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» 2013年01月25日 10時00分 UPDATE

3分LifeHacking:マナー以前になぜ重要!? 「ありがとう」のメールを送ること

一言「ありがとう」と簡単なお礼メールを送るのは正しいビジネスマナーでしょうか?

[Peter Bregman(訳:的野裕子),ライフハッカー[日本版]]
ライフハッカー[日本版]

 一言「ありがとう」と簡単なお礼メールを送るのは正しいビジネスマナーでしょうか。それとも、メールの受信トレイをあふれさせる原因となる、取るに足らない行為でしょうか?

 CEOたちを対象とした戦略アドバイザーで、著書『最高の人生と仕事をつかむ18分の法則』もあるピーター・ブレグマン(Peter Bregman)氏は、「お礼メールを送ることがいかに大事か」というテーマで語ったこの言葉が、1つの回答になるかもしれません。

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 とある商社のCEOを務めるジョンは、自分の従業員のティムに、最近の会議での彼の発言や行動がよかったという賛辞のメールを送りました。ティムはそのメールに返信をしませんでした。

 1週間後にティムは、販売促進の管理職ポストへの昇進の申請をするために、ジョンのオフィスにいました。ジョンはティムに、先週送ったメールを受け取ったかどうか尋ねました。「はい、受け取りました」とティムは言いました。「ではなぜ返信をしなかったのか?」と問われると、ティムは「必要がないと思ったからです」と答えました。

 しかし、ティムは重大な間違いを犯しました。ジョンのメールは、少なくとも「ありがとう」とお礼を言うだけの価値のあるものでした。

 結局、ティムは昇進できませんでした。これは、単にティムがジョンにお礼を言わなかったから起こったことでしょうか? そうではありません。しかし、ティムが返信をしなかったことで、管理職として他の人よりも優れているとジョンに納得させる材料を、1つ失ったことになったことは間違いありません。

 「ジョンは細かいことを気にしすぎだ」などと彼の雇用判断に対する稚拙さを責める前に、「ありがとう」とお礼を言うことは、一体どのような意味を持つかということについて、考えてみましょう。

定型ではなく、心からの「ありがとう」を伝えることが大事

 基本的に、メールを受け取るということはコミュニケーションです。お礼を言いたくなくなるような、批判めいたアドバイスがたくさん書いてあったとしても、私は受け取った全てのメールに返信をします。「ピーターは私のメールを受け取って、どう思っただろう?」と、送信相手を不安な気持ちにさせたくないからです。「ありがとう」と一言メールを返信するだけなら3秒で済む上に、送信者から始まったコミュニケーションをいったん完了させることになります。

 しかし、メールが称賛の言葉のような感情的な内容であれば、単にメールを受け取ったからお礼メールを送りましたといった儀礼的なものではなく、心から「ありがとう」と思っていることを伝える、もっと長い返信を書いた方がいいでしょう。心から誰かにお礼を言う時は、相手の労力や思いやりについて感謝し、相手の感情や行動に気付き、それに対して応えていることになります。

 そして、実際にはそれ以上のことをしていることになります。お礼を言うのは当然のことのように思えますが、「ありがとう」と伝えることは、かなり情動的な行動になります。自分と相手が心からつながる行為です。「ありがとう」と言うことは、相手の行動や思いやり、意図、努力などを認めるだけではなく、その人自身を承認する行為でもあります。

 他人を認めることは、管理職の中でも、特に販売職の場合は重要な責務でもあります。どう控えめに言っても、優れた管理職の条件として、他人を承認するスキルというのはかなり重要です。互いに相手を認め合うことは、人間のコミュニティーでは基本的な行為です。

「ありがとう」メールを送るのは、ただのごますり?

 ここで話を戻して、このような意見があります。

私たちは、仕事でも人生でも、互いにあいさつや社交を交わすのに忙しいものです。ジョンが返信を必須としているなら、ジョンは恐らく良いCEOにはなれないでしょう。「返信しなくても承認したことになる」というデジタル世代の基準を把握できいないからです。ティムが仕事はうまくやっているのであれば、大事なのはそれだけです。仕事をすることで給与をもらっているのであって、お礼を言う必要はありません。CEOに「ありがとう」というナイスなメールを送るのは、ただのごますりみたいなものです。

 私はこの意見には反対です。何も長々とお礼メールを書く必要はありませんが、思いやりを返そうと言っているだけです。ジョンはすばらしいCEOであり、社員でもあり、役員でもあり、株主でもあり、みんなに愛されており、会社を成長させて輝かしい功績を残してきました。メールでも電話でも、誰かが話しかけてきたことに対して返事をしないというのは、承認したことにはなりません。

 人々がよく不満として口にしている、基本的なコミュニケーションの崩壊を表しています。ティムは仕事面で見れば良い人材かもしれませんが、ティムが周りの人を認めていないのであれば「仕事をうまくやっている」とは言えません。つまり、「ありがとう」とお礼を言うことは、ごますりではなく、人としてやるべき“良いこと”なのです。

 これは、デジタル的な要素を取り去るとより明らかになります。もし、あなたが誰かのことを誉めたとして、その人が何も言わずに黙って歩いて立ち去ったとしたら、あなたはどう思いますか? 変だと思いますか? それが正しいと思いますか?

 心から「ありがとう」と言うことは、気持ちが良いものです。何もそれは相手の気分が良くなるだけではなく、言った本人の気分も良くなります。私たちは、お礼を言うという行為が仕事の一部になり過ぎていて、何百通ものメールの処理に追われているうちに、その1つ1つのメールの向こうにいる人の気持ちのことを、思い出せなくなってきているのかもしれません。

 ティムはジョンのメールに返信せず、ジョンの気持ちを認めないという重大なミスを犯しましたが、私は同じようなミスを犯したくはありません。

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