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業務効率と生産性を驚くほど改善!:スマホやタブレットをもっと使える道具に――アノトペンの実力とは

タッチデバイス全盛の今、改めて注目されているのが「ペンと紙」。スマートフォンやタブレット導入時に「アノトペン」を加えることで、より一層の業務改善できる現場も出てきたのだ。

[PR/Business Media 誠]
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 今、業務改善というとiPhone/iPadやAndroidの各端末が代表するようなスマートフォンやタブレット端末などに注目が集まっている。いずれもこれまでのPCでは一般的だった、キーボードとマウスは使わず、タッチ操作による直感的なインタフェースが分かりやすいのが特徴だ。もちろん業務利用でも直感的な操作による使いやすさが売りになる。

 ところが、ある種の業務は必ずしもスマートフォンやタブレット端末を導入すればすべて解決できるわけではない。例えば紙を使う業務の場合、現状のタブレット端末では表示こそ高精細になったが、紙ほど高精細な入力ができないのだ。こうしたケースにスマートフォンやタブレット端末と組み合わせると、業務効率の向上が期待できるツールがある。それがアノト・マクセルのデジタルペン「アノトペン」なのだ。

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アノトペンの「入力」こそが業務効率につながる

st_anoto03.jpg 細かい手書きが必要なビジネスフォーム(帳票)への書き込みもアノトペンなら確実に認識する

 スマートフォンやタブレット端末の導入で業務効率の向上を目指す場合、考えるべきポイントは「入力」だ。2007年、ハンブルク応用科学大学では興味深い調査をしている。PDAやタブレットPCとデジタルペンの比較調査で、際立ったのはこの入力の時間とエラー率だった。

 9人の被験者全てにおいてデジタルペンはPDAやタブレットPCの入力時間よりも短かった。ある被験者はPDAやタブレットPCで500秒以上かかって入力したが、デジタルペンでは100秒程度で入力を終えた。またエラー率もPDAの2分の1、タブレットPCの3分の1程度に収まったという。

 ビジネスフォーム(帳票)に書き込んだ手書きの内容をデジタルデータとしてPCやスマートフォン、タブレット端末に取り込めるアノトペンを使えば、入力時間を短縮し、エラー率を抑えることができる。直感的な操作が可能なスマートフォンやタブレット端末と組み合わせれば、より業務の効率を上げることができるだろう。

st_anoto04.jpg Copyright Anoto AB

 例えば、生命保険の加入手続きやカードの申込のケースを考えてみよう。従来から申込用紙にボールペンで記入するケースが多いが、昨今のスマートフォンやタブレット端末の普及で、タブレット上で申し込みできることも増えてきた。だが入力項目が多い場合は、アノトペンの入力速度や入力ミスの少なさが重要だ。タブレット単体では受付時間がかかるが、アノトペンを導入することで入力シーンの時間短縮にもつながる。アノトペンで書いた内容をタブレット上で確認してもらい、書きこんだ用紙は顧客に手渡しするというケースも多い。

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業務改善に最適、しかもトレーニング不要で

 もちろん他社も同様の製品を提供し始めているが、アノトペンは精度の高さや実績数で他を圧倒している。ここでは普段お目にかかることの少ない海外事例を紹介しよう。

 スウェーデンで最初にアノトペンを訪問介護記録業務に導入したソルナ市の場合はどうだろうか。

 ケアワーカーはアノトペンを携帯し、訪問介護の記録を付けている。その日の介護サービスや所見をアノトペンで紙に書くと、書いた内容をペンが自動的に保存。Bluetooth機能を搭載した携帯電話を経由し、データを送信できる。携帯電話がない場合は介護センターに戻ってからUSB経由でデータを取りこめるため、いずれにしても簡単に素早く情報共有できるのだ。

 先ほど記入した紙のフォームはクライアント宅に保管。家族はどんなサービスを受けたか確認できて安心できる。またこうしたフォームを別のケアワーカーが見ることで申し送りや引き継ぎも容易になる。フォームに追記した内容も反映するので、介護サービス利用者とサービス提供者が常に正確な最新情報を共有できるというわけである。

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 そもそもソルナ市の訪問介護は問題を抱えていた。調査したところ、申請のあった必要な在宅介護サービスに対して実施率は56%ほど。人手による事務作業をしていたため書類の管理や処理が徹底できず、また実施した介護サービスの履歴も残っていなかった。介護サービスの情報管理が行き届いていなかったというわけだ。このため介護報酬が正確でないどころか、同市は実際のサービス費用の倍も支払っていたのである。事実上、市が計上している年間1500万ユーロの在宅介護サービス予算に対し、実質800万ユーロ相当のサービスしか実施・提供できていなかった。

