コラム
» 2012年12月18日 11時22分 UPDATE

3分LifeHacking:未来の自分への「作業指示書」を書いておく

今年も残り2週間となりました。年末年始の長期休暇を前に、年内にやっておかなければならないことはたくさんあると思います。今年最後の1週間を全力で仕事ができるよう、未来の自分に向けた作業指示書を作ってみましょう。

[石井力重,Business Media 誠]
誠ブログ

 2年前、2010年12月28日に【休む技術】未来の自分への作業指示書をというブログを投稿しました。今年はこれを「今年最後の1週間を全開で仕事することにも役立つ方法」として、一部を改良して提案します。

 まずは、2年前の記事をもう一度紹介します。

 「休みの前にやりかけの仕事がたくさんあって、どれも完了できないままで何かすっきりしない」というとき、よくありませんか。そんなときにいい方法があります。

 休み明けの自分へ、作業指示書を書いておく

  • ざっくりしたToDoメモではなく、他の人が代理で処理できるくらいちゃんと書きます。
  • 仕事も案件ごとにフォルダに入れて、それぞれに作業指示書を書いておきます。
  • 特に書いておくべきで忘れがちなのは、「電話で話すべき内容」です。

 折り返しの電話を待っているまま仕事納めになってしまった、なんていうことが営業部門ではよくあります。メールを送る人もいるでしょうけど、電話で相手の答えを聞きながらしか進まないこともあります。そういうときに「○○さん、電話」と書かないで、

  • 伝える項目
  • オプションとなる相談要因
  • 聞きたい情報
  • 会話から得た結果

などを、電話をかける(うける)未来の自分に向けて、作業指示書として残しておきます。

 万が一例えばインフルエンザなどでお正月明けの1週間を休んでしまったときに、こうした作業指示書が力を発揮します。実際に他人への指示書になる可能性もあるので、ToDoの具体的レベルの内容と、その意図や目的を、明確に書いておくといいでしょう。

 作業指示書を書いておかずに忘年会に行ってしまうと、年末に出社することになり、しかも何もできずに大みそかまでやきもきしてしまいます。そのあとのお正月で結局、気がかりなことはかなり忘却してしまうので、心を病んだ状態ですごした年末の3日間は丸ごと無駄。紙に書き出してすっきり忘れて、遊んだり休んだり、あるいはやっておきたかった勉強をしたりするほうが、個人レベルでも会社レベルでもとても生産的です。

 10分ぐらいで終わる仕事は別にして、仕事納めの日は未来の自分への作業指示書を書く時間にあてましょう。1月4日から全力で再加速できるようにして、すっきりと終わりたいものです。

 私は20代のころ商社で働いていのですが、その時代にはまったくそういうことはできなかったので、実際はなかなかそんなにうまくいかないことも経験として知っています。ではどうしたかというと、この未来への作業指示書を結局、翌日に出社して書いていました。ならば、仕事納めの午後の時点でやっておけばよかったと思ったものです。

 また、もっと若いころには、途中の仕事が気になってしまい、自宅に持って帰って交渉案件のことを考え続けてお正月を過ごしてしまったことがありました。その間、自分の勉強したかったことや友人と思いっきり遊ぶといったこともできたはずです。

 仕事納めの日は未来の自分への作業指示書を書く時間にあてましょう。

 まず2012年の業務の最終日を確認します。カレンダーを見ると、最終日が28日の金曜日という職場が多いと思いますが、そうであれば実質最終日は27日とみるべきでしょう。

 28日は月末で、しかも年内の最後の平日。想像するだけで、通勤電車や街で行きかう人たちが浮き足立っている姿が想像できます。こんな日に座ってじっくり仕事ができる可能性は低いと思います。

 職場の大掃除や片付け、挨拶の電話やメールもたくさんありそうです。昼からは納会を予定している職場もあるでしょう。それらが終わるとほどなく、夕方から混みあう居酒屋へ職場の人を率いて移動といった「予想外の予定」が目白押しでやってきます。ですので、実質的には27日の木曜日がまともな仕事ができる最後の日になることでしょう。

 そこで、その1週間前にあたる20日の木曜日に、上に引用したような「未来の自分への指示書」を書きあげることを提案します。こうすることで、仕事のできる最後の1週間を最大限、かつ生産的に利用できるでしょう。

  • まず、22〜24日は3連休(土日月)です。20日の時点で指示書を書いておいた方が、クリスマスも恋人や家族とゆっくり休めます。
  • それが明けると、今年に残された実働可能日は25〜27日の3日間しかありません。20日に作業指示書を書いておくと、火曜日の朝からToDoリストを消していくということに向けてダッシュで動けるでしょう。3日あればかなりの仕事ができます。作業指示書に書きだしたリストのうち、いくつも消すことができるでしょう。
  • 27日の時点で残ったものは職場の机にしまい、28日の最終日をのびのびと過ごすといいでしょう。

 一方、25日の朝の時点で、とくにToDoリストを作成していないまま出社してしまうと、慌ただしい3日間が始まります。つぎつぎと割り込みの仕事が来て、まとまった仕事をするには時間がなく、気づけばもう28日になっています。それは、いやですよね。

 以上、今年は1週間前に「未来の自分への作業指示書」を書いておこう、という提案でした。


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※この記事は、誠ブログの「力重のブレインストーミング考:【新・休む技術】未来の自分への作業指示書を」より転載、編集しています。

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