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» 2013年01月30日 10時00分 UPDATE

ScanSnap仕事便利帳:紙の資料をスキャンして、WordやExcelで再利用する

会議でもらった資料を再利用したいが、原本がなかった。そうした場合に、ScanSnapで読み取ってOfficeソフトで編集可能な各形式に変換できる方法がある。

[山口真弘,Business Media 誠]

集中連載『ScanSnap仕事便利帳』について

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 本連載は2012年12月発売の『ScanSnap仕事便利帳―1台を使い尽くす180の活用法』(山口真弘著、ソフトバンク クリエイティブ刊)から一部抜粋しています。

 今、私たちの身のまわりには、ノートやメモ、チラシ、カタログなど、さまざまな「紙」があふれています。オフィスにいても、企画書や提案書、社内文書、名刺といった「紙」に囲まれて働く機会が多いことでしょう。

 これらは「紙」のまま置いておくことに意義がある場合もありますが、単に場所をとっているだけ、ということも少なくありません。そのため今、さまざまな書類をワンボタンでデジタルデータにできる「ドキュメントスキャナ」が熱い注目を集めています。

 その中でも高い人気を誇る製品が「ScanSnap」。本書では、このScanSnapを活用するコツやアイデアを180個を紹介しています。

shk_scansnap_top.png 「ScanSnap iX500」


shk_ss0301.jpg 例えば、印刷した稟議書は手元にあるが、原本がない場合など。ScanSnapで読み取って復元しよう
shk_ss0302.jpg スキャン後、「クイックメニュー」にある「Excel文書に変換」「Word文書に変換」「PowerPoint文書に変換」から変換したい形式を選ぶ

 会議でもらった資料を再利用したいが、作成者に尋ねたところ原本を紛失してしまっていたというのはよくある話。また、うっかりテンプレートを削除してしまい、印刷した書類だけが手元に残っているという場合もあるだろう。

 この場合、それらの書類をScanSnapで読み取り、「Excel文書に変換」「Word文書に変換」「PowerPoint文書に変換」を選択すれば、Officeソフトで編集可能な各形式に変換できる。

 完全に原本通りに復元できるわけではないが、最初から作り直すのに比べると作業を大幅に減らせる。

 特にテキストや表組みの再現性の高さには驚かされることも多い。「スーパーファイン」など、なるべく解像度の高いモードで読み取るのがコツだ。

shk_ss0303.jpg 「ABBYY FineReader for ScanSnap」というScanSnapの専用ドライバで変換する。ちなみに、各形式への変換と同時にPDFファイルも生成する
shk_ss0304.jpg 復元した結果。書類のコンディションにもよるが、テキストや表組みはかなりの精度で再現できる。試してみて損はないだろう

『ScanSnap仕事便利帳―1台を使い尽くす180の活用法』の目次(一部)

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  • 情報整理
    • 捨てる? 捨てない? 迷ったら全部スキャンして紙は処分する
    • 資料の全文検索を可能にすれば思わぬ「発見」があるかも!?
    • 資料は「デジタル」で統一し探しやすく、全体を俯瞰しやすく ほか
  • 会議効率化
    • プレゼン資料のアイデアラフを資料の「下描き」として使う
    • プレゼン資料に書き込んだ小ネタやト書きは保管して次回の参考に
    • 社内LANにつなげない外出先には資料を手元の端末にコピーして持参 ほか
  • 人脈作り
    • 名刺はスキャンしてこそ価値UP! データ化した名刺はこう管理すべし
    • もらった名刺は当日中にスキャン! ファイル名で名刺交換日が分かる
    • 雑談で出てきた相手の趣味などは名刺画像とともに書き留めて保管 ほか
  • スキルアップ
    • 資格試験の問題集をデータ化し隙間時間を使ってマスター
    • 検定試験の問題用紙は復習のためにもスキャンして保存
    • 用語集や専門書をデータ化すれば紙のまま使うより検索性アップ ほか
  • まだある! 便利技
    • 「継続読み取り」オンで大量の原稿をひとつのPDFにする技
    • 硬めの紙もスッと通る! なるべく曲げずにスキャンする技
    • キャリアシート非対応の機種でA3の原稿をスキャンする技 ほか

著者紹介:山口真弘(やまぐち・まさひろ)

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 テクニカルライター。PC周辺機器メーカー2社、ユーザビリティコンサルタントを経てライターとして独立。PC周辺機器や電子書籍、電子辞書、Webサービスについてのハウツー記事をImpress Watch、ITmedia、CNET JapanなどのWebサイトに執筆。

著書に『「自炊」のすすめ 電子書籍「自炊」完全マニュアル』(インプレスジャパン)、『3分LifeHacking』(ソフトバンク クリエイティブ)などがある。


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