 システム導入を決めたソルナ市が出した要件は、「ユーザーフレンドリーであること」「介護事業者への介護報酬内容を正確に」「提供した介護サービス内容の確認(証拠)」「実施した在宅介護サービスの記録」――の4点である。スマートフォン、PDA、バーコードリーダーなども検討したが、これらを実現できたのがアノトペンだった。

 導入した介護センターの担当者は「アノトペンを使うようになって品質管理の質が向上した。アノトペンには書いた時間を記録する機能があるので、訪問介護業務の時間を把握することや管理が楽になったことに加え、情報が速やかに共有できるようになった。サービス利用者からのお問い合わせに対してもスムーズに対応できるようになったのである。我々スタッフだけでなくサービス利用者もグッと安心できるようになったのではないだろうか。結果的に時間を効率的に使えるようになった。しかもペンと紙なのでトレーニング不要だったのが大きい」という。

 ソルナ市の成功を受け、スウェーデン全土の介護サービスでもアノトペンを導入。現在では1万5000人のケアワーカーが約1万本のアノトペンを毎日使っている。結果、介護サービスの実施時間は43%増える一方、コストは10%削減したというから驚きだ。

 このほか世界各国の警察も採用。アイルランドでは約4000本、イタリアでは45カ所の警察署で約600〜700本を導入した。主に交通違反の取り締まりに、持ち運びしやすいアノトペンを使っている。米国や中国の警察でも導入が始まっているという。

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実績を裏付けるアノトペンの性能とは

 誰でも簡単に利用できて、精度を求められる業務用ソリューションに適した方式がアノトペン。なぜアノトペンがここまで選ばれているのだろうか。

 アノトペンでは専用紙に印刷した各ドットの間隔は約0.3ミリ。ペン先に内蔵したデジタルカメラでドットパターンを読み込むので、検出できる位置情報が「極めて正確になる」(アノトコンソーシアム)という。


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 現在アノトの製品のうち、企業の帳票と一緒に使う業務ソリューションでほぼ100%採用されているのが「ADP201」。本体には超小型カメラやCPU、メモリ、バッテリーなどを内蔵し、書き込んだデータを保存できる。ドットパターンを印刷した紙にアノトペンで記入すると、いったんその筆跡をメモリに蓄積し、BluetoothやUSB経由で、PCやサーバに送信できる仕組みだ。

 またメモをいったん保存するのではなく、リアルタイム(ストリーミング)でPCに送信できるタイプ(ADP301)も提供中。利用用途によってペンの種類選択できるのもアノトペンのメリットだろう。

機種名 主な機能
st_anoto01.jpgADP201 データを内蔵メモリに一時的に保存し、BluetoothやUSB経由で携帯電話やPCに転送。オフラインの状態でフォームやノートに記録したデータを簡単に取り込めるので、例えば屋外での業務などにも適している。
st_anoto02.jpgADP301 Bluetoothによるリアルタイムデータ転送(ストリーミング)をサポート。インタラクティブボード(電子黒板)やプレゼンテーションツールに書き込んだ筆跡を即座に画面に反映できる。プロジェクターで投影したPCの画面上でデジタルペンをマウスとしても使用可能。

 シンプルで分かりやすいアノトペンだが、これまで「専用紙が必要」という言葉に導入をためらう会社もあった。「すばらしい商品だが専用紙が必要なのか? 毎回アノトに(専用紙を)発注しなければいけないのか? それではランニングコストが心配だ」というものだ。

 実際は、手元のプリンタがアノトパターン印刷適合規格を取得している場合、簡単に印刷できる。沖データやリコーなど国内大手プリンタメーカー6社がアノトパターン印刷適合規格を取得したプリンタを提供しており、その機種は年々増えている。

 大量の帳票業務などで利用する場合は、大日本印刷(DNP)などのアノトパターンオフセット印刷認定取得パートナーに発注するといいだろう。

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 いずれにせよアノトペンの長所はシンプルに業務効率を向上できるという点。ほかのソリューションに比べて、簡単で安心して利用できるのでその分業務効率を向上できるのがアノトペン最大の特徴だ。現場の効率が上がればより本来の業務に専念できるので、自然と顧客満足度にもつながる。現場や顧客を無駄に悩ませない、シンプルでナチュラルなソリューションなのである。

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提供:アノトコンソーシアム
アイティメディア営業企画/制作:誠 Biz.ID編集部/掲載内容有効期限:2012年9月30日


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