そのプロセスや、実際に何をすることになったか、その内容を共通資料として、その場でアップデートし、共通資料として残すことで、後から間違った情報共有をしてしまう可能性を、グッと減らすことができます。

 もちろん、各自がメモを取ったりすることは行う必要性はあると思いますが、通常、ミーティングでは議事録担当を決めている場合が多いと思います。その議事録は、多くはパソコン上で保存できるファイル形式で残しているはずです。

 ですので、そのファイル自体をミーティング中かミーティング直後でアップデートし、メンバーの記憶が新鮮な間に内容の共有をしましょう。できれば会議の場でメンバー全員から「これでOK!」というチェックを受けておくとよいと思います。

 最近は、無料で使えるオンラインツールで複数メンバーで同時に編集できるアプリケーション等も増えてきていますので、そういったツールを使って、ミーティングをするのも効率的な議事録を残す1つの方法かもしれません。

ks_zu3.jpg プロジェクターで投影しながら議事録を取るのも手だ。参加者全員の同意をその場で取れるのがポイント

 できれば、更新履歴の残るかたちで保存したい所ですが、それは使っているアプリケーションの機能にもよりますので、ミーティングへ参加できなかった方へのフォローも考えながら、ケースバイケースで対応しましょう。

その3:電話(ビデオ)会議システムによる参加もOKにする

 定例ミーティングは、メンバー全員が一堂にそろうことが理想的かもしれません。リーダーやマネージャーにとってストレスケアも必要な仕事の1つ。メンバーの心身状態を把握するには、実際に会って話す必要もあるからです。

 ですが社外にいるメンバーをわざわざその時間、その場所に集めることが必要なのでしょうか。時間的なロスになる場合や制約があって難しい場合には、電話やビデオの会議システムを利用しての参加もOKとしてあげることで負担を減らせます。

 もちろん毎回、会議システムを利用しての参加だけというのは、メンバーの協調性やモチベーション維持のために好ましくない場合もあります。ただし“選択の自由”をしっかりとメンバーの共通認識として根付かせ、それに対する不平不満がでないようなチーム作りというのも、大切ですよね。

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