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» 2013年02月06日 10時00分 UPDATE

ScanSnap仕事便利帳:ScanSnapとネット環境があれば、もらった書類をFAXで送れる

出張先からFAXを送りたいが、送信できるコンビニがなく途方に暮れる……。そんなときにお勧めしたいのが、FAXをインターネット経由で送れるサービスとScanSnapの合わせ技だ。

[山口真弘,Business Media 誠]

集中連載『ScanSnap仕事便利帳』について

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 本連載は2012年12月発売の『ScanSnap仕事便利帳―1台を使い尽くす180の活用法』(山口真弘著、ソフトバンク クリエイティブ刊)から一部抜粋しています。

 今、私たちの身のまわりには、ノートやメモ、チラシ、カタログなど、さまざまな「紙」があふれています。オフィスにいても、企画書や提案書、社内文書、名刺といった「紙」に囲まれて働く機会が多いことでしょう。

 これらは「紙」のまま置いておくことに意義がある場合もありますが、単に場所をとっているだけ、ということも少なくありません。そのため今、さまざまな書類をワンボタンでデジタルデータにできる「ドキュメントスキャナ」が熱い注目を集めています。

 その中でも高い人気を誇る製品が「ScanSnap」。本書では、このScanSnapを活用するコツやアイデアを180個を紹介しています。

shk_scansnap_top.png 「ScanSnap iX500」


shk_ss0401.jpg インターネットFAXサービスの1つ「eFax」。メールに添付したファイルを指定の相手にFAXで送信してくれる。料金は月額税別995円(150ページまで)
shk_ss0402.jpg ScanSnapでの読み取り時に「メールで送信」を選択すれば、新規メールの作成画面が自動的に表示されるので、素早く送信できる

 メール全盛の現在でも、FAXしか受け取れない人は少なくない。出張先からFAXを送りたいが、送信できるコンビニがなく途方に暮れる……。そんな経験はないだろうか。

 こんなときにお勧めしたいのが、FAXをインターネット経由で送れるサービスとScanSnap S1300i/S1100の合わせ技だ。出先で受け取った書類をその場でスキャンしてPDFに変換し、メールに添付して送り先の番号とともにノートPCからFAXサービスに送ればよい。

 メールが送れる環境さえあればFAXが送信できるので、FAXが送信できるコンビニを探して右往左往しなくてよい。インターネットに接続できるノートPCとScanSnapさえあればOKだ。

 事務所に戻ってからのFAX送信では間に合わないという場合に、知っておいて損はないだろう。

『ScanSnap仕事便利帳―1台を使い尽くす180の活用法』の目次(一部)

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  • 情報整理
    • 捨てる? 捨てない? 迷ったら全部スキャンして紙は処分する
    • 資料の全文検索を可能にすれば思わぬ「発見」があるかも!?
    • 資料は「デジタル」で統一し探しやすく、全体を俯瞰しやすく ほか
  • 会議効率化
    • プレゼン資料のアイデアラフを資料の「下描き」として使う
    • プレゼン資料に書き込んだ小ネタやト書きは保管して次回の参考に
    • 社内LANにつなげない外出先には資料を手元の端末にコピーして持参 ほか
  • 人脈作り
    • 名刺はスキャンしてこそ価値UP! データ化した名刺はこう管理すべし
    • もらった名刺は当日中にスキャン! ファイル名で名刺交換日が分かる
    • 雑談で出てきた相手の趣味などは名刺画像とともに書き留めて保管 ほか
  • スキルアップ
    • 資格試験の問題集をデータ化し隙間時間を使ってマスター
    • 検定試験の問題用紙は復習のためにもスキャンして保存
    • 用語集や専門書をデータ化すれば紙のまま使うより検索性アップ ほか
  • まだある! 便利技
    • 「継続読み取り」オンで大量の原稿をひとつのPDFにする技
    • 硬めの紙もスッと通る! なるべく曲げずにスキャンする技
    • キャリアシート非対応の機種でA3の原稿をスキャンする技 ほか

著者紹介:山口真弘(やまぐち・まさひろ)

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 テクニカルライター。PC周辺機器メーカー2社、ユーザビリティコンサルタントを経てライターとして独立。PC周辺機器や電子書籍、電子辞書、Webサービスについてのハウツー記事をImpress Watch、ITmedia、CNET JapanなどのWebサイトに執筆。

著書に『「自炊」のすすめ 電子書籍「自炊」完全マニュアル』(インプレスジャパン)、『3分LifeHacking』(ソフトバンク クリエイティブ)などがある。


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